Beheerdershandleiding

Inleiding

In deze handleiding leggen wij uit hoe je ZIVVER-instellingen beheert. Je vind de beheerdersinstellingen tune linksonder in je scherm wanneer je ingelogd bent op onze WebApp. Ontbreken de beheerdersinstellingen linksonder in je scherm? Dan ben je geen beheerder. Vraag een beheerder binnen jouw organisatie om je beheerdersrechten te geven.

Informatie

In deze handleiding maken we gebruik van de fictieve organisatie Voorbeeld BV. Voorbeeld BV heeft een eigen website: www.voorbeeldbv.com. Iedereen binnen deze organisatie heeft een e-mailadres [naam]@voorbeeldbv.com.

Het Organisatie-overzicht

Organisatie-overzicht in de WebApp

Je ziet in het Organisatie-overzicht view_compact in een oogopslag de belangrijkste statistieken, meldingen en instellingen voor je organisatie.

Onder Statistieken zie je het aantal beheerders, gebruikers en het totaal aantal verzonden berichten.

Onder Meldingen tonen wij zaken die jouw aandacht als beheerder vragen.
Voorbeeld meldingen:

warning Er is maar 1 beheerder ingesteld.

warning 2 gebruikers zijn hun wachtwoord vergeten!

Via het overzicht kun je alle organisatie-instellingen vinden. De organisatie-instellingen staan ook in het zijpaneel links op je scherm.

Organisatieaccount

Organisatieaccount in de WebApp

In je Organisatieaccount business vul je de naam van je organisatie in en kun je een organisatielogo uploaden.

We schalen het logo automatisch naar de juiste grootte.

Notitie

Het logo dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
_ Een beeldverhouding van 2:1
_ minimaal 250 pixels breed en 125 pixels hoog

Verder naar onder kun je een Huisstijl voor gastomgeving selecteren. Selecteer een Organisatie thema en klik op OPSLAAN. De Huisstijl voor de gastomgeving zorgt ervoor dat de ontvangers de huisstijl van jouw organisatie terug herkennen in ZIVVER. Je ziet alleen een Standaard thema staan als de Huisstijl voor gastomgeving niet beschikbaar is.

Onderaan de Organisatieaccount-pagina verschijnt een knop om de complete organisatie te verwijderen. De knop VERWIJDEREN wordt pas zichtbaar als je de muis over deze sectie beweegt. Je moet je wachtwoord invoeren voordat je de organisatie definitief kan verwijderen.

Waarschuwing

Wij kunnen verwijderde berichten en bestanden niet herstellen! Verwijder een organisatie dus alleen na overleg met ZIVVER.

Hierna worden alle berichten en accounts voor de organisatie verwijderd.

Branding gastomgeving

Graag onderstaande gegevens bij jullie ZIVVER projectleider aanleveren:

Deze gegevens worden vervolgens doorgestuurd naar de ZIVVER design afdeling. Zij gaan een eerste ontwerp maken en deze met jullie communicatieafdeling delen. Als jullie akkoord gaan met het ontwerp, wordt het ontwikkeld en getest, en is binnen 1-2 weken beschikbaar. In de tussentijd kan de gastomgeving gewoon worden gebruikt, dan is echter niet jullie logo te zien maar het ZIVVER logo.

Aanzetten gastomgeving branding

Zodra de gastomgeving beschikbaar is, krijgen jullie een notificatie van ZIVVER. De ZIVVER beheerder binnen jullie organisatie kan deze gastomgeving aanzetten door ze te activeren in het beheerpaneel. Voor vragen over de gastomgeving kunnen jullie altijd bij jullie projectleider terecht.

Notitie

De branding gastomgeving is een aanvullende dienst en valt niet onder de basisfunctionaliteit. Neem contact met ons op als jouw organisatie een eigen huisstijl wil aanvragen.

Domeinnamen

Domeinnamen in de WebApp

Domeinnamen public beheer je ook in ZIVVER. Door het claimen van een of meerdere domeinnamen kunnen gebruikers niet zomaar een account aanmaken zonder dat jij dit weet als beheerder. Je moet een domein ook claimen om gebruik te kunnen maken van Single Sign-on (Hoofdstuk 9) en de SyncTool. Je kan alleen je eigen domein claimen. Openbare domeinnamen zoals outlook.com of gmail.com kan je niet claimen.

Het overzicht toont welke domeinen in jouw organisatie worden gebruikt. Als je organisatie net begint met ZIVVER, dan zal alleen het domein van jouw eigen mailadres worden weergegeven.

