Inleiding

Deze handleiding is bedoeld als naslagwerk. Je hoeft hem niet van begin tot eind te lezen om veilig te kunnen mailen met Zivver. Elk hoofdstuk staat op zichzelf. Deze gids is geschreven voor het gebruik van Zivver met de Microsoft Office 365 Outlook webversie.

Meer informatie en instructievideo’s

Deze handleiding behandelt niet alle onderwerpen. Kijk op de Zivver-ondersteuningswebsite https://docs.zivver.com als je meer wilt weten.

Vragen?

Neem contact op met de helpdesk van jouw organisatie.

Heb je nog steeds hulp nodig? Stuur een e-mail naar support@zivver.com. Het ondersteuningsteam van Zivver helpt je graag verder.

Welkom bij Zivver!

Welkom bij deze handleiding voor de Zivver-add-in voor Outlook Online (OWA)! Deze handleiding laat je zien hoe je gevoelige informatie veilig verstuurt, rechtstreeks vanuit je vertrouwde Outlook-webomgeving.

De uitdaging voor e-mailprofessionals

In je werk krijg je onvermijdelijk een keer te maken met gevoelige gegevens, die je via e-mail moet versturen. Of het nu gaat om contracten, medische dossiers, persoonlijke gegevens of zelfs details over je collega’s - je moet dit zo veilig mogelijk doen. Fouten bij het verzenden kunnen kostbaar zijn, of zorgen dat je niet meer voldoet aan de regels voor gegevensbeschermings. Maar gelukkig is er ook goed nieuws: beveiliging hoeft niet ingewikkeld te zijn!

Hoe Zivver je helpt

Je moet veilige e-mails kunnen sturen zonder dat je een cybersecurity-expert bent. Zivver maakt dit mogelijk én makkelijk! De software werkt als een betrouwbare beveiliger op de achtergrond, controleert je e-mails op gevoelige informatie en past de juiste beveiliging toe. Jij focust je gewoon op het bericht, en Zivver zorgt voor de beveiliging. En wil je iets meer controle? Met één klik heb je toegang tot alle instellingen voor veilig mailen in Zivver.

Hoe werkt Zivver in Outlook Online?

Inloggen

1. Klik op de knop mail Nieuwe e-mail.
2. Als je nog niet bent ingelogd, logt Zivver je automatisch in.
3. Je ziet een pop-upvenster, dat verdwijnt zodra het inloggen is voltooid.
4. Je blijft de komende 30 dagen ingelogd, waarin Zivver blijft zorgen voor de beveiliging van je e-mails.

Als je niet automatisch wordt ingelogd bij Zivver, volg dan onderstaande stappen om handmatig in te loggen bij Zivver:

1. Klik op de knop mail Nieuwe e-mail.
2. Selecteer het tabblad Bericht.

3. Klik op het Zivver-icoon.
   

   Zivver-icoon niet zichtbaar?
   Het kan zijn dat het Zivver-icoon niet zichtbaar is. Klik in dat geval op de grid_view Outlook verbeteren met apps. icoon. Hier vind je vervolgens Zivver.

4. Klik op de knop INLOGGEN.

5. Afhankelijk van de instellingen van je organisatie wordt je nu automatisch ingelogd met je werkplekgegevens, of dien je jouw Zivver gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren.

Veilige e-mails versturen

1. Begin met het opstellen van een nieuwe e-mail zoals je normaal zou doen.
2. Als je e-mail gevoelige inhoud bevat, zal de slimme technologie van Zivver dit herkennen. Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie kan Veilig Mailen automatisch worden inschakelen of krijg je een melding te zien dat gevoelige inhoud is gevonden in het bericht.

3. Wil je een veilige e-mail versturen zelfs als Zivver het niet automatisch inschakelt? Geen probleem! Klik gewoon op het Zivver-icoon in je menubalk onder het tabblad Bericht om de optie Veilig Mailen handmatig aan te zetten.

   Zivver-icoon niet zichtbaar?
   Het kan zijn dat het Zivver-icoon niet zichtbaar is. Klik in dat geval op de grid_view Outlook verbeteren met apps. icoon. Hier vind je vervolgens Zivver.

Extra veilig met ontvangerscontrole

Wil je er zeker van zijn dat alleen de bedoelde ontvanger je e-mail opent? Gebruik dan ontvangerscontrole. Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie kun je kiezen uit drie methoden: SMS, een vooraf afgesproken toegangscode of verificatie-e-mail.

