Introductie

Deze handleiding is bedoeld als naslagwerk. Je hoeft hem niet van begin tot eind te lezen om veilig te mailen met Zivver. Elk hoofdstuk staat op zichzelf. Deze handleiding is geschreven voor het gebruik van Zivver met de Microsoft Office 365 Outlook webversie.

Meer informatie en instructievideo’s
Deze handleiding behandelt niet alle onderwerpen. Bezoek de OWA-sectie voor meer informatie.

Vragen?
Neem contact op met de helpdesk van je organisatie.
Heb je nog hulp nodig? Stuur een e-mail naar support@zivver.com. Het Zivver supportteam helpt je graag verder.

Welkom bij Zivver!

Welkom bij deze handleiding voor de Zivver add-in voor Outlook Online (OWA)! Deze handleiding laat je zien hoe je rechtstreeks vanuit je vertrouwde Outlook-webomgeving veilig gevoelige informatie kunt versturen.

De uitdaging voor e-mailprofessionals

In je werk kom je onvermijdelijk gevoelige informatie tegen die je via e-mail moet versturen. Of het nu gaat om contracten, medische dossiers, persoonsgegevens of details over collega’s: je moet dit zo veilig mogelijk afhandelen. Fouten bij het versturen van zulke informatie kunnen kostbaar zijn of leiden tot het niet naleven van privacywetgeving. Maar er is goed nieuws: veiligheid hoeft niet ingewikkeld te zijn!

Hoe Zivver jou helpt

Je wilt veilig e-mails kunnen versturen zonder een cybersecurity-expert te zijn. Zivver maakt dit mogelijk en eenvoudig! De software fungeert als betrouwbare bewaker op de achtergrond, scant je e-mails op gevoelige informatie en past de juiste beveiligingsmaatregelen toe. Jij kunt je concentreren op je bericht, en Zivver regelt de beveiliging. Wil je iets meer controle? Met één klik heb je toegang tot alle instellingen voor Secure mailing in Zivver.

Hoe werkt Zivver in Outlook Online?

Inloggen

1. Klik op de mail Nieuwe e-mail knop.
2. Als je nog niet bent ingelogd, logt Zivver je automatisch in.
3. Er verschijnt een pop-upvenster dat verdwijnt zodra het inlogproces is voltooid.
4. Je blijft de komende 30 dagen ingelogd, gedurende welke Zivver je e-mails blijft beveiligen.

Als je niet automatisch wordt ingelogd bij Zivver, volg dan deze stappen om handmatig in te loggen:

1. Selecteer het Bericht tabblad.
2. Klik op het Zivver-icoon .
   Tip

   Zivver-icoon niet zichtbaar?
   Als je het Zivver-icoon niet ziet, klik op het grid_view Apps-icoon. Je vindt Zivver daar.
3. Klik op INLOGGEN.
4. Afhankelijk van de instellingen van je organisatie word je automatisch ingelogd met je werkaccount of wordt je gevraagd je Zivver-gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren.

Veilige e-mails verzenden

1. Begin een nieuwe e-mail zoals je normaal zou doen.
2. Bevat je e-mail gevoelige inhoud, dan detecteert Zivver dit automatisch. Afhankelijk van de instellingen van je organisatie wordt Veilig Mailen automatisch geactiveerd, of zie je een melding dat gevoelige inhoud is gevonden.
3. Wil je een veilige e-mail verzenden, zelfs als Zivver dit niet automatisch activeert? Geen probleem! Klik simpelweg op het Zivver-icoon in de werkbalk onder het Bericht tabblad en klik op de naast de Veilig Mailen optie om Veilig Mailen aan te zetten .
   Tip

   Zivver-icoon niet zichtbaar?
   Als je het Zivver-icoon niet ziet, klik op het grid_view Enhance Outlook with apps-icoon. Je vindt Zivver daar.

Extra beveiliging met ontvanger-verificatie

Wil je zeker weten dat alleen de beoogde ontvanger je e-mail opent? Gebruik dan ontvanger-verificatie. Afhankelijk van de instellingen van je organisatie kun je kiezen uit drie methoden: SMS, een vooraf afgesproken toegangscode of een verificatie-e-mail.