Een domeinnaam beheren

  1. Klik bij Domeinnamen beheren op de knop VOEG TOE
    Een nieuw scherm opent.
  2. Vul in het eerste veld het domeinnaam in.
    Gebruik geen @ in de domeinnaam.
  3. Selecteer in het tweede veld een van de standaard domein beheer-e-mailadressen.
    Je kunt alleen kiezen uit een van de volgende standaard beheerder-e-mailadressen om zeker te weten dat jij de eigenaar bent van dit domein.
    • admin@voorbeeldbv.com
    • administrator@voorbeeldbv.com
    • hostmaster@voorbeeldbv.com
    • postmaster@voorbeeldbv.com
    • webmaster@voorbeeldbv.com
      Heb je geen toegang tot één van deze vijf e-mailadressen? Overleg dan met je domeinbeheerder welk e-mailadres je hier kan selecteren. De domeinbeheerder kan bijvoorbeeld een van de bovenstaande vijf e-mailadressen als alias voor jouw eigen e-mailadres instellen. Dan ontvang je alle berichten aan dit e-mailadres op jouw eigen e-mailadres.
  4. Klik op DOMEIN TOEVOEGEN.
    Het domein staat nu in de lijst en heeft de status verifiëren.
  5. Open de mailbox van het e-mailadres wat je bij stap 3 hebt gekozen.
  6. Kopieer de code uit de verificatie-e-mail.
  7. Ga terug naar het tabblad Domeinnamen.
  8. Klik op VERIFIEER
    Een nieuw scherm opent om de domeinnaam te verifiëren.
  9. Voer de code uit de verificatie-e-mail in.
  10. Klik op VERIFIEER DOMEIN.
    Je beheert nu dit domeinnaam voor jouw organisatie binnen ZIVVER.
    De status staat nu op geclaimd.

Een domein overdragen

Het is mogelijk om het beheer van ZIVVER-accounts in een domein dat is geclaimd door een andere organisatie over te dragen. Als een domein met ZIVVER-accounts dat door uw organisatie wordt beheerd, door een andere organisatie is geclaimd, wordt de status ervan weergegeven als not_interested bezet in de domeinen lijst.

Notitie

Het beheerdersaccount dat de overdracht uitvoert mag niet vallen onder het domein dat wordt overgedragen. Zo kan admin@voorbeeldbv.com het domein voorbeeldbv.com niet overdragen. Daarom kan het nodig zijn om een nieuwe beheerdersaccount aan te maken met een ander domein om de overdracht succesvol uit te voeren.

Het beheer van ZIVVER-accounts over het genomen domein overdragen aan de andere organisatie:

  1. Druk op de knop OVERDRAGEN.
    Een bevestigingsvenster verschijnt
  2. Kies JA Na een korte pauze wordt het domein dat u hebt overhandigd verwijderd uit de lijst met domeinen
    De domeinverandering is geslaagd
Notitie

Accounts in het betreffende domein, inclusief eventuele functionele accounts, worden beheerd door de nieuwe organisatie. Alle aliassen in het domein worden verwijderd. Conversation starters die waren ingesteld voor e-mailadressen binnen het domein zullen worden verwijderd.

Notificatieberichten

Notificatieberichten in de WebApp

ZIVVER stuurt een notificatiebericht wanneer je een bericht stuurt naar een ontvanger. Onder het tabblad Notificatieberichten email kun jij de disclaimer van het notificatiebericht aanpassen. Verder kan je een gepersonaliseerd introductiebericht vooraf laten verzenden wanneer de ontvanger nog nooit een ZIVVER-bericht heeft ontvangen. Onderaan de pagina kan je de afzender van het notificatiebericht aanpassen. De afzender wordt dan het e-mailadres van de verzender in plaats van noreply@zivver.com.

Tekst notificatiebericht aanpassen

Elk notificatiebericht heeft onderaan ruimte voor gepersonaliseerde tekst. Je kunt hier uitleggen dat jouw organisatie veilig mailt met ZIVVER. Wij raden aan om contactgegevens van jouw organisatie hier te vermelden. Dit kan handig zijn wanneer ontvangers vragen hebben over het notificatiebericht.

Je kan de tekst in het notificatiebericht in het Duits, Engels en Nederlands verzenden. Dit is handig wanneer je een ZIVVER-bericht verzend naar Engels of Duits sprekende ontvangers.

  1. Selecteer de taal onder Taal van het notificatiebericht.
  2. Schrijf de tekst voor het notificatiebericht in de taal die je hebt geselecteerd.
    Bijvoorbeeld: Schrijf de tekst in het notificatiebericht in het Engels wanneer je bij stap 1 ‘English’ hebt geselecteerd.
  3. Klik op Opslaan.
  4. Optioneel: Herhaal deze stappen voor een andere taal bij stap 1.

Klik op STUUR VOORBEELD om per e-mail een voorbeeld van een notificatiebericht te ontvangen. Je ziet dan hoe het notificatiebericht eruit ziet voor ontvangers. Dit voorbeeld wordt gestuurd naar het e-mailadres waarmee je bent ingelogd in ZIVVER. Je kan een voorbeeld naar jezelf sturen in de talen Duits, Engels en Nederlands.

Introduceer ZIVVER aan nieuwe ontvangers

Nieuwe gastgebruikers kunnen een introductie-e-mail ontvangen wanneer zij nooit eerder een ZIVVER-bericht hebben ontvangen. In deze introductie-e-mail kun je uitleggen waarom jouw organisatie ervoor heeft gekozen om veilig te mailen met ZIVVER en uitleggen hoe de ontvanger berichten kan openen.

Zowel het onderwerp als het bericht van deze introductiemail moet je aanpassen. De standaard waarden zijn namelijk niet klaar om meteen te gebruiken. Dit is een voorbeeldtekst.
Klik op STUUR VOORBEELD om per e-mail een voorbeeld van een introductie-e-mail te ontvangen.Je ziet dan hoe de e-mail eruit ziet voor ontvangers. Dit voorbeeld wordt gestuurd naar het e-mailadres waarmee je bent ingelogd in ZIVVER.
Zet de schakelaar voor Verstuur introductiemail naar nieuwe ontvangers aan om gebruik te maken van deze functionaliteit. Klik vervolgens op de knop OPSLAAN.

