Gebruiksershandleiding Zivver Chrome Extensie voor Gmail

Inleiding

Met Zivver kun je gemakkelijk en veilig privacygevoelige informatie delen met collega’s, klanten, patiënten en andere ontvangers. Als je een bericht veilig verstuurt, kunnen alleen de ontvanger en jij het bericht lezen.

Je kunt veilig mailen vanuit je Gmail-account in de Google Chrome webbrowser. Deze gebruikershandleiding gaat over het gebruik van de Zivver Chrome-extensie voor Gmail.

Leeswijzer

Deze handleiding is bedoeld als naslagwerk. Je hoeft hem niet volledig door te lezen om veilig te kunnen mailen. Ieder hoofdstuk kan los worden gelezen. We bieden per hoofdstuk snelle en eenvoudige stappen om de Zivver Chrome-extensie voor Gmail te kunnen gebruiken, en leggen we uit wat je nodig hebt om deze stappen te doorlopen.

Vragen?

Neem contact op met de servicedesk van jouw organisatie. Zij kunnen je het beste verder helpen.

Handleiding

Installatie

Om veilig te kunnen mailen vanuit je Gmail-account, heb je de Zivver Chrome-extensie voor Gmail en een Zivver account nodig.

Note
Jouw account moet onderdeel zijn van een Google Workspace organisatie. De Zivver Chrome-extensie werkt niet voor een persoonlijke Google-account.
Note
Als je organisatie al gebruik maakt van Zivver, heb je waarschijnlijk al een Zivver account. Is dit niet het geval, kijk dan op Zivver account aanmaken.

Installeren vanuit de Google Chrome Web Store

  1. Ga naar de pagina voor de Zivver Chrome-extensie voor Gmail in de Chrome Web Store.

  2. Klik op Toev. aan Chrome
    Er verschijnt een melding waarin toestemming wordt gevraagd.

  3. Klik op Extensie toevoegen
    De extensie is geïnstalleerd. Er verschijnt een venster waarin wordt uitgelegd hoe de extensie opgestart kan worden. Het kan zijn dat er wordt gevraagd of de extensie ook op andere Chrome-toestellen moet worden geïnstalleerd, als deze al aan je account gekoppeld zijn.

  4. Log in bij Zivver om de extensie op te starten
    Er kan op twee verschillende manieren worden ingelogd, afhankelijk van de instellingen van je organisatie. Je zult of worden doorgestuurd naar de SSO-dienst die je organisatie gebruikt, waar je de inloggegevens van je werkplek moet invoeren, of je moet je Zivver wachtwoord invoeren.

Inloggen met werkplekgegevens

Afhankelijk van hoe de Zivver beheerder van jouw organisatie Zivver heeft ingesteld, kan het zijn dat je automatisch wordt doorgestuurd naar een pagina om in te loggen bij jouw organisatie. Voer de gegevens van je werkplek in om in te loggen.

Inloggen met e-mailadres en Zivver wachtwoord.

Is je e-mailadres nog niet voor Zivver ingesteld? Klik op de link E-mail activeren en vul je Zivver wachtwoord in om in te loggen.

Als je ingelogd wilt blijven, vink je het vakje aan bij Houd mij 30 dagen ingelogd. Je blijft dan 30 dagen ingelogd op dit toestel.

Heb je al een extra inlogmethode ingesteld? Dan kun je deze uitvoeren in het volgende scherm.

Je bent nu ingelogd bij Zivver in Gmail en klaar om veilige berichten te lezen en te versturen. Als je nog geen Zivver balk ziet wanneer je een nieuw bericht schrijft, kan het zijn dat je de pagina eerst moet verversen. Heb je problemen bij het inloggen? Neem contact op met de Zivver beheerder van jouw organisatie.

Veilig een bericht versturen

Je moet ingelogd zijn bij Zivver via Gmail:

  1. Klik op Opstellen in Gmail.
    Er opent een venster waarin je een bericht kunt schrijven.

  2. Stel het bericht op zoals je normaal gesproken zou doen: voeg een ontvanger en onderwerp toe, en schrijf je bericht.

  3. Zet Veilig versturen aan om je bericht veilig te kunnen versturen.

  4. Optioneel: Klik op Bestanden bijvoegen in de balk onderin op een bestand (tot 5TB) toe te voegen aan je bericht.

  5. Zet Veilig versturen AAN.
    Als je een Zivver bericht naar een nieuwe ontvanger verstuurt, word je gevraagd om een verificatiemethode voor de ontvanger in te stellen.

Beveiligingsmeldingen

Je organisatie heeft verschillende regels ingesteld om ervoor te zorgen dat gevoelige informatie altijd via Zivver wordt verstuurd. Zivver gebruikt beveiligingsmeldingen om je te waarschuwen wanneer zo’n regel geactiveerd wordt.

Berichtinformatie

Voor ieder bericht dat je verstuurt, kun je de berichtinformatie bekijken. Op die manier weet je wie het bericht wel of niet heeft geopend. De berichtinformatie staat rechtsonder in het verstuurde Zivver bericht, als icoon van een kleine envelop. Klik op de envelop of hou de muis op het envelop-icoon om te zien wie het bericht wel of niet gelezen heeft.

  • Grijs en gesloten: het bericht is nog niet geopend door de ontvangers.

