Zivver Outlook Web Access Add-in - Gebruikershandleiding

Inleiding

Deze handleiding is bedoeld als naslagwerk. Je hoeft hem niet van begin tot eind te lezen om veilig te kunnen mailen met Zivver. Elk hoofdstuk staat op zichzelf. Deze gids is geschreven voor het gebruik van Zivver met de Microsoft Office 365 Outlook webversie.

Meer informatie en instructievideo’s

Deze handleiding behandelt niet alle onderwerpen. Kijk op de Zivver-ondersteuningswebsite https://docs.zivver.com als je meer wilt weten.

Vragen?

Neem contact op met de helpdesk van jouw organisatie.

Heb je nog steeds hulp nodig? Stuur een e-mail naar support@zivver.com. Het ondersteuningsteam van Zivver helpt je graag verder.

Welkom bij Zivver!

Welkom bij deze handleiding voor de Zivver-add-in voor Outlook Online (OWA)! Deze handleiding laat je zien hoe je gevoelige informatie veilig verstuurt, rechtstreeks vanuit je vertrouwde Outlook-webomgeving.

De uitdaging voor e-mailprofessionals

In je werk krijg je onvermijdelijk een keer te maken met gevoelige gegevens, die je via e-mail moet versturen. Of het nu gaat om contracten, medische dossiers, persoonlijke gegevens of zelfs details over je collega’s - je moet dit zo veilig mogelijk doen. Fouten bij het verzenden kunnen kostbaar zijn, of zorgen dat je niet meer voldoet aan de regels voor gegevensbeschermings. Maar gelukkig is er ook goed nieuws: beveiliging hoeft niet ingewikkeld te zijn!

Hoe Zivver je helpt

Je moet veilige e-mails kunnen sturen zonder dat je een cybersecurity-expert bent. Zivver maakt dit mogelijk én makkelijk! De software werkt als een betrouwbare beveiliger op de achtergrond, controleert je e-mails op gevoelige informatie en past de juiste beveiliging toe. Jij focust je gewoon op het bericht, en Zivver zorgt voor de beveiliging. En wil je iets meer controle? Met één klik heb je toegang tot alle instellingen voor veilig mailen in Zivver.

Hoe werkt Zivver in Outlook Online?

Inloggen

  1. Klik op de knop **Nieuwe e-mail”.
  2. Als je nog niet bent ingelogd, logt Zivver je automatisch in.
  3. Je ziet een pop-upvenster, dat verdwijnt zodra het inloggen is voltooid.
  4. Je blijft de komende 30 dagen ingelogd, waarin Zivver blijft zorgen voor de beveiliging van je e-mails.

Voeg het Zivver-icoon toe aan je berichtvenster en leesvenster

Gebruik het Instellingen-icoon in Outlook Online om het Zivver-icoon in de menubalk in het berichtvenster en leesvenster toe te voegen, zodat je met één klik bij het Zivver-menu komt.

  1. In Outlook Online, klik je op het Instellingen-icoon (rechtsboven met een tandwiel).
  2. Onderaan de lijst met Instellingen, selecteer je Bekijk alle Outlook-instellingen.
  3. Kies E-mail > Acties aanpassen.
  4. Ga naar Werkbalk, en selecteer dan het Zivver-icoon.
  5. Ga naar Berichtoppervlak, en selecteer dan het Zivver-icoon.
  6. Kies Opslaan, en sluit daarna Instellingen.

Veilige e-mails versturen

  1. Begin met het opstellen van een nieuwe e-mail zoals je normaal zou doen.
  2. Als je e-mail gevoelige inhoud bevat, zal de slimme technologie van Zivver dit herkennen en ‘veilig verzenden’ automatisch inschakelen.
  3. Een melding verschijnt boven de e-mail die bevestigt dat je e-mail veilig zal worden verstuurd.
  4. Wil je een veilige e-mail versturen zelfs als Zivver het niet automatisch inschakelt? Geen probleem! Klik gewoon op het Zivver-icoon in je menubalk om de optie ‘veilig verzenden’ handmatig aan te zetten.

Extra veilig met ontvangerscontrole

  1. Wil je er zeker van zijn dat alleen de bedoelde ontvanger je e-mail opent? Gebruik dan ontvangerscontrole.
  2. Kies uit drie methoden: SMS, een vooraf afgesproken toegangscode of verificatie-e-mail.
  3. SMS is het veiligst en meest gemakkelijk, maar vereist wel het telefoonnummer van de ontvanger.
  4. De toegangscode is ook veilig, maar je moet de code van tevoren met de ontvanger delen.
  5. De verificatie-e-mail biedt een snelle manier om een extra beveiligingslaag toe te voegen zonder extra stappen, maar is minder veilig dan SMS en toegangscode.
  6. Om dit in te stellen, klik op “Open Zivver” wanneer je de melding ziet dat ‘veilig verzenden’ is ingeschakeld.
  7. Bonus: Zivver onthoudt je gekozen verificatiemethode voor elke ontvanger, wat toekomstige veilige verzendingen nog makkelijker maakt.

Veilige e-mails lezen

  1. Veilige e-mails worden veilig opgeslagen op Zivver’s speciale server, dus je kunt ze niet direct in Outlook inzien.
  2. Om een veilige e-mail te bekijken, klik op het Zivver-icoon rechtsboven bij het bericht.
  3. Als het icoon niet direct zichtbaar is, klik dan op het drie-puntjes menu en selecteer daar “Zivver”.

Leesbevestiging en Bericht Intrekken

  1. Benieuwd of je veilige e-mail is gelezen? Ga naar de betreffende e-mail, open het Zivver-zijpaneel en klik op de “Leesbevestiging” knop om erachter te komen.
  2. Is er iets misgegaan bij het opstellen van de veilige e-mail? Geen zorgen! Klik gewoon op de drie puntjes naast de betreffende e-mail en kies vervolgens “Bericht Intrekken”. Eenmaal ingetrokken, verliezen ontvangers de toegang tot de e-mail. Daarna kun je hem opnieuw verzenden.

Was dit artikel behulpzaam?

thumb_up thumb_down