Introductie

Deze handleiding legt uit hoe de Microsoft-oplossingen van Exclaimer samenwerken met Zivver-berichten.

Exclaimer biedt verschillende oplossingen voor het toevoegen van persoonlijke, gestandaardiseerde handtekeningen aan verzonden berichten, namelijk:

1. Cloudoplossing voor Microsoft Office 365 en Google G Suite.
2. On-premise oplossing voor Microsoft Exchange on-premise.
3. Cliëntoplossing voor Microsoft Outlook en Microsoft OWA.

Bij de serveroplossingen (1 en 2) wordt de handtekening op serverniveau toegevoegd aan het verzondene bericht. Het maakt dus niet uit in welke cliënt het bericht is opgesteld. In de cliëntoplossing (3) wordt de handtekening in de cliënt tijdens het verzenden toegevoegd.

Je beheert de gepersonaliseerde handtekeningen met de Exclaimer Signature Editor. Er worden verschillende templates aangeboden en je kan verschillende handtekeningen toepassen bijvoorbeeld per afdeling of per functiegroep.

Exclaimer Cloud voor Microsoft Office 365

De serveroplossing Exclaimer Cloud - Signature for Office 365 voegt voor jouw organisatie automatisch email handtekeningen toe aan berichten die zijn verzonden door Office 365 (O365). Om dit mogelijk te maken wordt het verzendproces in O365 aangepast. Een verzonden bericht wordt door O365 omgeleid naar de O365-omgeving van Exclaimer. Exclaimer voegt de handtekening toe en routeert het bericht terug naar de O365 van jouw organisatie. Hierna verzend O365 het bericht naar de ontvanger inclusief handtekening.

De stappen van het verzendproces zien er als volgt uit:

1. Een gebruiker verzend een bericht vanuit een cliënt.
   Bijvoorbeeld vanuit Outlook.
2. Het verzonden bericht komt aan op de O365-omgeving van jouw organisatie.
3. Het bericht wordt vanaf de O365-omgeving van jouw organisatie omgeleid naar de O365-omgeving van Exclaimer.
4. Exclaimer voegt de persoonlijke, gestandaardiseerde handtekening toe aan het bericht.
5. Het bericht wordt vanaf de O365-omgeving van Exclaimer teruggeleid naar de O365-omgeving van jouw organisatie.
6. Het bericht wordt vanaf de O365-omgeving van jouw organisatie verzonden naar de ontvangers.

Om bovenstaand verzendproces mogelijk te maken, stelt Exclaimer de volgende zaken automatisch in binnen de O365-omgeving van jouw organisatie:

• Vertrouwd domein (inclusief DKIM).
• Mail flow rule.
• Uitgaande Send Connector naar de O365-omgeving van Exclaimer.
• Inkomende Send Connector vanuit de O365-omgeving van Exclaimer.

Handtekening toevoegen aan een Zivver-bericht met Exclaimer Cloud voor O365

Het is op dit moment nog niet mogelijk om met Exclaimer Cloud - Signature for Office 365 een handtekening toe te voegen aan een Zivver-bericht. Exclaimer Cloud is een serveroplossing wat betekent dat de handtekening op serverniveau wordt toegevoegd. De O365 van jouw organisatie moet dan ook het Zivver-bericht verzenden om de handtekening toe te voegen.

Als je een veilig bericht verzend vanuit Outlook met de Zivver Office plug-in, dan verzend O365 dit bericht echter niet. Zodra je een veilig bericht verzend, dan annuleert de Office plug-in het Outlook-verzendproces. De reden hiervoor is dat de Office plug-in hiermee voorkomt dat uiteindelijk O365 het bericht onveilig aflevert bij de ontvangers. De Office plug-in verzend de inhoud van het bericht via een veilige verbinding naar de Zivver. Het bericht wordt bij Zivver versleuteld. Hierna wordt er een notificatiebericht naar de ontvanger verzonden, waarmee de ontvanger het bericht leest binnen de veilige Zivver-gastomgeving.

Doordat O365 het Zivver-bericht niet verzend, kan Exclaimer Cloud de handtekening dan ook niet toevoegen.

Exclaimer voor Microsoft Exchange on-premise

De serveroplossing Exclaimer Signature Manager Exchange edition voegt voor jouw organisatie automatisch handtekeningen toe aan berichten die zijn verzonden door Exchange on-premise 2010 t/m 2019. Hiervoor wordt het verzendproces in Exchange aangepast waardoor Exclaimer de handtekening toevoegt. Hierna verzend Exchange het bericht naar de ontvanger.