Notitie

Met een nieuwe gastgebruiker bedoelen wij iemand die nog nooit eerder een ZIVVER-bericht heeft ontvangen voor dat e-mailadres.

DNS instellingen

ZIVVER kan notificatieberichten namens jouw organisatie versturen. Daarvoor stel je DNS-records in. Dit voorkomt problemen met spamfilters en zorgt ervoor dat eventuele bounce-berichten worden verwerkt door ZIVVER.

DNS-instellingen in WebApp

SPF (TXT-record): verifieert dat spf.zivver.com een geautoriseerde host is voor jouw organisatie.

DKIM (TXT-record): verifieert dat e-mail afkomstig van het domein is geautoriseerd door de eigenaar.

SES-code (TXT-record): verifieert dat jouw organisatie eigenaar is van het domein waarvan e-mails worden verzonden.

CNAME (CNAME-record): Werkt als subdomein dat wordt gebruikt door ZIVVER, maar door jouw organisatie wordt beheerd. Zo worden e-mails verzonden vanaf ZIVVER-servers als origineel gemarkeerd door ontvangende mailservers. Als beheerder moet je een subdomein maken met de naam zivverbounce.<organisate_domein>.tld en jouw CNAME-record zodanig instellen dat deze naar dat subdomein verwijst. ZIVVER controleert alleen het subdomein zivverbounce voor het bestaan van een CNAME-record. Alle andere subdomeinen die je maakt en waar CNAME-records aan worden toegevoegd, worden genegeerd.

Notitie

Als een CNAME-record is geconfigureerd, mogen geen andere records voor hetzelfde subdomein worden ingesteld.

ZIVVER controleert of jouw domeinrecords correct zijn ingesteld. De resultaten worden onderaan de pagina weergegeven. Als je op een waarschuwingsbord warning klikt (indien aanwezig), worden de records weergegeven die ontbreken.

Accounts

Accounts in de WebApp

Bij Accounts assignment_ind kun je accounts beheren die lid zijn van jouw organisatie. De meeste opties in dit hoofdstuk bevinden zich achter Bewerken edit . Gebruikers accounts en functionele accounts zijn in dit hoofdstuk terug te vinden.

Aanmaken functioneel account

Gebruik Functionele accounts voor algemene e-mailadressen zoals contact@voorbeeldbv.com, helpdesk@voorbeeldbv.com of info@voorbeeldbv.com. Functionele accounts worden ook gedeelde accounts of gedeelde mailboxen genoemd. Gebruikers kunnen niet inloggen op een functionele account, maar krijgen toegang van beheerders. Gebruikers zijn automatisch ingelogd voor de functionele account wanneer zij inloggen met hun gebruikersaccount.

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Klik rechtsboven op de knop FUNCTIONEEL ACCOUNT TOEVOEGEN.
    Een nieuw scherm opent.
  3. Vul een naam voor het functionele account in (bijvoorbeeld Helpdesk).
  4. Vul het e-mailadres in van het functionele account (bijvoorbeeld helpdesk@voorbeeldbv.com).
  5. Klik op TOEVOEGEN.
    Het functionele account is aangemaakt.

Gebruiker uitnodigen tot jouw organisatie zonder Single Sign-on

Informatie

Deze stappen werken alleen wanneer Single Sign-On (SSO) uitgeschakeld is en jouw organisatie geen accounts aanmaakt via de SyncTool.
Maakt jouw organisatie wel gebruik van SSO?
Leer meer over een gebruiker uitnodigen tot jouw organisatie met Single Sign-On.
Leer meer over de SyncTool

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Klik op UITNODIGEN.
    Een nieuw scherm opent.
  3. Vul de gegevens van de gebruiker in.
    Vul optioneel een persoonlijke boodschap in.
  4. Klik op OK.
    De gebruiker ontvangt een e-mail met instructies om een ZIVVER-account aan te maken en zich aan te sluiten bij jouw organisatie. Als de ontvanger al een ZIVVER account heeft, kan de e-mail worden gebruikt om de gebruiker zich aan te laten sluiten bij de organisatie.

Gebruiker uitnodigen tot jouw organisatie met Single Sign-on

Informatie

Deze stappen werken alleen wanneer Single Sign-On (SSO) ingeschakeld is en jouw organisatie geen accounts aanmaakt via de SyncTool. Maakt jouw organisatie geen gebruik van SSO of de SyncTool?
Leer meer over een gebruiker uitnodigen tot jouw organisatie zonder Single Sign-On.
Leer meer over de SyncTool

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Klik op VOEG TOE.
    Een nieuw scherm opent.
  3. Vul een naam in.
  4. Geef een wachtwoord op.
    Klik op GENEREER om ZIVVER een wachtwoord te laten genereren.
  5. Vul het e-mailadres in.
    Je kunt alleen een e-mailadres uitnodigen van een geclaimd domein.
  6. Klik op TOEVOEGEN.
    De gebruiker ontvangt een e-mail dat er een account is aangemaakt. De gebruiker kan inloggen met het opgegeven wachtwoord en kan vervolgens inloggen met zijn werkplekinloggegevens.

Uitnodiging opnieuw verzenden

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Klik achter de gebruiker op Stuur uitnodiging opnieuw refresh .
    De uitnodiging wordt opnieuw verzonden.

