Inleiding

Er is een herziene versie beschikbaar in het Engels.

In deze handleiding leggen wij uit hoe je Zivver-instellingen beheert. Je vindt de beheerdersinstellingen tune linksonder in je scherm wanneer je ingelogd bent op onze WebApp. Ontbreken de beheerdersinstellingen linksonder in je scherm? Dan ben je geen beheerder. Vraag een beheerder binnen jouw organisatie om je beheerdersrechten te geven.

Het Organisatie-overzicht

Organisatie-overzicht in de WebApp

Je ziet in het Organisatie-overzicht view_compact in een oogopslag de belangrijkste statistieken, meldingen en instellingen voor je organisatie.

Onder Statistieken zie je het aantal beheerders, gebruikers en het totaal aantal verzonden berichten.

Onder Meldingen tonen wij zaken die jouw aandacht als beheerder vragen.
Voorbeeld meldingen:

warning Er is maar 1 beheerder ingesteld.

warning 2 gebruikers zijn hun wachtwoord vergeten!

Via het overzicht kan je alle organisatie-instellingen vinden. De organisatie-instellingen staan ook in het zijpaneel links op je scherm.

Organisatieaccount

Organisatieaccount in de WebApp

In je Organisatieaccount business vul je de naam van je organisatie in en kan je een organisatielogo uploaden.

We schalen het logo automatisch naar de juiste grootte.

Verder naar onder kan je een Huisstijl voor gastomgeving selecteren. Selecteer een Organisatie thema en klik op OPSLAAN. De Huisstijl voor de gastomgeving zorgt ervoor dat de ontvangers de huisstijl van jouw organisatie terug herkennen in Zivver. Je ziet alleen een Standaard thema staan als de Huisstijl voor gastomgeving niet beschikbaar is.

Onderaan de Organisatieaccount-pagina verschijnt een knop om de complete organisatie te verwijderen. De knop VERWIJDEREN wordt pas zichtbaar als je de muis over deze sectie beweegt. Je moet je wachtwoord invoeren voordat je de organisatie definitief kan verwijderen.

Hierna worden alle berichten en accounts voor de organisatie verwijderd.

Branding gastomgeving

Graag onderstaande gegevens bij jullie Zivver projectleider aanleveren:

• Contactpersoon communicatieafdeling
• Organisatielogo (in RGB) in vector formaat (bijvoorbeeld .eps, .ai of .svg)
• De kleurcode (in RGB) van de primaire kleur en eventueel de secundaire kleur van de huisstijl van jouw organisatie, Zivver maakt op basis van deze kleuren een kleurpalet voor de huisstijl in de gastomgeving.
• Optioneel: voor de achtergrond in het eerste scherm een foto in hoge resolutie, minimaal 1920 x 1280 pixels.

Deze gegevens worden vervolgens doorgestuurd naar de Zivver design afdeling. Zij gaan een eerste ontwerp maken en deze met jullie communicatieafdeling delen. Als jullie akkoord gaan met het ontwerp, wordt het ontwikkeld en getest, en is binnen 1-2 weken beschikbaar. In de tussentijd kan de gastomgeving gewoon worden gebruikt, dan is echter niet jullie logo te zien maar het Zivver logo.

Aanzetten gastomgeving branding

Zodra de gastomgeving beschikbaar is, krijgen jullie een notificatie van Zivver. De Zivver-beheerder binnen jullie organisatie kan deze gastomgeving aanzetten door ze te activeren in het beheerpaneel. Voor vragen over de gastomgeving kunnen jullie altijd bij jullie projectleider terecht.

Organisatie-eenheden

Vanuit Zivver-perspectief zijn organisatie-eenheden (hierna “OE’s”) subgroepen van een organisatie waar een deel van de gebruikers van de organisatie lid van is. Deze groepen kunnen een eigen beheerder, huisstijl en instellingen voor notificaties. Meestal zou je Zivver-OE’s toewijzen aan bestaande OE’s in jouw (LDAP-) omgeving.

