ZIVVER Office Plug-in - Gebruikershandleiding

Inleiding

Met ZIVVER kun je veilig privacygevoelige informatie delen met collega’s, klanten, patiënten, relaties en andere ontvangers. Als je een bericht veilig verstuurt, kunnen alleen jij en de ontvanger(s) dat bericht lezen.

Je kunt veilig mailen vanuit je webbrowser, op een tablet of mobiele telefoon of vanuit Outlook. Deze gebruikershandleiding is gericht op het gebruik van de ZIVVER Office Plugin voor Outlook (versie 2010, 2013 of 2016). In deze gebruikershandleiding leer je onder meer:

Leeswijzer
Deze handleiding is bedoeld als naslagwerk. Je hoeft hem niet van begin tot eind te lezen om veilig te kunnen mailen. Elk hoofdstuk staat op zichzelf. We vertellen in elk hoofdstuk wat je nodig hebt om de stappen te doorlopen. Vervolgens leggen we stap voor stap uit wat je moet doen.

Vragen?
Neem contact op met de servicedesk van jouw organisatie. Zij kunnen jou het beste verder helpen.

Gebruikershandleiding

Inloggen in Outlook

Als je veilig wilt mailen vanuit Outlook, dan heb je de ZIVVER Office Plugin nodig. Installeer deze zelf of laat het je IT-afdeling of systeembeheerder doen.

Voorbereiding:

  1. Klik bovenin op het tabblad ZIVVER in Outlook.
  2. Klik op Accounts beheren account_circle .
  3. Vul je e-mailadres in.
    Notitie

    Je kunt op drie verschillende manier inloggen. Dit hangt af van de organisatie instellingen.

  4. De drie manier om in te loggen zijn:
    1. Automatisch inloggen met je werkplekgegevens.
      Je wordt automatisch ingelogd na het aanklikken van je e-mailadres wanneer jouw organisatie gebruik maakt van automatisch inloggen met je werkplekgegevens.
    2. Inloggen met je werkplekgegevens.
      Wordt je automatisch doorgestuurd naar een inlogpagina van jouw organisatie? Dan kan jij inloggen in ZIVVER met je werkplekgegevens. Vul op deze pagina je werkplekgegevens in om in te loggen.
    3. Inloggen met je e-mailadres en ZIVVER-wachtwoord
      Staat je mailadres nog niet klaar? Klik dan op de link Activeer jouw e-mailadres add_circle . Vul dan je ZIVVER-wachtwoord in om in te loggen.
      Wil je niet steeds opnieuw in hoeven te loggen? Zet dan een vinkje bij Onthoud mijn gegevens voor 30 dagen. Je blijft dan 30 dagen ingelogd op dit apparaat.
      Heb je al een extra inlogmethode ingesteld? Vul deze op het volgende scherm in.

Je bent nu ingelogd in Outlook met ZIVVER en klaar om veilige berichten te lezen en verzenden. Neem contact op met de beheerder van ZIVVER binnen jouw organisatie wanneer je tegen problemen aanloopt met inloggen.

Account beveiligen met een extra inlogmethode

Beveilig je account met een extra inlogmethode. Je gebruikt dan een inlogcode tijdens het inloggen. Een inlogcode ontvang je per SMS-bericht of in een Authenticator App. Je kunt op dit moment alleen een extra inlogmethode instellen in onze WebApp.
Leer hoe je een extra inlogmethode instelt met een SMS-code
Leer hoe je een Authenticator app instelt als Google Chrome extensie

Veilig mailen vanuit Outlook

Veilig mailen is heel makkelijk direct vanuit Outlook, met behulp van de ZIVVER Office plugin.

Voorbereiding:

  1. Klik in Outlook op Nieuwe e-mail mail_outline .
  2. Stel een bericht op zoals je gewend bent.
    Voeg ontvangers toe.
    Vul een onderwerp in.
    Schrijf een bericht.
  3. Klik op het schuifbalkje bovenaan je bericht, naast het ZIVVER-logo, om veilig mailen aan te zetten.
  4. Klik op de bijlagen toevoegen attach_file in de veilig mailen balk om een bijlage (tot 5 TB) toe te voegen.
  5. Klik op Verzenden send .
    Een nieuw scherm opent omdat ZIVVER het bericht controleert op privacygevoelige gegevens. Als het bericht privacygevoelige gegevens bevat ontvang je een melding om het bericht te versturen via ZIVVER.
  6. Als je voor het eerst een ZIVVER bericht stuurt naar het ontvangende e-mailadres dan wordt je gevraagd om de ontvangerscontrole in te voeren. Stel de tweede factor authenticatie in en verstuur het bericht.
    Ontvangerscontrole zorgt ervoor dat alleen de juiste ontvangers toegang hebben tot jouw bericht. Leer meer over de verschillende verificatie niveaus
  7. Wacht een moment totdat het bericht is verstuurd.

Veiligheidsmeldingen

ZIVVER maakt gebruik van veiligheidsmeldingen om je te informeren wanneer een bepaalde regel geactiveerd wordt. Welke regels actief zijn, is afhankelijk van de instellingen binnen jouw organisatie. Als er gevoelige informatie in je bericht of bijlage(n) zit, dan kan de veilig mailen balk automatisch aangaan en van kleur veranderen.

ZIVVER heeft drie verschillende niveaus voor veiligheidsmeldingen.
Leer meer over de verschillende waarschuwingsniveuas

ZIVVER-bericht intrekken

Heb je een bericht per ongeluk naar een verkeerde ontvanger verstuurd? Heb je een verkeerde bijlage meegestuurd? In deze gevallen kun je het ZIVVER-bericht terugtrekken. Het bericht en de bijlagen zijn per direct niet meer toegankelijk voor alle ontvangers.

Lees het onderwerp over het intrekken van een bericht voor informatie over hoe u dit kunt doen.

Leesbevestiging

Van elk verzonden bericht kan je een leesbevestiging inzien. Zo weet jij wie jouw bericht heeft gelezen en wie niet.
Je vindt de leesbevestiging terug in de vorm van een klein envelopje rechtsonder in je verzonden ZIVVER-bericht. Houd je muis over het envelopje om te zien wie het bericht gelezen heeft.

Het getal naast het envelopje geeft aan hoeveel ontvangers het bericht gelezen hebben.

Klik op het envelopje of houd de muis over het envelopje om te zien wie het bericht heeft gelezen en wie niet.




Heeft dit artikel aan je verwachtingen voldaan? thumb_up thumb_down