Zivver Outlook Web Access Add-in - Gebruikershandleiding

Inleiding

Met Zivver deel je veilig gevoelige informatie met collega’s, klanten, patiënten, relaties en andere ontvangers. Als je een bericht veilig verstuurt, kunnen alleen jij en de ontvanger(s) dat bericht lezen. Je kunt veilig mailen vanuit je webbrowser, op een tablet of mobiele telefoon of vanuit Outlook. Deze gebruikershandleiding is gericht op het gebruik van de Zivver plugin voor Outlook Web Access (OWA) voor Office 365.

In deze gebruikershandleiding leer je:

  • Hoe je inlogt in de Zivver plugin.
  • Hoe je berichten veilig verstuurt.
  • Hoe je een veilig bericht opent.
  • Hoe je jouw berichten extra beveiligt met een ontvangerscontrole.
  • Hoe je een bericht achteraf intrekt.
  • Hoe je een bericht hersteld.

Leeswijzer
Deze handleiding is bedoeld als naslagwerk. Je hoeft hem niet van begin tot eind te lezen om veilig te kunnen mailen. Elk hoofdstuk staat op zichzelf. Deze handleiding is geschreven voor het gebruik van Zivver binnen Outlook Web Access.

Vragen?
Neem contact op met de servicedesk van jouw organisatie. Zij kunnen jou het beste verder helpen.

Gebruikershandleiding

Inloggen

Om Zivver-berichten te lezen en te verzenden moet je eerst ingelogd zijn met je Zivver-account. Dat doe je in het zijpaneel van de plugin in OWA.

  1. Klik op Nieuw om een nieuw bericht aan te maken.
  2. Klik rechtsonder het bericht op de meer more_vert knop.
    A new menu opens
  3. Klik in het menu op het Zivver-logo.
    Het zijpaneel opent.
  4. Klik op de blauwe knop INLOGGEN.
    De volgende melding verschijnt: Er wordt een nieuw venter geopend in Send Secure with Zivver.
  5. Klik op Toestaan.
    Een nieuw venster opent met de Zivver-inlogpagina.

    Je kan op drie verschillende manier inloggen. Dit hangt af van de organisatie instellingen.
  6. De drie manier om in te loggen zijn:

    • Automatisch inloggen met je werkplekgegevens.
      Je wordt automatisch ingelogd na het invoeren van je e-mailadres wanneer jouw organisatie gebruik maakt van automatisch inloggen met je werkplekgegevens.
    • Inloggen met je werkplekgegevens.
      Wordt je automatisch doorgestuurd naar een inlogpagina van jouw organisatie? Dan kan jij inloggen in Zivver met je werkplekgegevens. Vul op deze pagina je werkplekgegevens in om in te loggen.
    • Inloggen met je e-mailadres en Zivver-wachtwoord
      Wordt je niet automatisch doorgestuurd na het invoeren van je e-mailadres? Vul dan je Zivver-wachtwoord in om in te loggen.
  7. Je keert automatisch terug naar de OWA na het inloggen.

Je bent nu ingelogd en klaar om veilige berichten te lezen en verzenden. Neem contact op met de beheerder van Zivver binnen jouw organisatie wanneer je tegen problemen aanloopt met inloggen.

Voeg het Zivver-icoon toe aan het scherm als je een bericht opstelt

Gebruik het Instellingen-icoon in OWA om het Zivver-icoon toe te voegen aan de onderkant van jouw scherm als je een bericht opstelt, om in één klik het Zivver-menu te openen.

  1. Klik op het Instellingen-icoon in jouw OWA.
  2. Klik op Alle Outlook-instelligen weergeven, onder aan de Instellingen-lijst.
  3. Klik op Mail > Acties aanpassen.
  4. Ga naar Werkbalk en selecteer the Zivver-icoon.
  5. Klik op Opslaan en sluit Instellingen.

Voeg het Zivver-icoon toe aan het scherm als je een bericht leest

Gebruik het Instellingen-icoon in OWA om het Zivver-icoon toe te voegen aan de bovenkant van jouw scherm als je een bericht leest.

  1. Klik op het Instellingen-icoon in jouw OWA.
  2. Klik op Alle Outlook-instelligen weergeven, onder aan de Instellingen-lijst.
  3. Klik op Mail > Acties aanpassen.
  4. Ga naar Berichtoppervlak en selecteer the Zivver-icoon.
  5. Klik op Opslaan en sluit Instellingen.