Organisatie-eenheden toevoegen

Als je aparte instellingen wilt toewijzen aan een deel van je organisatie, moet je eerst een nieuwe OE aanmaken:

1. Log in op de Zivver WebApp als beheerder
2. Ga naar tuneOrganisatie-instellingen
3. Ga naar powerOrganisatie-eenheden
4. Klik op VOEG TOE
5. Voer een naam en identifier in voor de nieuwe OE
6. Klik op AANMAKEN De nieuwe OE is aangemaakt. De naam wordt in een venster weergegeven onder de paginakoptekst

OE-logo

Je kan je nieuwe organisatie-eenheid een logo toewijzen. Deze wordt in plaats van je bedrijfslogo weergegeven.

1. Klik om het Logo dropdownmenu uit te klappen
2. Klik op LOGO TOEVOEGEN
3. Selecteer het betreffende bestand Het logo wordt nu links van de OE-kopregel weergegeven

Klik op LOGO VERWIJDEREN indien je het logo wilt verwijderen. Je kan het huidige logo eenvoudig vervangen door een nieuw logo te uploaden.

OE branding voor gastgebruikers

Je kan een huisstijl kiezen om deze toe te wijzen aan je organisatie-eenheid, als aangepaste huisstijlen voor de gastomgeving zijn toegevoegd:

1. Klik om het dropdownmenu voor Huisstijl voor gastomgeving uit te klappen Er wordt een lijst met huisstijlen getoond
2. Klik op een huisstijl om deze te selecteren.
3. Klik op OPSLAAN

Selecteer de Standaard thema om geen aangepaste huisstijl toe te passen.

OE Tekst notificatiebericht aanpassen

Je kan een bericht toevoegen aan het eind van ieder notificatiebericht dat wordt verstuurd door ieder account in een organisatie-eenheid. Met dit bericht geef je de ontvanger meer informatie over het veilige bericht.

1. Klik om het Tekst notificatiebericht aanpassen dropdownmenu uit te klappen.
2. Selecteer een taal in het dropdownmenu
3. Voer een bericht in voor in de voettekst van het notificatiebericht
4. Klik op OPSLAAN

OE Introduceer Zivver aan nieuwe ontvangers

Je kan instellen dat Zivver nieuwe ontvangers een mail stuurt waarin wordt uitgelegd wat Zivver is en doet, voordat ze hun eerste Zivver-notificatiebericht ontvangen. Dit doe je als volgt:

1. Klik op het nieuw aangemaakte OE-venster
   OF klik op settings en vervolgens op BEWERKEN
   De Organisatie-eenheid pagina wordt getoond
2. Klik om Zivver uitleggen aan nieuwe ontvangers uit te klappen
3. Voer een onderwerpregel een tekst voor het bericht met uitleg in. Klik vervolgens op OPSLAAN OPTIONEEL: als je een bestaand bericht bewerkt, kan je op HERSTELLEN klikken om terug te gaan naar de eerder opgeslagen versie.
4. Klik op STUUR VOORBEELD om een voorbeeld van de uitleg naar je eigen mailbox te sturen. Een voorbeeld van de introductiemail met het onderwerp en de tekst die jij hebt ingevuld
5. Controleer of het ontvangen voorbeeld klopt
6. Schakel Verstuur introductiemail naar nieuwe ontvangers in toggle_on Er verschijnt een melding dat introductiemails vanaf nu worden verstuurd.

OE Accounts

Zivver-gebruikers kunnen worden toegewezen aan iedere OE binnen de organisatie, of juist aan geen een. Gebruikers die niet aan een OE zijn toegewezen, zijn toegewezen aan de standaard organisatie. Om gebruikers vanuit de beheerdersomgeving toe te wijzen aan je nieuwe OE, doe je het volgende:

1. Klik op het nieuw aangemaakte OE-venster OF klik op settings en vervolgens op BEWERKEN De Organisatie-eenheid pagina wordt getoond
2. Klik op Accounts om het menu uit te klappen
3. Klik op TOEVOEGEN Er verschijnt een lijst met alle accounts binnen jouw organisatie.
4. Selecteer de gewenste accounts door het selectievakje in de laatste kolom aan te klikken.
5. Klik op ACCOUNTS TOEVOEGEN De accounts zijn toegevoegd aan de OE. Er wordt een lijst met accounts weergegeven.

Het is mogelijk om gebruikers aan een OE toe te wijzen met de Synctool.

