Inleiding

De Zivver Conversatie starter zorgt ervoor dat je via Zivver eenvoudig veilig e-mails naar een organisatie kunt sturen. Dit kan op initiatief van een gastgebruiker, ongeacht of deze gastgebruiker al een Zivver-account heeft of niet. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je een Conversation starter configureert en hoe je deze als gastgebruiker gebruikt.

Conversatie starters instellen

Als Zivver-beheerder kun je twee verschillende soorten Conversatie starters aanmaken.

• Een persoonlijke Conversatie starter: Hiermee kunnen gebruikers buiten jullie organisatie een beveiligd bericht sturen naar een specifiek e-mailadres binnen jullie organisatie. Je configureert het e-mailadres waarop het bericht moet worden ontvangen.
• Een open Conversatie starter: Hiermee kunnen gebruikers opgeven naar welk e-mailadres binnen jullie organisatie ze een beveiligd bericht willen sturen. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat de afzender het specifieke e-mailadres kent waarnaar een email gestuurd moet worden. Je kunt ook een verzameladres opgeven zoals veiligmailen@organisatie.nl. Met zo’n adres kunnen gasten berichten naar jullie organisatie sturen als ze een bepaald e-mailadres niet kennen.

Een persoonlijke Conversatie starter maken

Hoe kunnen gebruikers beveiligde Zivver-berichten sturen naar een opgegeven e-mailadres van jullie organisatie?

1. Log in op de WebApp.
2. Ga naar Organisatie-instellingen tune in het linkerzijpaneel.
3. Klik op Conversatiestarters insert_link .
4. Klik op add_circle Nieuwe conversatiestarter
   Er wordt een nieuw scherm geopend.
5. Voer een beschrijving in
   De omschrijving is voor jullie eigen administratie. De gastgebruiker ziet deze beschrijving niet. Geef het een naam die je later kunt onthouden, zoals de locatie van de link.
6. Selecteer Ontvanger zelf kiezen
   Dit is de persoonlijke Conversatie starter.
7. Voer het e-mailadres van de ontvanger in
   Op dit e-mailadres worden de Zivver-berichten van de afzenders ontvangen.
8. Voer de onderwerpregel in
   Dit wordt het onderwerp van de e-mail. Houd er rekening mee dat je een onderwerpregel vooraf kunt configureren of de afzender een eigen onderwerpregel kunt laten invoeren (zie hieronder).
9. Configureer of de afzender de onderwerpregel kan aanpassen check_box of niet check_box_outline_blank
   Indien geactiveerd, wordt de ingegeven onderwerpregel (stap 8) een suggestie en moet de afzender een eigen onderwerpregel invoeren.
10. Configureer of er standaard een datum en tijdstempel aan de onderwerpregel worden toegevoegd check_box , of niet check_box_outline_blank
    Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld niet toestaat dat afzenders een eigen onderwerpregel invoeren, maar u wel een grote hoeveelheid inkomende e-mails verwacht. Dan kun je gemakkelijker onderscheid maken tussen e-mails met dezelfde onderwerpregel.
11. Voer een welkomsttekst in
    Dit bericht wordt aan afzenders getoond voordat ze hun bericht opstellen. Je kunt bijvoorbeeld aangeven welke informatie je wil ontvangen.
12. Klik op OPSLAAN
    De Conversatie starter is nu aangemaakt en wordt weergegeven in de lijst met Conversatie starters.
13. Klik op het linkpictogram met insert_link Link naast de naam van de Conversatie starter die je zojuist hebt gemaakt
    Je kunt de link kopiëren door op de bovenste knop Kopiëren te klikken
    Je kunt HTML-code kopiëren om een knop op jullie website te embedden door op de onderste knop Kopiëren te klikken
    Je kunt de Conversatie starter testen door op Stuur een beveiligd bericht te klikken.
14. Plaats de link of de HTML-code op jullie website of in een emailhandtekening
    De Conversatie starter kan nu worden gebruikt.