Account beveiligen met een extra inlogmethode

Beveilig je account met een extra inlogmethode. Je gebruikt dan een inlogcode tijdens het inloggen. Een inlogcode ontvang je per SMS-bericht of in een Authenticator App. Je kunt op dit moment alleen een extra inlogmethode instellen in onze WebApp. Leer hoe je een extra inlogmethode instelt met een SMS-code

Zivver-bericht verzenden

Zorg dat je eerst bent ingelogd met je Zivver-account.

  1. Klik op Nieuw om een nieuw bericht aan te maken.
  2. Stel een bericht op zoals je gewend bent:
    • Voeg ontvangers toe.
    • Vul een onderwerp in.
    • Typ een bericht.
  3. Klik boven of onder het conceptbericht op het Zivver-icoon.
    Het Zivver zijpaneel opent aan de rechterkant.
  4. Zet Veilig mailen aan.

    Als je Veilig mailen niet zelf aanzet kan Zivver bij het verzenden van het bericht een melding geven omdat je bericht mogelijk gevoelige informatie bevat.
  5. Klik op Ontvangerscontrole.
    Er opent een nieuw scherm met alle ontvangers.

  6. Vul de ontvangerscontrole waar nodig aan:

    • Zivver-account - Als de ontvanger een Zivver-account heeft, wordt deze methode automatisch gekozen. De ontvanger kan het bericht meteen lezen. Deze optie is niet beschikbaar wanneer nieuwe ontvangers worden gemaild.
    • SMS naar nieuw nummer - Kies deze methode als u het mobiele telefoonnummer van de ontvanger kent. De ontvanger ontvangt een code via sms en moet deze in een formulier invullen om het bericht te openen.
    • SMS naar - Kies deze methode als u wilt dat Zivver een nieuwe code verzendt via sms naar het reeds bekende telefoonnummer van een ontvanger. De ontvanger ontvangt een code via sms en moet deze in een formulier invullen om het bericht te openen.
    • Stel gedeelde toegangscode in - Kies deze methode als je wilt dat één toegangscode bruikbaar is voor alle afzenders binnen uw organisatie (of domein) wanneer je communiceert met een specifieke ontvanger.
    • Gedeelde toegangscode - Kies deze methode als u wilt dat uw ontvangers een bestaande toegangscode kunnen gebruiken die uw organisatie voor hen heeft ingesteld. Wanneer de ontvanger het Zivver-bericht ontvangt, wordt hem om de code gevraagd.
    • Toegangscode - Kies deze methode als je geen mobiel nummer hebt, maar je wel een andere manier hebt om contact op te nemen met de ontvanger, anders dan e-mail. Kies een code en communiceer deze code naar de ontvanger. Wanneer de ontvanger het Zivver-bericht ontvangt, wordt hem om de code gevraagd. Stuur de code niet per e-mail, omdat dit de berichtgeving onveilig zou maken.
    • Toegangscode - Kies deze methode als u wilt dat de ontvanger een toegangscode die u al op andere manieren hebt verzonden, opnieuw kunt gebruiken. Wanneer de ontvanger het Zivver-bericht ontvangt, wordt hem om de code gevraagd.
    • Verificatie-e-mail - Kies deze optie alleen als u geen van de bovenstaande opties kunt gebruiken. Zivver stuurt een toegangscode per e-mail.

Leer meer over Ontvangerscontrole. Optioneel: Kies een taal voor de e-mailmelding in de vervolgkeuzelijst onder Notificatie taal:. 7. Klik op Toepassen. 8. Klik op Beveiligde bijlagen om een bijlage tot 5 TB toe te voegen.

Gebruik nooit de standaard OWA optie deel als OneDrive link. Deze optie wordt door Zivver niet ondersteund.

  1. Klik op Veiligheidsmeldingen.
    Het zijpaneel toont alle open veiligheidsmeldingen.
  2. Los de openstaande veiligheidsmeldingen op.

    Veel meldingen bevatten opties om de melding automatisch op te lossen.
  3. Klik op Verz. om het bericht te verzenden.
    Het Zivver-scherm verschijnt. Doorloop eventueel de stappen op het scherm. Jouw Zivver-bericht wordt nu verzonden.

Veiligheidsmeldingen

Zivver maakt gebruik van veiligheidsmeldingen om je te informeren wanneer een bepaalde regel geactiveerd wordt. Welke regels actief zijn, is afhankelijk van de instellingen binnen jouw organisatie.

Zivver heeft drie verschillende niveaus voor veiligheidsmeldingen. De handeling die moet uitvoeren verschilt per niveau.

  • Laag risico
    Veiligheidsmeldingen met een laag risico zijn ter informatie. De melding wordt in het blauw weergegeven. Klik op negeren om het bericht te kunnen verzenden. Een voorbeeld van een veiligheidsmelding met een laag risico:

Je maakt melding van een bijlage, maar er is geen bijlage toegevoegd.