Uitnodiging intrekken

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Klik achter de gebruiker op Trek uitnodiging in remove_circle .
    De link in de uitnodiging is niet meer bruikbaar.

Profiel bewerken

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Klik achter de account op Bewerken edit .
  3. Pas de Volledige naam, Roepnaam, Taal of Tijdzone aan.
  4. Klik op OPSLAAN.

Wachtwoord wijzigen

Je kunt alleen een wachtwoord wijzigen van een gebruikersaccount en beheerdersaccount. Functionele accounts hebben geen wachtwoord en kunnen daarom niet worden gewijzigd.

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Klik achter de account op Bewerken edit .
  3. Ga naar Wachtwoord.
  4. Klik op VERANDER WACHTWOORD.
  5. Voer het nieuwe wachtwoord in.
  6. Optioneel: vink aan dat de gebruiker een nieuw wachtwoord moet kiezen bij de volgende login.

Account type wijzigen

Converteer een gebruikersaccount naar een functionele account wanneer dit account verkeerd is aangemaakt. Na het omzetten kunnen gebruikers niet meer inloggen met het e-mailadres en wachtwoord. Instellingen zoals aliassen, actieve sessies, extra inlogmethode, back-up codes en vertrouwde apparaten worden verwijderd.
Daarnaast kun je hier ook aangeven dat een gebruiker een beheerder is.

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Klik achter de account op Bewerken edit .
  3. Ga naar Accounttype.
  4. Klik op het accounttype dat je wilt instellen.
  5. Klik op OPSLAAN.
Notitie

Functionele accounts kunnen niet worden gepromoveerd tot administrator.

Een gebruiker tot administrator promoveren met SSO

Een ZIVVER-wachtwoord moet worden ingesteld voor normale accounts die worden gepromoveerd tot een administrator account. Dit is om te verzekeren dat admins altijd inloggen om organisatie-instellingen te beheren, zelfs wanneer SSO niet werkt.

Als een gebruikersaccount wordt gepromoveerd tot administrator en SSO aan staat, wordt gevraagd een nieuw, tijdelijk wachtwoord in te stellen voor de nieuwe administrator nadat je stap 5. hierboven hebt doorlopen.

De eerstvolgende keer dat de nieuwe administrator inlogt via ZIVVER, wordt hem/haar gevraagd het tijdelijke wachtwoord te veranderen naar een wachtwoord naar keuze.

De nieuwe administrator ontvangt een e-mail met de nieuwe functionaliteiten die hij of zij kan gebruiken.

Een gebruiker promoveren tot administrator zonder SSO

Als SSO niet aan staat in ZIVVER, is het niet nodig een tijdelijk wachtwoord voor de nieuwe administrator te kiezen.

De nieuwe administrator ontvangt een e-mail met de nieuwe functionaliteiten die hij of zij kan gebruiken.

Alias instellen

ZIVVER-berichten die naar een alias worden gestuurd komen automatisch terecht in het postvak van de primaire account. Zo kunnen ZIVVER-bericht die verzonden worden naar de alias hugo@voorbeeldbv.com binnen komen in het postvak van de primaire account hugo.admin@voorbeeldbv.com.

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Klik achter de account op Bewerken edit .
  3. Ga naar Beheer aliassen.
  4. Vul de alias in.
  5. Selecteer een domein.
    Je kunt alleen een alias instellen voor een geclaimd domein.
  6. Klik op VOEG ALIAS TOE.
  7. Optioneel: maak het ingestelde alias het primaire e-mailadres.

Gebruikers loggen in op het primaire e-mailadres of een alias. Het wachtwoord is hetzelfde. ZIVVER-berichten die verzonden worden naar een alias komen binnen in het postvak van de primaire account. Op dit moment is het alleen mogelijk om te verzenden vanuit het primaire e-mailadres.

Accounts samenvoegen

Je kunt twee bestaande accounts samenvoegen. Voer een bestaande account in als alias bij een andere bestaande account om ze samen te voegen.

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Klik achter de account op Bewerken edit .
  3. Ga naar Beheer aliassen.
  4. Vul een bestaand account in.
  5. Selecteer een domein.
    Je kunt alleen een alias instellen voor een geclaimd domein.
  6. Klik op VOEG ALIAS TOE.
    Een nieuw scherm opent om de accounts samen te voegen. Let op: Je kunt het samenvoegen van accounts niet ongedaan kunt maken!
  7. Klik op SAMENVOEGEN.
    De acccounts zijn samengevoegd. Toegang permissies naar de samengevoegde account worden niet meegenomen.
  8. Optioneel: maak het ingestelde alias het primaire e-mailadres.

Gebruikers loggen in op het primaire e-mailadres of een alias. Het wachtwoord is hetzelfde. ZIVVER-berichten die verzonden worden naar een alias komen binnen in het postvak van de primaire account. Op dit moment is het alleen mogelijk om te verzenden vanuit het primaire e-mailadres.

Notitie

Uitzondering: Je kunt geen beheerdersaccount samenvoegen met een gebruikersaccount of functionele account. Andersom werkt wel.
Uitzondering: Je kunt geen accounts samenvoegen wanneer het e-mailadres een alias is in plaats van gebruikersaccount of functionele account.