OE-gebeurtenissen log

De namen van gebeurtenissen binnen de Organisatie-eenheid beginnen met ‘Organisatie-eenheid’. Op dit moment worden er vier soorten gebeurtenissen gelogd:

• Organisatie-eenheid account verplaatst
• Organisatie-eenheid aangemaakt
• Organisatie-eenheid bijgewerkt
• Organisatie-eenheid verwijderd

Domeinnamen

Het beheren van jouw domein in Zivver geeft je controle over de accounts onder jouw domein op het Zivver platform en is nodig om gebruik te maken van de volgende kenmerken:

• Voorkomen dat gebruikers gratis accounts aanmaken onder jouw domein
• Aanmaken van email aliassen
• Single Sign-On
• Geautomatiseerd accountbeheer met de Zivver Synctool.

Een domeinnaam beheren

Een domein beheren

Een domein overdragen

Het is mogelijk om het beheer van Zivver-accounts in een domein dat is geclaimd door een andere organisatie over te dragen. Als een domein met Zivver-accounts dat door uw organisatie wordt beheerd, door een andere organisatie is geclaimd, wordt de status ervan weergegeven als not_interested bezet in de domeinen lijst.

Het beheer van Zivver-accounts over het genomen domein overdragen aan de andere organisatie:

1. Druk op de knop OVERDRAGEN.
   Een bevestigingsvenster verschijnt
2. Kies JA Na een korte pauze wordt het domein dat u hebt overhandigd verwijderd uit de lijst met domeinen
   De domeinverandering is geslaagd

Gratis accounts adopteren

Hoe adopteer je accounts voor een beheerd domein?

Notificatieberichten

Notificatieberichten in de WebApp

Zivver stuurt een notificatiebericht wanneer je een bericht stuurt naar een ontvanger. Onder het tabblad Notificatieberichten email kan je de disclaimer van het notificatiebericht aanpassen. Verder kan je een gepersonaliseerd introductiebericht vooraf laten verzenden wanneer de ontvanger nog nooit een Zivver-bericht heeft ontvangen. Onderaan de pagina kan je de afzender van het notificatiebericht aanpassen. De afzender wordt dan het e-mailadres van de verzender in plaats van noreply@zivver.com.

Tekst notificatiebericht aanpassen

Elk notificatiebericht heeft onderaan ruimte voor gepersonaliseerde tekst. Je kan hier uitleggen dat jouw organisatie veilig mailt met Zivver. Wij raden aan om contactgegevens van jouw organisatie hier te vermelden. Dit kan handig zijn wanneer ontvangers vragen hebben over het notificatiebericht.

Je kan de tekst in het notificatiebericht in het Duits, Engels en Nederlands verzenden. Dit is handig wanneer je een Zivver-bericht verzend naar Engels of Duits sprekende ontvangers.

1. Selecteer de taal onder Taal van het notificatiebericht.
2. Schrijf de tekst voor het notificatiebericht in de taal die je hebt geselecteerd.
   Bijvoorbeeld: Schrijf de tekst in het notificatiebericht in het Engels wanneer je bij stap 1 ‘English’ hebt geselecteerd.
3. Klik op Opslaan.
4. Optioneel: Herhaal deze stappen voor een andere taal bij stap 1.

Klik op STUUR VOORBEELD om per e-mail een voorbeeld van een notificatiebericht te ontvangen. Je ziet dan hoe het notificatiebericht eruit ziet voor ontvangers. Dit voorbeeld wordt gestuurd naar het e-mailadres waarmee je bent ingelogd in Zivver. Je kan een voorbeeld naar jezelf sturen in de talen Duits, Engels en Nederlands.

Introduceer Zivver aan nieuwe ontvangers

Nieuwe gastgebruikers kunnen een introductie-e-mail ontvangen wanneer zij nooit eerder een Zivver-bericht hebben ontvangen. In deze introductie-e-mail kan je uitleggen waarom jouw organisatie ervoor heeft gekozen om veilig te mailen met Zivver en uitleggen hoe de ontvanger berichten kan openen.

Zowel het onderwerp als het bericht van deze introductiemail moet je aanpassen. De standaard waarden zijn namelijk niet klaar om meteen te gebruiken. Dit is een voorbeeldtekst.
Klik op STUUR VOORBEELD om per e-mail een voorbeeld van een introductie-e-mail te ontvangen.Je ziet dan hoe de e-mail eruit ziet voor ontvangers. Dit voorbeeld wordt gestuurd naar het e-mailadres waarmee je bent ingelogd in Zivver.
Zet de schakelaar voor Verstuur introductiemail naar nieuwe ontvangers aan om gebruik te maken van deze functionaliteit. Klik vervolgens op de knop OPSLAAN.

