Zivver biedt nu een geautomatiseerd proces om gedeactiveerde gebruikersaccounts na 90 dagen te verwijderen. Deze functie stelt organisaties in staat om hun Zivver-accountbeheer beter af te stemmen op bestaande accountverwijderingsbeleid, waardoor tijd wordt bespaard en de administratieve werklast wordt verminderd.

Waarschuwing

Een verwijderd account kan niet worden hersteld, alle gegevens en toegang tot berichten gaan verloren.

Hoe werkt Geautomatiseerde Gebruikersverwijdering?

Zodra deze functie is ingeschakeld, worden gebruikers na 90 dagen verwijderd. Dit betekent het volgende:

• Accounts die al meer dan 90 dagen gedeactiveerd zijn wanneer de functie wordt ingeschakeld, worden binnen de volgende 24 uur verwijderd.
• Accounts die minder dan 90 dagen gedeactiveerd waren, worden 90 dagen na hun werkelijke deactiveringsdatum verwijderd.
• Accounts die voor 14-01-2025 gedeactiveerd zijn, wordt de deactiveringsdatum 14-01-2025 aangenomen. Dit gedrag heeft te maken met het begin van het volgen van de deactiveringsdatums toen we deze functie introduceerden op 14-01-2025.

Volledige beheerders en functionele accounts worden niet door deze functie beïnvloed.

Hoe Geautomatiseerde Gebruikersverwijdering in te schakelen

Stap 1: Toegang tot de Zivver Organisatie-instellingen

Log in op de Zivver Organisatie-instellingen met je beheerdersreferenties.

Opmerking

Als je organisatie Role-Based Access Control gebruikt, moet je de rol van Volledige Beheerder hebben om deze functie in of uit te schakelen.

Stap 2: Zet de functie aan

1. Navigeer onder Gebruikersbeheer naar de sectie Accountautomatisering.
2. Zet de instelling aan.
3. Klik op Opslaan.
4. Bekijk de informatie op het bevestigingsscherm.
5. Klik op Bevestigen.

Veelgestelde Vragen

V: Wat gebeurt er als ik een gebruiker heractiveer?

Als je een gebruiker heractiveert, wordt de gebruiker niet meer verwijderd. Als je de gebruiker daarna opnieuw deactiveert, wordt de deactivatiedatum teruggezet naar de laatste keer dat de gebruiker werd gedeactiveerd.

V: Wat gebeurt er als ik de instelling deactiveer?

Als de instelling wordt gedeactiveerd, worden er geen accounts meer automatisch verwijderd.

V: Kan een beheerder nog steeds berichten van een verwijderd account openen?

Nee, beheerders kunnen geen berichten van verwijderde accounts meer openen. Als de beheerder toegang tot berichten van een bepaalde mailbox moet behouden, raden we aan om deze mailbox om te zetten naar een functioneel account.

V: Kunnen ontvangers van berichten die door verwijderde gebruikers zijn verstuurd, deze berichten nog steeds openen?

Ja, berichten van verwijderde gebruikers blijven zichtbaar voor ontvangers. Als u wilt dat berichten ook voor ontvangers worden verwijderd (30 dagen na de verwijdering van de afzender), neem dan contact op met ons supportteam om een functie voor het verwijderen van berichten in te schakelen die we hiervoor aanbieden.

V: Kan ik een verwijderd account herstellen?

Nee, verwijderde accounts en de bijbehorende gegevens kunnen niet worden hersteld. Zorg ervoor dat het deactiveringsproces correct is voordat u deze functie inschakelt.

V: Heeft deze functie invloed op functionele accounts?

Nee, functionele accounts worden uitgesloten van automatische verwijdering.

V: Heeft deze functie invloed op beheerders?

Als je organisatie Role-Based Access Control gebruikt, geldt de automatische verwijdering niet voor Full Admins. Het geldt voor andere beheerdersrollen. Als je organisatie geen gebruik maakt van Role-Based Access Control, geldt het niet voor beheerders.

V: Kan ik gedeactiveerde accounts uitsluiten van verwijdering?

Nee, er is momenteel geen manier om accounts van dit proces uit te sluiten. Een alternatieve oplossing om toegang tot de gegevens te behouden, is het omzetten van het account naar een functioneel account.

V: Kan ik een aangepaste verwijdertermijn instellen?

Nee, momenteel is dit een vaste termijn, aangezien dit in lijn is met de bewaarbeleid van de meeste van onze klanten.

V: Wat gebeurt er als mijn organisatie geautomatiseerde synchronisaties gebruikt?

De functie werkt samen met geautomatiseerde synchronisaties en zal accounts geleidelijk in kleine batches verwijderen op basis van het synchronisatieschema.

V: Hoe volg ik welke accounts door deze functie zijn verwijderd?

Het auditlog legt een gebeurtenis vast voor elk verwijderd gebruikersaccount.