Toegang verlenen

Je kunt een gebruiker toegang geven tot de account van een andere gebruiker of functioneel account. Dit kan handig zijn wanneer een gebruiker op vakantie gaat en een andere collega het postvak moet waarnemen. Je kunt als gebruiker met toegang geen persoonlijke instellingen veranderen zoals het wachtwoord. Alleen een beheerder kan toegang permissie regelen. Een gebruiker kan zelf geen andere gebruiker toegang geven tot zijn account.

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Klik achter de account op Bewerken edit .
  3. Ga naar Geef toegang.
  4. Vul de naam of het e-mailadres van de gebruiker in.
  5. Klik op de beoogde gebruiker om hem toegang te geven.
    De gebruiker ontvangt een e-mail ter notificatie. De gebruiker is automatisch ingelogd voor deze gebruiker in de Office plugin. De gebruiker kan in de WebApp van account wisselen door rechtsboven in het scherm op de profielfoto te klikken.
  6. Optioneel: Geef bovenin bij Geef toegang aan of je wilt dat de ontvangers zien wie namens deze account een bericht stuurt. De standaard organisatie instelling kun je vinden onder Functionele accounts instellingen op de Accounts pagina.

Actieve sessies verwijderen

Actieve sessies worden aangemaakt wanneer een gebruiker inlogt. De actieve sessie wordt verwijderd in de volgende scenario’s.

Je kunt alleen actieve sessies verwijderen van gebruikersaccounts en beheerdersaccounts. Functionele accounts zijn ingelogd via een gebruikersaccount. De inlogsessie wordt automatisch verwijderd wanneer je de actieve sessies van de gebruiker verwijderd met toegang tot de functionele account.

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Klik achter de account op Bewerken edit .
  3. Ga naar Actieve sessies.
  4. Klik op VERWIJDER SESSIES.
  5. Klik op OK.
    De actieve sessies zijn verwijderd. De gebruiker moet opnieuw inloggen.

Communicatie log inzien

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Klik achter de account op Bewerken edit .
  3. Ga naar Communicatielog.
  4. Klik op BEKIJK LOG.
  5. Gebruik het filter rechtsboven op de pagina om te filteren op zogenaamde event categoriën.

Account (de)blokkeren of verwijderen

Gebruikers worden direct uitgelogd en kunnen niet meer inloggen wanneer hun account wordt geblokkeerd of verwijderd. Bij een geblokkeerde account blijft de informatie beschikbaar voor beheerders. Daarnaast kan een geblokkeerde account ook worden gedeblokkeerd. Toegang tot informatie zoals ZIVVER-conversaties zijn niet meer beschikbaar wanneer je een account verwijderd. Een account verwijderen is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Klik achter de account op Bewerken edit .
  3. Ga naar Deactiveer of verwijder account.
  4. Klik op VERWIJDER of DEACTIVEER.
  5. Klik op OK.

Accounts kunnen ook door de SyncTool automatisch worden geblokkeerd of verwijderd.

Functionele account instellingen

  1. Ga naar de Accounts pagina.
  2. Ga naar Functionele accounts instellingen.
  3. Zet het vinkje aan of uit achter de functionaliteit.
    Met het vinkje aan ziet de ontvanger welke gebruikersaccount namens een functionele account heeft gereageerd. Dit is de standaard organisatie instelling.

Je kunt op account niveau afwijken van de standaard organisatie instelling. Zie hiervoor Toegang verlenen in dit hoofdstuk.

Toegang tot berichten herstellen

Onder de Accounts pagina zie je een overzicht van gebruikers die toegang tot berichten kwijt zijn geraakt. Dit gebeurt als gebruikers hun wachtwoord vergeten en een nieuw wachtwoord aanmaken.

ZIVVER-berichten zijn versleuteld met een sleutel die gebaseerd is op het wachtwoord van het account. Als het wachtwoord gereset wordt, krijgt de gebruiker een nieuwe sleutel. Deze nieuwe sleutel past niet meer op het slot van de oude conversaties.

Klik op HERSTEL ALLES om toegang tot oude berichten te herstellen voor gebruikers.

Informatie

Gebruikt jouw organisatie Single Sign-On? Dan raken gebruikers toegang tot oude berichten niet kwijt wanneer hun wachtwoord verandert. Gebruikers loggen met Single Sign-On in met hun werkplekinloggegevens. Wanneer die gegevens veranderen heeft dat geen gevolgen voor ZIVVER.

Functionele accounts

Functionele accounts in de WebApp

In vorige versies van het beheerpaneel waren gebruikersaccounts en functionele accounts gescheiden secties. Vanaf versie 2.13.24-a bevinden alle soorten accounts zich onder de Accounts pagina. Alle functionaliteiten met betrekking tot functionele accounts kun je terugvinden onder het Accounts hoofdstuk in deze beheerdershandleiding.

Single Sign-On (SSO)

Single Sign-On (SSO) in de WebApp

ZIVVER ondersteunt inloggen via Single Sign-On vpn_key . Gebruikers kunnen dan in ZIVVER inloggen met hun werkplekinloggegevens. Ze hoeven dan geen apart wachtwoord aan te maken en te onthouden voor ZIVVER.

SSO Werk via SAML. ZIVVER ondersteunt de volgende Identity Providers:

Waarschuwing

SSO verkeerd instellen kan resulteren in gebruikers die niet meer kunnen inloggen. Neem contact met ons op als jouw organisatie SSO wilt gebruiken.