DNS instellingen

Zivver kan notificatieberichten namens jouw organisatie versturen. Daarvoor stel je DNS-records in. Dit voorkomt problemen met spamfilters en zorgt ervoor dat eventuele bounce-berichten worden verwerkt door Zivver.

DNS-instellingen in WebApp

Hoe stel je jouw DNS in voor Zivver legt SPF, DKIM en CNAME uit in detail.

SPF (TXT-record): verifieert dat spf.zivver.com een geautoriseerde host is voor jouw organisatie.

DKIM (TXT-record): verifieert dat e-mail afkomstig van het domein is geautoriseerd door de eigenaar.

CNAME (CNAME-record): Werkt als subdomein dat wordt gebruikt door Zivver, maar door jouw organisatie wordt beheerd. Zo worden e-mails verzonden vanaf Zivver-servers als origineel gemarkeerd door ontvangende mailservers. Als beheerder moet je een subdomein maken met de naam zivverbounce.organisate_domein.tld en jouw CNAME-record zodanig instellen dat deze naar dat subdomein verwijst. Zivver controleert alleen het subdomein zivverbounce voor het bestaan van een CNAME-record. Alle andere subdomeinen die je maakt en waar CNAME-records aan worden toegevoegd, worden genegeerd.

Alle record types moeten worden toegevoegd uit de onderstaande tabel:

Type	Name	Host	Value
CNAME	CNAME	zivverbounce.<jouw_domein>	returnpath.zivver.com or
			returnpath.zivver.com.
TXT	DKIM	zivver._domainkey.<jouw_domein>	see app.zivver.com/organization/dns-settings
TXT	SPF	<jouw_domein>	v=spf1 mx include:_spf.zivver.com -all

Zivver controleert of jouw domeinrecords correct zijn ingesteld. De resultaten worden onderaan de pagina weergegeven. Als je op een waarschuwingsbord warning klikt (indien aanwezig), worden de records weergegeven die ontbreken.

Directe bezorging van inkomende berichten (Inbound Direct Delivery)

Deze optie is nuttig als je niet eerst de berichten wil exporteren uit Zivver. Voor meer informatie zie Inbound Direct Delivery

Accounts

Accounts in de WebApp

Bij Accounts assignment_ind kan je accounts beheren die lid zijn van jouw organisatie. De meeste opties in dit hoofdstuk bevinden zich achter Bewerken edit . Gebruikers accounts en functionele accounts zijn in dit hoofdstuk terug te vinden.

Aanmaken functioneel account

Gebruik Functionele accounts voor algemene e-mailadressen zoals contact@voorbeeldbv.com, helpdesk@voorbeeldbv.com of info@voorbeeldbv.com. Functionele accounts worden ook gedeelde accounts of gedeelde mailboxen genoemd. Gebruikers kunnen niet inloggen op een functionele account, maar krijgen toegang van beheerders. Gebruikers zijn automatisch ingelogd voor het functioneel account wanneer zij inloggen met hun gebruikersaccount.

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Klik rechtsboven op de knop FUNCTIONEEL ACCOUNT TOEVOEGEN.
   Een nieuw scherm opent.
3. Vul een naam voor het functioneel account in (bijvoorbeeld Helpdesk).
4. Vul het e-mailadres in van het functioneel account (bijvoorbeeld helpdesk@voorbeeldbv.com).
5. Klik op TOEVOEGEN.
   Het functioneel account is aangemaakt.

Gebruiker uitnodigen tot jouw organisatie zonder Single Sign-on

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Klik op UITNODIGEN.
   Een nieuw scherm opent.
3. Vul de gegevens van de gebruiker in.
   Vul optioneel een persoonlijke boodschap in.
4. Klik op OK.
   De gebruiker ontvangt een e-mail met instructies om een Zivver-account aan te maken en zich aan te sluiten bij jouw organisatie. Als de ontvanger al een Zivver account heeft, kan de e-mail worden gebruikt om de gebruiker zich aan te laten sluiten bij de organisatie.