Het toevoegen van de handtekening gebeurt middels de Exclaimer Signature Manager Exchange Edition Routing Agent. Dit is een Exchange Transport Agent welke vergelijkbaar zijn met een Mail Flow Rule.

Kan Exclaimer voor Exchange on-premise een handtekening toevoegen aan een Zivver-bericht?

Het is op dit moment nog niet mogelijk om met Exclaimer Signature Manager Exchange een handtekening toe te voegen aan een Zivver-bericht. Exclaimer Cloud is een serveroplossing wat betekent dat de handtekening op serverniveau wordt toegevoegd. De O365 van jouw organisatie moet dan ook het Zivver-bericht verzenden om de handtekening toe te voegen.

Als je een veilig bericht verzend vanuit Outlook met de Zivver Office plug-in, dan verzend O365 dit bericht echter niet. Zodra je een veilig bericht verzend, dan annuleert de Office plug-in het Outlook-verzendproces. De reden hiervoor is dat de Office plug-in hiermee voorkomt dat uiteindelijk O365 het bericht onveilig aflevert bij de ontvangers. De Office plug-in verzend de inhoud van het bericht via een veilige verbinding naar de Zivver. Het bericht wordt bij Zivver versleuteld. Hierna wordt er een notificatiebericht naar de ontvanger verzonden, waarmee de ontvanger het bericht leest binnen de veilige Zivver-gastomgeving.

Doordat Exchange het Zivver-bericht niet verzend, kan Exclaimer Signature Manager Exchange de handtekening dan ook niet toevoegen. Door Mail Submission te gebruiken is het wel mogelijk om een veilig bericht te verzenden met daarin een persoonlijke, gestandaardiseerde handtekening. Lees hier meer over in de volgende sectie.

Mail Submission

Met de Zivver Mail Submission-functionaliteitkan je een veilig bericht te verzenden met daarin een persoonlijke, gestandaardiseerde handtekening. Je zet in dit geval in Exchange on-premise een SMTP-koppeling op met Zivver. Nadat Exclaimer Signature Manager Exchange de handtekening aan het bericht heeft toegevoegd, wordt het bericht verzonden naar de Zivver SMTP-server. Hierna verzend Zivver het bericht veilig naar de ontvanger.

Mail Submission instellen in Zivver

Je hebt SMTP-inloggegevens nodig om in de volgende sectie de Exchange Send Connector in te stellen. Met de SMTP-inloggegevens authenticeert Exchange zich bij smtp.zivver.com.

1. Log in op de WebApp als beheerder.
2. Ga naar Mail Submission.
3. Klik op GENEREER.
4. Geef een beschrijving op.
   Bijvoorbeeld Exclaimer
5. Klik op GENEREER.
   De SMTP-inloggegevens worde nu weergegeven. Je hebt deze inloggegevens nodig in de volgende sectie.
   De SMTP-inloggegevens worden eenmalig getoond. Sla de inloggegevens direct goed en veilig op.
6. Klik op SLUITEN.

Exchange Send Connector instellen

Volg onderstaande stappen op om in Exchange on-premise een SMTP-koppeling aan te maken met smtp.zivver.com. Hier gebruik je een Send Connector voor.

1. Ga naar het Exchange Administrative Center (EAC).
   Bijvoorbeeld via https://<ServerFQDN>/ecp.
2. Log in EAC in als een beheerder.
3. Ga in het menu naar E-mailstroom.
4. Ga naar Connectors.
5. Voeg een nieuwe Connector toe.
6. Geef de Connector een naam.
   Bijvoorbeeld Zivver.
7. Selecteer als type Internet.
8. Klik op Volgende.
9. Selecteer de optie E-mail routeren via deze smart hosts.
10. Klik op Toevoegen.
11. Geef smtp.zivver.com als FQDN op.
12. Klik op Opslaan.
    De toegevoegde Smart Host staat nu in de lijst.
13. Klik op Volgende.
14. Selecteer de optie Standaard authenticatie.
15. Schakel de optie Offer basic authentication only after starting TLS in.
16. Geef bij gebruikersnaam de SMTP-gebruikersnaam op zoals aangemaakt in Zivver.
    
    Vul hier niet het mailadres van een Zivver-account in. Je gebruikt SMTP-inloggegevens om berichten te verzenden via Zivver te verzenden met Mail Submission. Bij deze stap vul je SMPT-gebruikersnaam in, niet het e-mailadres van een Zivver-account.
17. Geef bij wachtwoord het SMTP-wachtwoord op zoals aangemaakt in Zivver.
    