Vertrouwde netwerken

Vertrouwde netwerken in de WebApp

Informatie

Gebruikt jouw organisatie Single Sign-On? Dan is deze sectie niet van toepassing voor jouw organisatie.

Klik op Vertrouwde netwerken wifi_lock zodat gebruikers binnen een opgegeven netwerk niet met een extra inlogmethode (2FA) hoeven in te loggen in ZIVVER.

  1. Klik op de knop TOEVOEGEN om een vertrouwd netwerk toe te voegen.
  2. Geef de netwerkreeks op voor het vertrouwde netwerk.
  3. Geef een beschrijving van de netwerkreeks.
  4. Klik op de knop TOEVOEGEN.
  5. Geef aan of gebruikers geen extra inlogmethode (2FA) nodig hebben binnen het vertrouwde netwerk door een vinkje aan plaatsen voor deze instelling.
    Gebruikers die in ZIVVER inloggen vanaf het vertrouwde netwerk hoeven geen extra inlogmethode meer op te geven. Dit kan een veiligheidsrisico met zich meebrengen!
  6. Geef aan of toegang buiten het vertrouwde netwerk wordt geblokkeerd door een vinkje te plaatsen voor deze instelling.
    Gebruikers die zich buiten het vertrouwde netwerk bevinden kunnen met deze instelling aan niet meer inloggen in ZIVVER.

Exporteer gebruikersdata

Exporteer gebruikersdata in de WebApp

Met de functie Exporteer gebruikersdata get_app is het mogelijk om ZIVVER-berichten te downloaden via File Transfer Protocol (FTP). FTP laat je ZIVVER-berichten onversleuteld downloaden als .EML-bestanden. De bestanden bevatten informatie over de verzender, ontvanger, leesbevestiging en bijlages van de ZIVVER-berichten.

Op dit moment maken wij gebruik van FTP met expliciete TLS (Transport Layer Security), ook bekend als ftp(e)s. Ondanks dat je met ‘ftp://’ verbindt zullen FTP-programma’s proberen een beveiligde verbinding op te zetten. Lukt dat niet, dan komt er geen verbinding tot stand, zodat er geen onveilige situaties ontstaan.

Activeer FTP export

Begin bij stap 3 als je bij dit hoofdstuk bent gekomen via onze WebApp.

  1. Log in op de WebApp.
  2. Ga naar het tabblad Exporteer gebruikersdata get_app .
  3. Installeer een FTP-programma (zoals bijvoorbeeld FileZilla).
  4. Open het FTP-programma.
  5. Maak een nieuwe verbinding of sessie aan.
  6. Voer als host in: ftp.zivver.com.
  7. Geef de gebruikersnaam op onderaan de Exporteer gebruikersdata pagina in de ZIVVER WebApp.
  8. Geef als wachtwoord een API key op.
    Genereer hier een nieuwe API key.
  9. Vul als poort-nummer 21 in.
  10. Geef eventueel als protocol FTP op.
  11. Stel de versleuteling eventueel in op TLS/SSL Explicit Encryption.
  12. Bevestig de invoer.
  13. Maak verbinding.
  14. Indien nodig: Klik op OK om het nieuwe certificaat te vertrouwen. Dit verschilt per FTP-programma. FileZilla vraagt om het nieuwe certificaat te vertrouwen wanneer je voor het eerst verbinding maakt.

Je hebt nu verbinding met ZIVVER via FTP. Je kunt de ZIVVER-berichten van jouw organisatie als onversleutelde .EML-bestanden downloaden.

Bedrijfsregels

Bedrijfsregels in de WebApp

Klik links in het zijpaneel op Bedrijfsregels assignment om te zien welke bedrijfsregels jouw organisatie kan gebruiken. Bedrijfsregels berschermen jouw organisatie tegen gebruikers die onbewust gevoelige informatie onveilig verzenden. Bedrijfsregels controleren automatisch berichten en bijlages op gevoelige inhoud. Ze kunnen een of meerdere waarschuwingen geven aan gebruikers op basis van de inhoud van het bericht en de bijlage. Je kunt de bedrijfsregels naar wens instellen.

Schakel bedrijfsregels in en uit door onder de kolom Ingeschakeld een vinkje te plaatsen of weg te halen. Bepaal het veiligheidsniveau van de bedrijfsregels in de kolom Veiligheidsniveau.
Leer meer over verschillende veiligheidsniveau’s

Informatie

Zie je in het tabblad Bedrijfsregels assignment geen bedrijfsregels staan? Neem dan contact met ons op.

Gedeelde ontvangerscontrole

Gedeelde ontvangerscontrole in de WebApp

Klik links in het zijpaneel op Gedeelde ontvangerscontrole contact_phone om standaard verificatiemethodes voor ontvangers te beheren. Je kunt standaard verificatiemethodes zoeken, uploaden, bewerken en verwijderen. Mobiele nummers en Gedeelde toegangscodes die worden ingevoerd door gebruikers worden automatisch toegevoegd aan de lijst Gedeelde ontvangerscontrole. Gebruikers binnen jouw organisatie maken automatisch gebruik van de verificatiemethodes in deze lijst. Het voordeel voor gebruikers is dat alle gebruikers automatisch gebruik kunnen maken van deze verificatiemethode. Daarmee hoeft elke gebruiker niet elke keer opnieuw een verificatiemethode in te voeren. Het voordeel voor ontvangers is dat zij telkens gebruik kunnen maken van dezelfde verificatiemethode.