Gebruiker uitnodigen tot jouw organisatie met Single Sign-on

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Klik op VOEG TOE.
   Een nieuw scherm opent.
3. Vul een naam in.
4. Geef een wachtwoord op.
   Klik op GENEREER om Zivver een wachtwoord te laten genereren.
5. Vul het e-mailadres in.
   Je kan alleen een e-mailadres uitnodigen van een geclaimd domein.
6. Klik op TOEVOEGEN.
   Neem contact op met de gebruiker en deel het zojuist gegenereerde wachtwoord. Verzoek de gebruiker om hiermee in te loggen. Hierna kan de gebruiker inloggen met zijn werkplekgegevens.

Uitnodiging opnieuw verzenden

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Klik achter de gebruiker op Stuur uitnodiging opnieuw refresh .
   De uitnodiging wordt opnieuw verzonden.

Uitnodiging intrekken

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Klik achter de gebruiker op Trek uitnodiging in remove_circle .
   De link in de uitnodiging is niet meer bruikbaar.

Profiel bewerken

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Klik achter de account op Bewerken edit .
3. Pas de Volledige naam, Roepnaam, Taal of Tijdzone aan.
4. Klik op OPSLAAN.

Wachtwoord wijzigen

Je kan alleen een wachtwoord wijzigen van een gebruikersaccount en beheerdersaccount. Functionele accounts hebben geen wachtwoord en kunnen daarom niet worden gewijzigd.

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Klik achter de account op Bewerken edit .
3. Ga naar Wachtwoord.
4. Klik op VERANDER WACHTWOORD.
5. Voer het nieuwe wachtwoord in.
6. Optioneel: vink aan dat de gebruiker een nieuw wachtwoord moet kiezen bij de volgende login.

Accounttype wijzigen

Converteer een gebruikersaccount naar een functioneel account wanneer dit account verkeerd is aangemaakt. Na het omzetten kunnen gebruikers niet meer inloggen met het e-mailadres en wachtwoord. Instellingen zoals aliassen, actieve sessies, extra inlogmethode, back-up codes en vertrouwde apparaten worden verwijderd.
Daarnaast kan je hier ook aangeven dat een gebruiker een beheerder is.
Je kan ook een functioneel account naar een gebruikersaccount omzetten.

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Klik achter de account op Bewerken edit .
3. Ga naar Accounttype.
4. Klik op het accounttype dat je wilt instellen.
5. Klik op OPSLAAN.

Een gebruiker tot administrator promoveren met SSO

Een Zivver-wachtwoord moet worden ingesteld voor normale accounts die worden gepromoveerd tot een administrator account. Dit is om te verzekeren dat admins altijd inloggen om organisatie-instellingen te beheren, zelfs wanneer SSO niet werkt.

Als een gebruikersaccount wordt gepromoveerd tot administrator en SSO aan staat, wordt gevraagd een nieuw, tijdelijk wachtwoord in te stellen voor de nieuwe administrator nadat je stap 5. hierboven hebt doorlopen.

De eerstvolgende keer dat de nieuwe administrator inlogt via Zivver of wanneer ze proberen toegang te krijgen tot het Organisatie-overzicht, wordt hem/haar gevraagd om een Zivver-wachtwoord keuzen.

De nieuwe administrator ontvangt een e-mail met de nieuwe functionaliteiten die hij of zij kan gebruiken.

Een gebruiker promoveren tot administrator zonder SSO

Als SSO niet aan staat in Zivver, is het niet nodig een tijdelijk wachtwoord voor de nieuwe administrator te kiezen.

De nieuwe administrator ontvangt een e-mail met de nieuwe functionaliteiten die hij of zij kan gebruiken.

Alias instellen

Zivver-berichten die naar een alias worden gestuurd komen automatisch terecht in het postvak van de primaire account. Zo kunnen Zivver-bericht die verzonden worden naar de alias hugo@voorbeeldbv.com binnen komen in het postvak van de primaire account hugo.admin@voorbeeldbv.com.

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Klik achter de account op Bewerken edit .
3. Ga naar Beheer aliassen.
4. Vul de alias in.
5. Selecteer een domein.
   Je kan alleen een alias instellen voor een geclaimd domein.
6. Klik op VOEG ALIAS TOE.
7. Optioneel: maak het ingestelde alias het primaire e-mailadres.