  • Grijs en open: het bericht is gelezen, maar nog niet door alle ontvangers.

  • Blauw en open: het bericht is door alle ontvangers gelezen.

Het getal naast de envelop laat ziet hoeveel ontvangers het bericht hebben gelezen.

Bericht intrekken

Zivver berichten kunnen op ieder moment na verzending worden ingetrokken. Dit kan voor alle deelnemers (inclusief de afzender) of voor alleen de ontvangers. Het intrekken van het bericht kan worden ingepland om na een bepaalde periode te gebeuren, maar kan ook direct worden gedaan. Het intrekken is ontworpen met twee belangrijke doeleinden in gedachten: - het intrekken van een bericht dat per abuis verstuurd is - het voldoen aan wetten of het organisatiebeleid waarin staat dat de berichten niet oneindig bewaard mogen worden. Je kunt de berichten handmatig intrekken, maar kunt ook instellen wanneer een bericht vervalt. Dit kan zowel voor als na verzending worden ingesteld.

Vervaldatum instellen voor nieuwe berichten

  1. Klik op het verval-icoon history onderin het scherm waarin je het bericht opstelt.

  2. Klik op de wisselknop toggle_off .\ Er opent een nieuw venster: Toegang tot bericht intrekken.

  3. Klik op ONTVANGERS als je wilt dat het bericht wordt verwijderd uit de mailbox van je ontvanger(s).\ OF\ Klik op IEDEREEN als je wilt dat het bericht wordt verwijderd uit zowel de mailbox van je ontvanger(s) en jouw eigen mailbox.
    WARNING: Door IEDEREEN te kiezen wordt het bericht verwijderd nadat de ingestelde periode is verstreken. Het is dan op geen enkele manier mogelijk om de toegang tot het bericht te herstellen.

  4. Klik op LATER als je wilt dat het bericht later wordt ingetrokken.+ OF
    Klik op NU als je wilt dat het bericht direct wordt ingetrokken.

  5. Stel een tijd en datum in met het veld en het vervolgkeuzemenu. Het kan zijn dat je organisatie al een standaard datum en tijd heeft ingesteld. _De geplande datum waarop het bericht wordt ingetrokken staat onderaan weergegeven. Deze verandert conform wat jij erboven instelt.

  6. Klik op INSTELLEN.
    Er verschijnt een venster voor bevestiging.

  7. Klik op OKÉ om je keuzes te bevestigen.
    Als je ervoor hebt gekozen om je bericht LATER in te trekken, verschijnt er een lichtblauwe balk boven de aanhef van je bericht, waarin staat wanneer het bericht wordt ingetrokken.
    Als je ervoor hebt gekozen om je bericht NU in te trekken, verschijnt er een grijze balk boven de aanhef van je bericht, waarin staat dat toegang tot het bericht is ingetrokken.
    NOTE: Het intrekken van de toegang tot het bericht zorgt ervoor dat het uit de Zivver mailboxen van alle ontvangers wordt verwijderd, inclusief de geadresseerden in de Cc en Bcc.

Vervalinstellingen voor verzonden berichten aanpassen

  1. Ga in je Gmail naar de map Verzonden.

  2. Zoek het bericht dat je wilt intrekken of waarvan je de instellingen wilt aanpassen, en klik erop. Voor Zivver berichten staat er in het onderwerp '[Dit bericht is versleuteld met Zivver]’.

  3. Klik op INSTELLINGEN AANPASSEN in rechterbovenhoek van het berichtvenster,

  4. Pas de instellingen aan zoals gewenst.

  5. Klik op OPSLAAN.

Ontvangerscontrole

Zivver probeert de identiteit van de ontvanger vast te stellen door te controleren of de ontvanger een eerder gedeeld geheim kent. Dit is meestal een toegangscode, die op andere wijze dan per e-mail gecommuniceerd is. Zie de Ontvangerscontrole voor meer informatie.

Persoonlijke instellingen

Klik op Persoonlijke instellingen in het uitklapmenu om je Zivver instellingen te wijzigen. Ga naar de Zivver WebApp Gebruikershandleiding om meer te weten te komen over de verschillende instellingen.

Bedrijfsregels

De Zivver Chrome-extensie voor Gmail controleert het Gmail berichtvenster en kan waarschuwingen weergeven als je informatie aan een bericht toevoegt die mogelijk gevoelig is of een Zivver bedrijfsregel activeert. Sommige geactiveerde bedrijfsregels voorkomen dat een bericht via Zivver kan worden verstuurd. Als dit het geval is, wordt de knop VERSTUREN grijs en kan deze niet worden aangeklikt, totdat de melding is opgelost.

Dit kan je als volgt verhelpen:

  1. Klik rechtsboven op de knop warning Problemen.
    Er opent een venster Beveiligingsproblemen, waarin de problemen in het bericht worden vermeld. Ook staan er mogelijke oplossingen om deze te verhelpen.

  2. Klik op Negeren om Zivver een bepaald probleem te laten negeren.

  3. Klik op OK om het venster met beveiligingsproblemen te sluiten en terug te gaan naar je bericht.

  4. Verander de onderdelen van je bericht die deze problemen veroorzaken, of verwijder ze.

Was dit artikel behulpzaam?

thumb_up thumb_down