• SMS is het veiligst en meest gemakkelijk, maar vereist wel het telefoonnummer van de ontvanger.
• De toegangscode is ook veilig, maar je moet de code van tevoren met de ontvanger delen.
• De verificatie-e-mail biedt een snelle manier om een extra beveiligingslaag toe te voegen zonder extra stappen, maar is minder veilig dan SMS en toegangscode.

Volg onderstaande stappen om de ontvangerscontrole in te stellen.

1. Klik op het Zivver-Icoon in je menubalk onder het tabblad Bericht.

   Zivver-icoon niet zichtbaar?
   Het kan zijn dat het Zivver-icoon niet zichtbaar is. Klik in dat geval op de grid_view Outlook verbeteren met apps. icoon. Hier vind je vervolgens Zivver.

2. Klik op Ontvangerscontrole.

3. Kies de gewenste methode.

4. Vul eventueel de benodigde gegevens in voor de gekozen methode (bijv. een mobiel telefoonnummer wanneer je voor SMS hebt gekozen).

Veilige e-mails lezen

Veilige e-mails worden veilig opgeslagen op Zivver’s speciale server, dus je kunt ze niet direct in Outlook inzien. Volg onderstaande stappen om een veilige e-mail te bekijken.

1. Open het ontvangen veilige bericht.
2. Klik op more_horiz Meer acties.

3. Klik op het Zivver-icoon.

   Zivver-icoon niet zichtbaar?
   Het kan zijn dat het Zivver-icoon niet zichtbaar is. Klik in dat geval op grid_view Apps. Hier vind je vervolgens het Zivver-icoon.

Leesbevestiging en Bericht Intrekken

Benieuwd of je veilige e-mail is gelezen? Volg onderstaande stappen om erachter te komen.

1. Ga naar de send Verzonden items.
2. Open het verzonden bericht.

3. Klik rechtsboven het Zivver-icoon.
   Het Zivver zijpaneel opent nu aan de rechterkant van het beeld.

   Zivver-icoon niet zichtbaar?
   Het kan zijn dat het Zivver-icoon niet zictbaar is. Klik in dat geval op grid_view Apps.
   Als dit icoon ook niet zichtbaar is, klik dan eerst op de drie puntjes more_horiz.

4. Klik op mail/drafts Ontvangstbewijs.

Is er iets misgegaan bij het opstellen van de veilige e-mail? Geen zorgen! Volg onderstaande stappen om het bericht in te trekken.

1. Ga naar de send Verzonden items.
2. Open het verzonden bericht.

3. Klik rechtsboven het Zivver-icoon.
   Het Zivver zijpaneel opent nu aan de rechterkant van het beeld.

   Zivver-icoon niet zichtbaar?
   Het kan zijn dat het Zivver-icoon niet zictbaar is. Klik in dat geval op grid_view Apps.
   Als dit icoon ook niet zichtbaar is, klik dan eerst op de drie puntjes more_horiz.

4. Klik op de drie puntjes more_vert.

5. Klik op history Toegang intrekken.

   Optie niet zichtbaar?
   Als er al een vervaldatum is ingesteld (bijv. door een organisatie instelling), dan zie je boven aan het bericht de volgende melding in een blauwe balk:
   Toegang wordt ingetrokken voor ontvangers op <dag_van_de_week> <datum>, <tijdstip>.
   Gebruik in dit geval de knop Instellingen bewerken om de vervaldatum aan te passen of te annuleren.

6. Stel in voor wie het bericht wordt ingetrokken:

   • Intrekken voor ontvangers: De toegang zal alleen voor de ontvangers worden ingetrokken. De afzender blijft toegang houden, en kan deze ook weer herstellen.
   • Intrekken voor iedereen: De toegang wordt voor iedereen, inclusief de afzender ingetrokken. De afzender kan ook niet meer bij het bericht, en kan de toegang niet meer herstellen.

7. Stel in wanneer je het bericht wilt intrekken:

   • Nu intrekken: Het bericht wordt ingetrokken zodra je op Intrekken klikt.
   • Intrekken over: Hier kun je instellen na welke periode het bericht wordt ingetrokken. Je kunt de periode instellen in uren, dagen of weken.

8. Controlleer de samenvatting die aangeeft voor wie en wanneer het bericht zal worden ingetrokken.

9. Klik op Intrekken.
   Afhankelijk van de keuzes heb je nu geen toegang meer tot het bericht, zie je boven het bericht dat de toegang is ingetrokken voor de ontvangers of zie je boven het bericht wanneer de toegang zal worden ingetrokken en voor wie.