Mailen naar externe ontvangers

Inleiding

In deze Quick Reference Card leggen wij uit hoe je een bericht veilig verstuurt naar iemand buiten je organisatie. We stellen een Ontvangerscontrole in, omdat de externe ontvanger waarschijnlijk geen ZIVVER-account heeft. Ontvangerscontrole is een extra beveiliging van het ZIVVER-bericht in de vorm van een SMS-code of toegangscode. Je hoeft de Ontvangerscontrole maar één keer in de stellen voor een e-mailadres. ZIVVER onthoud en herbuikt ingestelde Ontvangerscontroles.

Veilig mailen naar externe ontvanger

In de onderstaande procedure wordt verondersteld dat je een nieuw Outlook e-mail ontwerp hebt gemaakt en één of meer ontvangers toegevoegd.

  1. Open een nieuw bericht in Outlook.
  2. Klik op de schakelaar toggle_off in de grijze ZIVVER-werkbalk om veilig mailen aan te zetten.
    De werkbalk wordt blauw om aan te geven dat veilig mailen aan staat.
  3. Klik op de Ontvangerscontrole how_to_reg .
    Er opent een venster voor ontvangerscontrole.
  4. Klik op het menu naast een ontvanger. 5.Vul de ontvangerscontrole waar nodig aan:
    • ZIVVER-account - Als de ontvanger een ZIVVER-account heeft, wordt deze methode automatisch gekozen. De ontvanger kan het bericht meteen lezen. Deze optie is niet beschikbaar wanneer nieuwe ontvangers worden gemaild.
    • SMS naar nieuw nummer - Kies deze methode als u het mobiele telefoonnummer van de ontvanger kent. De ontvanger ontvangt een code via sms en moet deze in een formulier invullen om het bericht te openen.
    • SMS naar <telefoonnummer> - Kies deze methode als u wilt dat ZIVVER een nieuwe code verzendt via sms naar het reeds bekende telefoonnummer van een ontvanger. De ontvanger ontvangt een code via sms en moet deze in een formulier invullen om het bericht te openen.
    • Stel gedeelde toegangscode in - Kies deze methode als je wilt dat één toegangscode bruikbaar is voor alle afzenders binnen jouw organisatie (of domein) wanneer je communiceert met een specifieke ontvanger.
    • Gedeelde toegangscode <code> - Kies deze methode als u wilt dat uw ontvangers een bestaande toegangscode kunnen gebruiken die jouw organisatie voor hen heeft ingesteld. Wanneer de ontvanger het ZIVVER-bericht ontvangt, wordt hem om de code gevraagd.
    • Toegangscode - Kies deze methode als je geen mobiel nummer hebt, maar je wel een andere manier hebt om contact op te nemen met de ontvanger, anders dan e-mail. Kies een code en communiceer deze code naar de ontvanger. Wanneer de ontvanger het ZIVVER-bericht ontvangt, wordt hem om de code gevraagd. Stuur de code niet per e-mail, omdat dit de berichtgeving onveilig zou maken.
    • Toegangscode <code> - Kies deze methode als u wilt dat de ontvanger een toegangscode die u al op andere manieren hebt verzonden, opnieuw kunt gebruiken. Wanneer de ontvanger het ZIVVER-bericht ontvangt, wordt hem om de code gevraagd.
    • Verificatie-e-mail - Kies deze optie alleen als u geen van de bovenstaande opties kunt gebruiken. ZIVVER stuurt een toegangscode per e-mail. Leer meer over Ontvangerscontrole.
  5. Optioneel: Kies een meldingstaal:
    1. Klik op het ontvangers people pictogram.
      Een berichtkaart met de titel Ontvangers verschijnt
    2. Kies een taal voor de e-mailmelding in het vervolgkeuzemenu naast Notificatie taal:.
  6. Klik op OK.
    Je kan de e-mail nu veilig verzenden, ook naar ontvangers buiten jouw organisatie.



Heeft dit artikel aan je verwachtingen voldaan? thumb_up thumb_down