Een open Conversatie starter maken

Hoe kunnen gebruikers beveiligde Zivver-berichten sturen naar een zelfgekozen e-mailadres van jullie organisatie? De veronderstelling is dat ze het e-mailadres kennen. Je kunt ook een verzameladres opgeven zoals veiligmailen@organisatie.nl. Met een dergelijk adres kunnen gasten berichten naar jullie organisatie sturen als ze een bepaald e-mailadres niet kennen.

1. Log in op de WebApp.
2. Ga naar Organisatie-instellingen tune in het linkerzijpaneel.
3. Klik op Conversatiestarters insert_link .
4. Klik op add_circle Nieuwe conversatiestarter
   Er wordt een nieuw scherm geopend.
5. Voer een beschrijving in
   De omschrijving is voor jullie eigen administratie. De gastgebruiker ziet deze beschrijving niet. Geef het een naam die je later kunt onthouden, zoals de locatie van de link.
6. Selecteer Laat afzenders de ontvanger kiezen
   Dit is de open Conversatie starter.
7. OPTIONEEL: Vul het veld E-mailadres ontvanger (optioneel) vooraf in, zodat afzenders een e-mail kunnen sturen naar een verzamel-e-mailaccount in uw organisatie, als ze geen specifieke ontvanger kiezen voor jullie organisatie.
8. Voer een welkomsttekst in.
9. Klik op OPSLAAN.
   De Conversatie starter is nu aangemaakt en wordt weergegeven in de lijst met Conversatie starters.
10. Klik op het linkpictogram met insert_link Link naast de naam van de Conversatie starter die je zojuist hebt gemaakt
    Je kunt de link kopiëren door op de bovenste knop Kopiëren te klikken.
    Je kunt HTML-code kopiëren om een knop op uw website te embedden door op de onderste knop Kopiëren te klikken.
    Je kunt de Conversatie starter testen door op Stuur een beveiligd bericht te klikken.
11. Plaats de meegeleverde link of de HTML-code op jullie website of in een e-mailhandtekening
    De Conversatie starter kan nu worden gebruikt.

Conversatiestarters gebruiken als gastgebruiker

Hoe start je een veilig gesprek met een Zivver-ontvanger door middel van een Conversatie starter? Je hoeft geen geregistreerde Zivver-gebruiker te zijn.

1. Klik op de link of knop.
   Er opent een pagina, dit is de Zivver WebApp.
2. Vul je naam in.
3. Vul uw e-mailadres in.
4. Klik op Volgende
   Er wordt een nieuwe pagina weergegeven waarin u wordt gevraagd uw inbox te controleren
5. Open de Zivver-verificatiemail in je inbox en klik op de knop Start een conversatie
   Er wordt een nieuwe Zivver WebApp-pagina geopend.
6. Kies hoe je voortaan geauthenticeerd wilt worden in dit gesprek; met een SMS-code of een e-mailverificatie en voer de authenticatie uit
   Als u voor SMS-code kiest: De SMS met code wordt op dit moment rechtstreeks naar uw mobiele telefoon verzonden
   Als e-mailverificatie is gekozen: de e-mail met code wordt op dit moment naar uw inbox verzonden
   Je kunt een welkomsttekst lezen.
7. Klik op Start veilige conversatie.
8. Voer indien mogelijk het e-mailadres in van de ontvanger van de organisatie die u wilt e-mailen
   De ontvanger kan niet altijd aangepast worden. Dit wordt bepaald door de organisatie die u e-mailt.
9. Vul indien mogelijk de onderwerpregel in of wijzig deze.
   De onderwerpregel kan niet altijd worden bewerkt. Dit wordt bepaald door de organisatie die u e-mailt.
10. Stel uw bericht op en voeg eventueel (grote) bijlagen toe.
11. Druk op Versturen
    Je krijgt een schermmelding dat je bericht is verzonden. Dit wordt ook bevestigd door een nieuwe e-mail in uw inbox
    Je ontvangt een nieuw meldingsbericht wanneer je een antwoord ontvangt.