Gebruikers loggen in op het primaire e-mailadres of een alias. Het wachtwoord is hetzelfde. Zivver-berichten die verzonden worden naar een alias komen binnen in het postvak van de primaire account. Op dit moment is het alleen mogelijk om te verzenden vanuit het primaire e-mailadres.

Accounts samenvoegen

Je kan twee bestaande accounts samenvoegen. Voer een bestaande account in als alias bij een andere bestaande account om ze samen te voegen.

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Klik achter de account op Bewerken edit .
3. Ga naar Beheer aliassen.
4. Vul een bestaand account in.
5. Selecteer een domein.
   Je kan alleen een alias instellen voor een geclaimd domein.
6. Klik op VOEG ALIAS TOE.
   Een nieuw scherm opent om de accounts samen te voegen. Let op: Je kan het samenvoegen van accounts niet ongedaan maken!
7. Klik op SAMENVOEGEN.
   De acccounts zijn samengevoegd. Toegang permissies naar de samengevoegde account worden niet meegenomen.
8. Optioneel: maak het ingestelde alias het primaire e-mailadres.

Gebruikers loggen in op het primaire e-mailadres of een alias. Het wachtwoord is hetzelfde. Zivver-berichten die verzonden worden naar een alias komen binnen in het postvak van de primaire account. Op dit moment is het alleen mogelijk om te verzenden vanuit het primaire e-mailadres.

Toegang verlenen

Je kan een gebruiker toegang geven tot de account van een andere gebruiker of functioneel account. Dit kan handig zijn wanneer een gebruiker op vakantie gaat en een andere collega het postvak moet waarnemen. Je kan als gebruiker met toegang geen persoonlijke instellingen veranderen zoals het wachtwoord. Alleen een beheerder kan toegang permissie regelen. Een gebruiker kan zelf geen andere gebruiker toegang geven tot zijn account.

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Klik achter de account op Bewerken edit .
3. Ga naar Geef toegang.
4. Vul de naam of het e-mailadres van de gebruiker in.
5. Klik op de beoogde gebruiker om hem toegang te geven.
   De gebruiker ontvangt een e-mail ter notificatie. De gebruiker is automatisch ingelogd voor deze gebruiker in de Office plugin. De gebruiker kan in de WebApp van account wisselen door rechtsboven in het scherm op de profielfoto te klikken.
6. Optioneel: Geef bovenin bij Geef toegang aan of je wilt dat de ontvangers zien wie namens deze account een bericht stuurt. De standaard organisatie instelling vind je onder Functionele accounts instellingen op de Accounts pagina.

Actieve sessies verwijderen

Actieve sessies worden aangemaakt wanneer een gebruiker inlogt. De actieve sessie wordt verwijderd in de volgende scenario’s.

• De gebruiker logt uit.
• De beheerder verwijdert de actieve sessie.
• De actieve sessie wordt na 30 dagen automatisch verwijderd.

Je kan alleen actieve sessies verwijderen van gebruikersaccounts en beheerdersaccounts. Functionele accounts zijn ingelogd via een gebruikersaccount. De inlogsessie wordt automatisch verwijderd wanneer je de actieve sessies van de gebruiker verwijderd met toegang tot de functionele account.

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Klik achter de account op Bewerken edit .
3. Ga naar Actieve sessies.
4. Klik op VERWIJDER SESSIES.
5. Klik op OK.
   De actieve sessies zijn verwijderd. De gebruiker moet opnieuw inloggen.

Communicatie log inzien

Om de communicatie log te zien:

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Klik achter de account op Bewerken edit .
3. Ga naar Communicatielog.
4. Klik op BEKIJK LOG.
5. Gebruik het filter rechtsboven op de pagina om te filteren op zogenaamde event categoriën.

Extra Inlogmethodes (2FA) verwijderen

Als de tweede authenticatiefactor voor een gebruiker is verloren of gecompromitteerd, kan het nodig zijn om deze te verwijderen en de gebruiker een nieuwe te laten instellen:

1. Ga naar de pagina Accounts.
2. Klik op het pictogram edit naast de accountnaam.
3. Ga naar Extra Inlogmethodes (2FA).
4. Klik op VERWIJDEREN
5. Klik op OK bij de weergegeven bevestigingsvraag.
   De 2FA-methode voor die gebruiker wordt verwijderd. De gebruiker wordt per e-mail op de hoogte gebracht dat hij of zij een nieuwe 2FA factors moet instellen.