    Vul hier niet het wachtwoord van een Zivver-account in. Je gebruikt SMTP-inloggegevens om berichten te verzenden via Zivver te verzenden met Mail Submission. Bij deze stap vul je SMPT-wachtwoord in, niet het wachtwoord van een Zivver-account.
18. Klik op Volgende.
19. Klik op Toevoegen.
20. Selecteer als type SMTP.
21. Geef voor FQDN een * op.
22. Geef voor de kosten een 1 op.
23. Klik op Opslaan.
24. Klik op Toevoegen.
25. Selecteer een server.
26. Klik op OK.
27. Klik op Valideren.
    De Send Connector is ingesteld. Maak in de volgende sectie een Mail Flow Rule aan om berichten te verzenden via deze Send Connector.

Mail Flow Rule instellen

Maak een Mail Flow Rule aan in Exchange om berichten veilig te verzenden via de Send Connector.

1. Ga naar het Exchange Administrative Center (EAC).
   Bijvoorbeeld via https://<ServerFQDN>/ecp.
2. Log in EAC in als een beheerder.
3. Ga in het menu naar E-mailstroom.
4. Ga naar Regels.
5. Voeg een nieuwe regel toe.
6. Geef de regel een naam.
   Bijvoorbeeld Verzenden via Zivver.
7. Klik onderaan op Meer opties….
8. Selecteer bij Deze regel toepassen als… de optie [Toepassen op alle berichten].
9. Selecteer bij Doe het volgende… de optie Bericht omleiden naar … en dan de volgende connector.
10. Selecteer de Send Connector die je hebt aangemaakt bij de sectie Exchange Send Connector instellen.
11. Klik op OK.
12. Selecteer bij Kies een modus voor deze regel de optie Afdwingen.
13. Selecteer de optie Het bericht uitstellen als de regelverwerking niet kan worden voltooid.
    
    Als je deze optie inschakelt, dan wordt een bericht pas verzonden nadat het bericht op deze regel gecontroleerd is. Mocht Exchange om wat voor reden dan ook - tijdelijk - berichten niet kunnen controleren, dan wordt het verzenden dus gepauzeerd.
14. Klik op Opslaan.
15. Controleer de prioriteit van de aangemaakte regel.
    Zorg ervoor dat het bericht pas naar Zivver wordt verzonden nadat Exclaimer de handtekening heeft toegevoegd door de regel van Exclaimer een hogere prioriteit te geven in de EAC (waarbij 0 de hoogste prioriteit is).
16. Schakel de regel in om hem te activeren.
    De regel is nu ingesteld en geactiveerd. Alle verzonden berichten worden nu veilig via Zivver verzonden.

Exclaimer voor Microsoft Outlook

De cliëntoplossing Exclaimer Signature Manager Outlook edition voegt een persoonlijke, gestandaardiseerde handtekening toe bij het opstellen van een bericht en is geschikt voor Microsoft Outlook 2010 t/m 2019 en Outlook Web Access (OWA). Je beheert de handtekeningen centraal via de Exclaimer Console. Middels de remote deployment option sla je de configuratie op een netwerkschijf op. Alle Exclaimer-cliënts gebruiken dit configuratiebestand om te weten welke handtekeningen moeten worden toegevoegd.

De installatie van Exclaimer verschilt tussen Outlook en OWA.

Outlook

Installeer de ExSync applicatie van Exclaimer op een werkplek. De applicatie ExSync slaat lokaal de handtekeningen op in %appdata%\Microsoft\Signatures, zodat je in Outlook deze handtekeningen kan gebruiken. Daarvoor hoef je maar eenmalig in te stellen dat Outlook deze handtekeningen gebruikt bij het opstellen van een nieuw bericht of reactie. ExSync controleert bij het opstarten of bijvoorbeeld iedere 15 min of het configuratiebestand is aangepast en dus een handtekening lokaal moet worden geüpdatet.

OWA

In OWA stelt Exclaimer de handtekeningen in bij accounts via Powershell. Hiervoor wordt een “Exclaimer-account” aangemaakt in Exchange met de rol Application Impersonation. Deze rol stelt de Exclaimer-account in staat om acties uit te voeren bij gebruikers zonder dat daarvoor de inloggegevens nodig zijn van de accounts. De handtekeningen worden automatisch geüpdatet zodra er een aanpassing is doorgevoerd in de Exclaimer Console.

Kan Exclaimer voor Microsoft Outlook een handtekening toevoegen aan een Zivver-bericht?

Exclaimer Signature Manager Outlook edition zorgt ervoor dat de cliënt (Outlook of OWA) de juiste handtekening toevoegt bij het opstellen van het bericht. Daardoor is de handtekening al toegevoegd voor het verzenden en verstuur je zonder problemen het bericht veilig via Zivver inclusief Exclaimer handtekening.