Introductie

Met Zivver Secure eSignatures kun je gevoelige documenten ondertekenen vanuit Outlook. In deze handleiding lees je hoe je gevoelige documenten uploadt, ondertekenaars toewijst en documenten gereedmaakt voor ondertekening.

Procedure voor het toevoegen van documenten en ondertekenaars

1. Open een nieuw bericht in Outlook.
2. Klik op het pictogram Zivver Sign aan de rechterkant van de Zivver-balk.
   Zivver wordt geactiveerd en een nieuw venster wordt geopend.
3. Voeg het e-mailadres van de ondertekenaar(s) toe in het gebruikelijke veld Aan.
4. Klik op Klik hier om je bestanden te uploaden.
   Er opent een verkenner-venster.
5. Selecteer een bestand (.pdf of .docx) dat je wilt laten ondertekenen en klik op Openen.
   Herhaal deze stap totdat je alle bestanden hebt toegevoegd die je wilt laten ondertekenen.
6. Kies per ontvanger in het keuzemenu aan de rechterkant of deze moet ondertekenen (Ondertekenen) of een kopie ontvangt (Ontvangt kopie).

Procedure voor het voorbereiden van ondertekening

1. Klik op Document voorbereiden voor elk toegevoegd document.
   Er wordt een nieuw venster geopend met het document.
2. Klik op de gewenste locatie in het document om de volgende velden toe te voegen (keuzemenu):
   • Handtekeningveld toevoegen
   • Tekstveld toevoegen
   • Datumstempel toevoegen
3. Klik op het veld dat je zojuist hebt aangemaakt en selecteer de ontvanger die dit veld moet invullen.
   Alleen ontvangers die eerder zijn aangemerkt als ondertekenaars kunnen deze velden invullen.
4. Klik opnieuw op het veld om de volgende wijzigingen aan te brengen:
   • Locatie aanpassen: klik op het veld, houd de muisknop ingedrukt en sleep het naar een andere locatie.
   • Grootte aanpassen: klik op de roze stippen aan de rand van het veld, houd de muisknop ingedrukt en pas de grootte aan.
   • Item verwijderen: klik op Verwijder dit veld.
5. Klik rechtsonder op Voltooien.
6. Het venster wordt gesloten en de tekst Document voorbereid verschijnt aan de rechterkant van het menu.
7. Stel indien gewenst een ondertekenvolgorde in.
8. Voeg indien gewenst een bericht toe aan de e-mail die je wilt versturen.
9. Verstuur je bericht veilig met Zivver.