Deactiveer of verwijder account

Gebruikers worden direct uitgelogd en kunnen niet meer inloggen wanneer hun account wordt geblokkeerd of verwijderd. Bij een geblokkeerde account blijft de informatie beschikbaar voor beheerders. Daarnaast kan een geblokkeerde account ook worden gedeblokkeerd. Toegang tot informatie zoals Zivver-conversaties zijn niet meer beschikbaar wanneer je een account verwijderd. Een account verwijderen is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Klik achter de account op Bewerken edit .
3. Ga naar Deactiveer of verwijder account.
4. Klik op VERWIJDER of DEACTIVEER.
5. Klik op OK.

Accounts kunnen ook door de Synctool automatisch worden geblokkeerd of verwijderd.

Functioneel-account instellingen

1. Ga naar de Accounts pagina.
2. Ga naar Functionele accounts instellingen.
3. Zet het vinkje aan of uit achter de functionaliteit.
   Met het vinkje aan ziet de ontvanger welke gebruikersaccount namens een functioneel account heeft gereageerd. Dit is de standaard organisatie instelling.

Je kan op account niveau afwijken van de standaard organisatie instelling. Zie hiervoor Toegang verlenen in dit hoofdstuk.

Toegang tot berichten herstellen

Onder de Accounts pagina zie je een overzicht van gebruikers die toegang tot berichten kwijt zijn geraakt. Dit gebeurt als gebruikers hun wachtwoord vergeten en een nieuw wachtwoord aanmaken.

Zivver-berichten zijn versleuteld met een sleutel die gebaseerd is op het wachtwoord van het account. Als het wachtwoord gereset wordt, krijgt de gebruiker een nieuwe sleutel. Deze nieuwe sleutel past niet meer op het slot van de oude conversaties.

Klik op HERSTEL ALLES om toegang tot oude berichten te herstellen voor gebruikers.

Functionele accounts

Functionele accounts in de WebApp

In vorige versies van het beheerpaneel waren gebruikersaccounts en functionele accounts gescheiden secties. Vanaf versie 2.13.24-a bevinden alle soorten accounts zich onder de Accounts pagina. Alle functionaliteiten met betrekking tot functionele accounts kan je terugvinden onder het Accounts hoofdstuk in deze beheerdershandleiding.

Single Sign-On (SSO)

Single Sign-On (SSO) in de WebApp

Zivver ondersteunt inloggen via Single Sign-On vpn_key . Gebruikers kunnen dan in Zivver inloggen met hun werkplekinloggegevens. Ze hoeven dan geen apart wachtwoord aan te maken en te onthouden voor Zivver.

SSO Werk via SAML. Zivver ondersteunt de volgende Identity Providers:

• Microsoft ADFS
• Microsoft Azure Active Directory
• Google G-Suite
• Okta

Vertrouwde netwerken

Je kan vertrouwde netwerken zo configureren dat gebruikers in het opgegeven netwerk geen extra log in, 2FA, hoeven te doen voor Zivver. Deze configuratie is minder veilig. Je kan ook voorkomen dat gebruikers van buiten het vertrouwde netwerk in kunnen loggen in Zivver.

Procedure

1. Open Vertrouwde netwerken in de WebApp.
   Of Klik **Vertrouwde netwerken.** wifi_lock
2. Klik Toevoegen.
3. Voer de netwerkreeks in en een beschrijving.
4. Klik Toevoegen.
5. Optioneel Kies of je deze opties wil of niet.
   • Geen extra inlogmethode (2FA) ...
   • Blokeer toegang buiten de vertrouwde netwerken

Exporteer gebruikersdata

Exporteer gebruikersdata in de WebApp

Met de functie Exporteer gebruikersdata get_app is het mogelijk om Zivver-berichten te downloaden via File Transfer Protocol (FTP). FTP laat je Zivver-berichten onversleuteld downloaden als .eml-bestanden.