• SMS is het meest veilig en eenvoudig, maar vereist het telefoonnummer van de ontvanger.
• De toegangscode is ook veilig, maar je moet deze van tevoren delen met de ontvanger.
• De verificatie-e-mail biedt een snelle manier om een extra beveiligingslaag toe te voegen zonder extra stappen, maar is minder veilig dan SMS en de toegangscode.

Volg deze stappen om ontvanger-verificatie in te stellen:

1. Klik op het Zivver-icoon in je werkbalk onder het Bericht tabblad.
   Tip

   Zivver-icoon niet zichtbaar?
   Als je het Zivver-icoon niet ziet, klik op het grid_view Apps-icoon. Je vindt Zivver daar.
2. Klik op Ontvangerscontrole.
3. Kies je gewenste methode.
4. Vul de vereiste gegevens in voor de gekozen methode (bijvoorbeeld een mobiel nummer bij SMS).

Tip

Zivver onthoudt je gekozen verificatiemethode voor elke ontvanger, waardoor toekomstige veilige verzendingen nog eenvoudiger worden.

Veilige e-mails lezen

Veilige e-mails worden veilig opgeslagen op de speciale Zivver-server, dus je kunt ze niet direct in Outlook bekijken. Volg deze stappen om een veilige e-mail te lezen:

1. Open het ontvangen veilige bericht.
2. Klik op het Zivver-icoon .
   Tip

   Zivver-icoon niet zichtbaar?
   Als je het Zivver-icoon niet ziet, klik op grid_view Apps. Je vindt het Zivver-icoon daar.
3. Je kunt nu het bericht lezen in het Zivver-zijpaneel.

Afleverbewijs en bericht intrekken

Wil je weten of je veilige e-mail is gelezen? Volg deze stappen:

1. Ga naar send Verzonden items.
2. Open het verzonden bericht.
3. Klik op het Zivver-icoon rechtsboven.
   Het Zivver-zijpaneel opent nu aan de rechterkant van het scherm.
   Tip

   Zivver-icoon niet zichtbaar?
   Als je het Zivver-icoon niet ziet, klik op grid_view Apps. Als het icoon nog steeds niet zichtbaar is, klik eerst op de drie puntjes more_horiz.
4. Klik op mail/drafts Ontvangstbewijs.

Is er iets misgegaan bij het opstellen van de veilige e-mail? Geen zorgen! Volg deze stappen om het bericht in te trekken.

1. Ga naar send Verzonden items.
2. Open het verzonden bericht.
3. Klik op het Zivver-icoon rechtsboven.
   Het Zivver-zijpaneel opent nu aan de rechterkant van het scherm.
   Tip

   Zivver-icoon niet zichtbaar?
   Als je het Zivver-icoon niet ziet, klik op grid_view Apps. Als het icoon nog steeds niet zichtbaar is, klik eerst op de drie puntjes more_horiz.
4. Klik op .
5. Klik op Toegang intrekken.
   Opmerking

   Optie niet zichtbaar?
   Als er al een vervaldatum is ingesteld (bijvoorbeeld via een organisatie-instelling), zie je bovenaan het bericht in een blauwe of oranje balk de volgende melding:
   Toegang wordt ingetrokken voor de ontvangers (en jezelf) op <dag_van_de_week> <datum>, <tijd>.
   Gebruik in dit geval Instellingen bewerken om de vervaldatum aan te passen of te annuleren.
6. Kies voor wie het bericht wordt ingetrokken:
   • Intrekken voor ontvangers: Toegang wordt alleen ingetrokken voor de ontvangers. De afzender behoudt toegang en kan deze ook herstellen.
   • Intrekken voor ontvnagers en mijzelf: Toegang wordt ingetrokken voor iedereen, inclusief de afzender. De afzender heeft geen toegang meer en kan deze niet herstellen.
7. Stel in wanneer je het bericht wilt intrekken:
   • Toegang intrekken over: Stel de periode in waarna het bericht wordt ingetrokken. Je kunt dit in uren, dagen of weken instellen.
   • Nu intrekken: Het bericht wordt ingetrokken zodra je op Nu intrekken klikt.
8. Controleer de samenvatting waarin staat voor wie en wanneer het bericht wordt ingetrokken.
9. Klik op Opslaan of Nu intrekken.
   Afhankelijk van je keuzes heb je geen toegang meer tot het bericht, zie je bovenaan het bericht dat de toegang voor de ontvangers is ingetrokken, of zie je wanneer en voor wie de toegang is ingetrokken.