  • Gemiddeld risico
    Veiligheidsmeldingen met een gemiddeld risico vereisen een actie voordat je het bericht kan verzenden. De melding zal in het oranje worden weergegeven. Acties kunnen per veiligheidsmelding verschillen. Een voorbeeld van een melding met een gemiddeld risico en de voorgestelde actie:

Gevoelige inhoud gevonden: BSN in bericht. Actie: Negeren

  • Hoog risico
    Veiligheidsmeldingen met een hoog risico kunnen niet worden verzonden. De melding zal in rood worden weergegeven. Het bericht kan worden verzonden nadat de oorzaak van de melding met een hoog risico wordt verwijderd. Een voorbeeld van een melding met een hoog risico:

Het onderwerp bevat mogelijk een Nederlands burgerservicenummer. Het onderwerp wordt onversleuteld getoond. Verwijder het BSN uit het onderwerp.

Zivver-bericht openen

  1. Selecteer het ontvangen Zivver-bericht.
  2. Klik rechtsboven het bericht op het Zivver-logo.
    Het Zivver zijpaneel opent. In het zijpaneel kun je het veilige bericht lezen en de bijlagen downloaden.
Is jouw bericht door de verzender extra beveiligd met Ontvangerscontrole, zoals een SMS-code of een toegangscode? Dan kun je op dit moment het Zivver-bericht nog niet lezen in OWA. Excuses voor het ongemak. Klik op de knop Ga naar WebApp om het bericht in onze WebApp te lezen.

Reageren op een Zivver-bericht

  1. Klik op het Zivver-bericht dat je wilt beantwoorden.
  2. Klik op Beantwoorden.
    De reactie opent. Mogelijk is het Zivver notificatiebericht geladen in de reactie. Dit hangt af van de instellingen van OWA.
  3. Verwijder het Zivver notificatiebericht uit de reactie indien nodig.
  4. Klik rechtsonder in het bericht op het Zivver-logo.
  5. Typ je reactie.
    Zijn er veiligheidsmeldingen gevonden? Ga verder bij stap 6. Anders zie stap 7.
  6. Klik op Veiligheidsmeldingen om ze op te lossen of te negeren.
  7. Klik op Beveiligde bijlagen om een bijlage tot 5 TB toe te voegen.

    Gebruik nooit de standaard OWA optie deel als OneDrive link. Deze optie wordt door Zivver niet ondersteund.
  8. Klik op Verz.
    Het Zivver-scherm verschijnt. Doorloop eventueel de stappen op het scherm. Jouw Zivver-bericht wordt nu verzonden.

Aan een bestaand Zivver-gesprek kunnen geen nieuwe ontvangers worden toegevoegd.

Zivver-bericht intrekken

Heb je een bericht per ongeluk naar een verkeerde ontvanger verstuurd? Heb je een verkeerde bijlage meegestuurd? In deze gevallen kun je het Zivver-bericht terugtrekken. Het bericht en de bijlagen zijn per direct niet meer toegankelijk voor alle ontvangers.

  1. Selecteer het bericht dat je wilt intrekken.
  2. Klik rechtsboven in bericht op het Zivver-logo.
    Het Zivver zijpaneel opent.
  3. Klik rechtsboven in een bericht op het pijltje naar beneden om het menu te openen.
  4. Kies Toegang intrekken.

Je hebt het bericht succesvol ingetrokken. Het bericht inclusief bijlagen zijn nu niet meer leesbaar voor de ontvanger.

Toegang tot een bericht herstellen

Je kan een ingetrokken bericht weer beschikbaar maken voor de ontvanger.

  1. Selecteer het bericht dat je wilt intrekken.
  2. Klik rechtsboven in bericht op het Zivver-logo.
    Het Zivver zijpaneel opent.
  3. Klik rechtsboven in een bericht op het pijltje naar beneden om het menu te openen.
  4. Kies Toegang herstellen.

Je hebt het bericht succesvol hersteld. Het bericht inclusief bijlagen zijn weer leesbaar voor de ontvanger.

Leesbevestiging

Van elk verzonden bericht kan je een leesbevestiging inzien. Zo weet jij wie jouw bericht heeft gelezen en wie niet. Rechtsonder in je verzonden bericht vind je een envelop-icoon drafts .

Het getal naast het envelopje geeft aan hoeveel ontvangers het bericht gelezen hebben.

Houd de muis over het envelopje om te zien wie het bericht heeft gelezen en wie niet.

Was dit artikel behulpzaam?

thumb_up thumb_down