ZIVVER kiest automatisch de meest veilige standaard verificatiemethode. Gebruikers kunnen de standaard verificatiemethode niet aanpassen. Alleen een beheerder kan dit aanpassen. Gebruikers kunnen wel kiezen om een andere verificatiemethode te gebruiken.

Je kunt op twee verschillende manieren een standaard verificatiemethode instellen voor ontvangers. Handmatig en via een CSV-bestand.

Gedeelde ontvangerscontrole handmatig toevoegen

  1. Klik op de toevoegen knop personadd .
    _Een nieuw scherm opent.
  2. Vul de voornaam en achternaam in.
  3. Vul het e-mailadres in.
  4. Vul een mobiel telefoonnummer in.
    Kun je geen mobiel telefoonnummer gebruiken? Vul dan in de volgende stappen een Toegangscode in.
  5. Vul een toegangscode in.
  6. Vul eventueel een hint voor de toegangscode in.
    De hint wordt in het notificatiebericht toegevoegd voor de ontvanger.

Leer meer over het veiligheidsniveau van de SMS-code en Toegangscode

Gedeelde ontvangerscontrole per CSV-bestand importeren

  1. Klik op de knop uploaden publish .
    Een nieuw scherm opent.
  2. Download het voorbeeld bestand.
  3. Vul het voorbeeld bestand met de juiste gegevens.
    In het bestand staat aangegeven hoe je de te importeren ontvangerscontrole moet opschrijven.
  4. Klik op de knop uploaden publish .
    Een nieuw scherm opent.
  5. Klik op de knop UPLOADEN.
    ZIVVER checkt het bestand en laat op het volgende scherm een preview zien.

Onder het tabblad REJECTED staan invoeren die niet kloppen. Je kunt per invoer zien waar het mis is gegaan. Invoeren onder het tabblad REJECTED worden niet meegenomen met importeren.

Onder het tabblad ACCEPTED staan de invoeren die kloppen. Deze invoeren worden meegenomen met importeren.

Je kunt de gedeelde ontvangerscontrole beheren.

Gedeelde ontvangerscontrole beheren

Pas een gedeelde ontvangerscontrole aan door rechts in je scherm op het Bewerken edit te klikken. Je kunt de naam, het e-mailadres, de verificatiemethode en de waarde veranderen.

Verwijder een gedeelde ontvangerscontrole door rechts in je scherm op Verwijderen delete_forever te klikken. De gedeelde ontvangerscontrole is niet meer beschikbaar voor gebruikers.

Je kunt in de gedeelde ontvangerscontrole zoeken.

Zoeken

Je kunt een gedeelde ontvangerscontrole zoeken op e-mailadres en naam. Klik op Zoeken search rechtsboven in je scherm om te zoeken.

Verloopdatum berichten

ZIVVER-berichten kunnen na het verzenden worden ingetrokken, hetzij voor elke deelnemer (inclusief de afzender) of alleen voor ontvangers. Het intrekken van berichten kan onmiddelijk of worden gepland na een ingestelde periode. De verloopdatum van berichten is ontworpen om te voldoen aan twee belangrijke functies: - om foutief verzonden berichten in te trekken. - om te voldoen aan wetgeving of organisatiebeleid die vereisen dat kopieën van berichten niet voor onbepaalde tijd worden bewaard.

Verloopdatum berichten instellen

Als beheerder kan je een standaardperiode instellen voor de verloopdatum van berichten. Je kunt ervoor kiezen om berichten uit de ZIVVER-postvakken van ontvangers te verwijderen (berichten intrekken voor Ontvangers), of ze volledig te verwijderen (intrekken voor Iedereen).

Om een bepaalde verloopdatum van berichten voor de hele organisatie in te stellen:

  1. Ga naar de Verloopdatum berichten tabblad.
  2. Klik op de schakelaar voor Verloopdatum voor nieuwe berichten automatisch instellen.
    De schakelaar wordt blauw.
  3. Voer in na hoeveel uren, dagen of weken een bericht ingetrokken moet worden.
  4. Kies of je berichten wilt intrekken voor Ontvangers of voor Iedereen.
Waarschuwing

Het is onmogelijk om berichten te herstellen die zijn ingetrokken voor Iedereen.

Zelfs als er een verloopdatum van berichten voor de gehele organisatie is ingesteld, kan een gebruiker de standaard periode en de standaard actie op elk gewenst moment wijzigen.

Notitie

De verloopdatum kan door elke gebruiker volledig geannuleerd worden.

Notitie

Deze functionaliteit wordt niet ondersteund door versies van ZIVVER ouder dan 2.13.24

Audit log

Audit log in de WebApp

De Audit log maakt aanpassingen in ZIVVER inzichtelijk. Filter filter_list op verschillende categoriën om te vinden wat je zoekt. Rechtsboven in je scherm kun je de gegevens ook downloaden per maand in CSV-formaat via de downloadknop get_app .

Statistieken

Statistieken in de WebApp

Zie met Statistieken bar_chart hoe ZIVVER wordt gebruikt binnen jouw organisatie. Rechtsboven in je scherm kan je filteren op de statistieken van de laatste 7 dagen tot aan de statistieken sinds jullie ZIVVER gebruiken.

