Introductie

Zivver Secure eSignatures maakt het mogelijk om gevoelige documenten te (laten) ondertekenen vanuit Outlook. Deze handleiding licht toe hoe je gevoelige documenten kunt uploaden, ondertekenaars kunt toewijzen en kan voorbereiden voor ondertekening.

Procedure documenten en ondertekenaars toevoegen

1. Open een nieuw bericht in Outlook.

2. Klik op het het Zivver Sign icoon rechts op de Zivver balk.
   Zivver is geactiveerd en een nieuw venster opent.

3. Klik op “Klik hier om je bestanden te uploaden”.
   Een bestandsverkenner venster opent.

4. Selecteer een bestand (.pdf of .docx) dat je ondertekend wil hebben en klik op “Openen”.
   Herhaal deze stap tot je alle bestanden hebt toegevoegd die je ondertekend wil hebben.

5. Voeg het e-mailadres van de ondertekenaar(s) toe in het gebruikelijke “Aan” veld.

6. Per ontvanger kies je rechts in het pulldown menu of de ontvanger moet ondertekenen (Ondertekenen) of een kopie zal ontvangen (Kopie).

Procedure voorbereiden ondertekening

1. Klik per toegevoegd document op “Document voorbereiden”.
   Een nieuw venster opent met het document.
2. Klik op de gewenste locatie in het document om de volgende velden toe te voegen (keuzemenu):
   • Handtekeningveld
   • Tekstveld
   • Datumstempel
3. Klik op het zojuist aangemaakte veld en selecteer de ontvanger(s) die dit veld moet(en) invullen.
   Alleen ontvangens die eerder zijn aangemerkt als ondertekenaar kunnen deze velden invullen.
4. Klik opnieuw op het zojuist aangemaakte veld om de volgende wijzigigen aan te brengen:
   • Locatie in het document aanpassen: klik op het veld, houd muisknop ingedrukt en sleep naar nieuwe locatie
   • Grootte aanpassen: klik op roze bolletjes aan de rand van het veld, houd muisknop ingedrukt en corrigeer grootte
   • Verwijderen item: klik op “Verwijder dit veld”
5. Klik rechtsonder op “Voltooien”.
6. Het venster sluit en de tekst “check_circle Document voorbereid” verschijnt rechts in het menu.
7. Voeg indien gewenst een tekst toe aan het bericht dat je wil verzenden en verstuur deze beveiligd met Zivver zoals je gewend bent.