Introductie

Zivver Secure eSignatures maakt het mogelijk om gevoelige documenten te (laten) ondertekenen vanuit Outlook. Deze handleiding licht toe welke mogelijkheden je hebt om overzicht te houden over de documenten die ondertekend zijn of moeten worden.

Overzicht documenten

1. Open het Zivver-tabblad bovenin Outlook.
2. Klik op Handtekeningenoverzicht.
   Er opent een nieuw venster met alle documenten die ooit ter ondertekening zijn aangeboden.
3. Je kunt de documenten op verschillende manieren zoeken en filteren:
   • Via het zoekveld: Zoek op documentnaam, gespreksonderwerp of afzendernaam.
   • Via het filter: Filter op status Nog te tekenen, In behandeling, Geweigerd of Ondertekend.
   • Sorteren: Klik op de kolomkop Datum aangemaakt of Status om te sorteren.
4. Klik rechts op Bekijk (of gebruik de pijl naast de Ondertekenen knop en kies Bekijk voortgang voor documenten die je nog moet ondertekenen) om de status te bekijken. Voor elk e-mailadres zijn de volgende statussen mogelijk:
   • Ondertekend: Deze ontvanger heeft het document ondertekend.
   • Nog te tekenen: Deze ontvanger moet het document nog ondertekenen.
   • Volgende ondertekenaar: Als er een ondertekenvolgorde is ingesteld, is dit de volgende ondertekenaar.
   • Wachten: Als er een ondertekenvolgorde is ingesteld, zijn er minstens twee ondertekenaars vóór deze ondertekenaar.
   • Ontvangt kopie: Deze ontvanger ontvangt een kopie van het document.
   • Kopie ontvangen: Deze ontvanger heeft een kopie van het document ontvangen.
5. Om een document te ondertekenen, klik je op de Ondertekenen knop naast het document.
   De ondertekenvenster opent, waarmee je het document kunt ondertekenen. Voor meer informatie over het ondertekenen van een document, zie Ondertekenen met Zivver-account.

Auditrapport

Voor documenten die door alle ondertekenaars zijn ondertekend, kun je een auditrapport downloaden waarin precies staat wie het document wanneer heeft ondertekend. Volg de onderstaande stappen om het auditrapport te downloaden:

1. Open het tabblad Zivver bovenin Outlook.
2. Klik op Handtekeningenoverzicht.
   Een nieuw venster opent met alle documenten die ooit zijn aangeboden voor ondertekening.
3. Klik op het pijltje keyboard_arrow_down naast Bekijk.
4. Klik op Download auditrapport.