Van boven naar onder zie je de volgende statistieken

Plug-in-instellingen

Plug-in-instellingen in de WebApp

Met de ZIVVER Office Plugin verstuur je ZIVVER-berichten rechtstreeks vanuit Microsoft Outlook. Bepaal in het tabblad Plug-in-instellingen power welke instellingen aan of uit staan en of gebruikers de instelling lokaal mogen aanpassen.

Zet een vinkje onder de kolom AAN om een instelling aan te zetten. Met een vinkje staat deze instelling AAN bij gebruikers. Zet een vinkje onder de kolom Gedwongen om de keuze onder de kolom AAN/UIT gedwongen te maken. Gebruikers kunnen deze instelling niet lokaal aanpassen. Laat het vinkje onder de kolom Gedwongen weg wanneer je wilt dat gebruikers lokaal de instelling mogen aanpassen.

Plug-in-instellingen uitgelegd

API keys

API keys in de WebApp

Hier kun je API keys settings_input_component toevoegen, activeren, deactiveren of verwijderen. API keys worden gebruikt in de ZIVVER SyncTool om connectie te maken met jouw organisatie binnen ZIVVER of om gebruikersdata te exporteren (Hoofdstuk 10).

Een API key genereren

  1. Klik op de knop GENEREER.
    Een nieuw scherm opent.
  2. Vul een naam in voor de API key.
    Bijvoorbeeld SyncTool als je hem voor de ZIVVER SyncTool gaat gebruiken.
  3. Klik op TOEVOEGEN.
    Boven aan de lijst met bestaande API keys verschijnt de nieuwe API key.
    Tip

    Bewaar de API key goed! De key wordt slechts eenmaal getoond.

Bestaande API key deactiveren of verwijderen

Aangemaakte API keys kunnen worden gedeactiveerd of verwijderd. Klik onder kolom Actief op het vinkje om een API key te deactiveren. Klik op Verwijderen delete om API key te verwijderen.
Een nieuw scherm opent om de verwijdering te bevestigen. Klik op JA.

Conversatiestarters

Conversatiestarters in de WebApp

Met een Conversatiestarter link maak je een link aan waarmee externen zonder ZIVVER-account toch een ZIVVER-bericht kunnen verzenden naar een e-mailadres binnen jouw organisatie. Deze link publiceer je op de website achter een ‘mail ons veilig’-knop. Je kunt de link ook delen per e-mail.

Conversatiestarter aanmaken

  1. Klik rechtsboven in je scherm op TOEVOEGEN.
    Een nieuw scherm opent.
  2. Vul een beschrijving in.
    De beschrijving is alleen zichtbaar binnen de ZIVVER beheeromgeving.
  3. Vul bij Ontvanger het e-mailadres met een ZIVVER-account in.
    Dit e-mailadres zal de berichten ontvangen.
  4. Vul een onderwerp in.
    Dit is het onderwerp van de conversatie. Het onderwerp is voor elke conversatie hetzelfde.
  5. Vul een Welkomsttekst in.
    De verzender ziet deze tekst bij het opstellen van het bericht.

Conversatiestarter gebruiken

  1. Klik op de Link link om de conversatiestarter te kunnen gebruiken.
  2. Deel de *URL** met externen.
  3. Kopieer de Geïntegreerde code naar je website voor een ‘Mail mij veilig-knop’.
  4. Klik op SLUITEN wanneer je de URL of Geïntegreede code hebt gekopiëerd.

Pas de gegevens van de conversatiestarter aan of verwijder de conversatiestarter bij Instellingen settings .

Support

Support in de WebApp

In het tabblad Support help kun je contact met ons opnemen met de knop NEEM CONTACT OP. Wij helpen je graag verder! Wij horen graag feedback van gebruikers over onze producten. Heb je een suggestie of iets gezien wat niet klopt? Dan kun je dit doorgeven op support.zivver.com/feedback of via de knop GEEF FEEDBACK.

Mail Submission

Mail Submission in de WebApp

Mail Submission call_merge maakt het mogelijk om berichten rechtstreeks vanuit systemen via het veilige ZIVVER-platform te versturen.

Informatie

Mail Submission is een aanvullende dienst en valt niet onder de basisfunctionaliteit. Neem contact met ons op als jouw organisatie gebruik wilt maken van Mail Submission

Indien in de overeenkomst is afgesproken dat jouw organisatie gebruik gaat maken van mail submission kun je hier de benodigde gegevens genereren.

  1. Klik op GENEREER.
  2. Voer een beschrijving in.
  3. Klik op GENEREER.
    Een nieuw scherm opent met een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze gegevens worden slechts eenmalig getoond. Sla ze goed op!
  4. Vul in het bronsysteem waaruit je ZIVVER-berichten wilt sturen de SMTP-inloggegevens in.

Aangemaakte SMTP-inloggegevens kunnen worden gedeactiveerd of verwijderd. Klik onder kolom Ingeschakeld op het vinkje om SMTP-inloggegevens te deactiveren. Klik op Verwijderen delete om de SMTP-inloggegevens te verwijderen.
Een nieuw scherm opent om de verwijdering te bevestigen. Klik op JA.

Specials

Specials extension zijn maatwerk en een aanvullende dienst. Specials vallen daarom niet onder de basisfunctionaliteit.. Neem contact met ons op als je hier meer over wilt weten.




Heeft dit artikel aan je verwachtingen voldaan? thumb_up thumb_down