Je kan een (bulk) export maken voor één enkel e-mailadres tot aan een export voor alle gebruikers binnen jouw organisatie. Dit betekent dat je alle Zivver-berichten, zowel verzonden als ontvangen, kan exporteren voor één e-mailadres tot aan alle e-mailadressen in jouw Zivver-organisatie. Geëxporteerde .eml-bestanden bevatten de tekst en afbeeldingen van een bericht en ook informatie over de verzender, ontvanger(s), leesbevestigingen en bijlagen van de Zivver-berichten. Grote bijlagen verzonden via Zivver worden ook geëxporteerd en als bijlage toegevoegd aan de Zivver-berichten.

Op dit moment maken wij gebruik van FTP met expliciete TLS (Transport Layer Security), ook bekend als ftp(e)s. Ondanks dat je met ‘ftp://’ verbindt zullen FTP-programma’s proberen een beveiligde verbinding op te zetten. Lukt dat niet, dan komt er geen verbinding tot stand, zodat er geen onveilige situaties ontstaan.

Activeer FTP export

Begin bij stap 3 als je bij dit hoofdstuk bent gekomen via onze WebApp.

1. Log in op de WebApp.
2. Ga naar het tabblad Exporteer gebruikersdata get_app .
3. Installeer een FTP-programma (zoals bijvoorbeeld FileZilla).
4. Open het FTP-programma.
5. Maak een nieuwe verbinding of sessie aan.
6. Voer als host in: ftp.zivver.com.
7. Geef de gebruikersnaam op onderaan de Exporteer gebruikersdata pagina in de Zivver WebApp.
8. Geef als wachtwoord een API key op.
   Genereer hier een nieuwe API key.
9. Vul als poort-nummer 21 in.
10. Geef eventueel als protocol FTP op.
11. Stel de versleuteling eventueel in op TLS/SSL Explicit Encryption.
12. Bevestig de invoer.
13. Maak verbinding.
14. Indien nodig: Klik op OK om het nieuwe certificaat te vertrouwen. Dit verschilt per FTP-programma. FileZilla vraagt om het nieuwe certificaat te vertrouwen wanneer je voor het eerst verbinding maakt.

Je hebt nu verbinding met Zivver via FTP. Je kan de Zivver-berichten van jouw organisatie als onversleutelde .eml-bestanden downloaden.

Bedrijfsregels

Bedrijfsregels in de WebApp

Klik links in het zijpaneel op Bedrijfsregels assignment om te zien welke bedrijfsregels jouw organisatie kan gebruiken. Bedrijfsregels berschermen jouw organisatie tegen gebruikers die onbewust gevoelige informatie onveilig verzenden. Bedrijfsregels controleren automatisch berichten en bijlages op gevoelige inhoud. Ze kunnen een of meerdere waarschuwingen geven aan gebruikers op basis van de inhoud van het bericht en de bijlage. Je kan de bedrijfsregels naar wens instellen.

Schakel bedrijfsregels in en uit door onder de kolom Ingeschakeld een vinkje te plaatsen of weg te halen. Bepaal het veiligheidsniveau van de bedrijfsregels in de kolom Veiligheidsniveau.
Leer meer over verschillende veiligheidsniveau’s

Vertrouwde domeinen

Kies voor welke domeinen je Zivver niet hoeft te gebruiken. Bijvoorbeeld omdat het mailsysteem via een interne relay berichten naar die domeinen kan bezorgen. Voor adressen in dergelijke domeinen laat Zivver de suggestie zien dat het niet nodig is om Zivver in te schakelen voor dit bericht. Maar de afzender kan Zivver nog wel inschakelen voor dat bericht.

Om berichten tussen bepaalde domeinen vrij te stellen van Zivver-encryptie en authenticatie:

1. Ga naar het tabblad Bedrijfsregels in de WebApp.
2. Voeg de domeinen toe die door uw organisatie worden gebruikt toe aan de vertrouwde domeinen lijst, een per regel
3. Voeg de domeinen van derden toe die u wilt uitsluiten van Zivver-berichten toe aan de vertrouwde domeinen lijst, een per regel
4. Druk op OPSLAAN
   De lijst wordt binnen de volgende 5 minuten bijgewerkt. De lijst met domeinen wordt automatisch in alfabetische volgorde gesorteerd.

Gedeelde ontvangerscontrole

Gedeelde ontvangerscontrole in de WebApp

Klik links in het zijpaneel op Gedeelde ontvangerscontrole contact_phone om standaard verificatiemethodes voor ontvangers te beheren. Je kan standaard verificatiemethodes zoeken, uploaden, bewerken en verwijderen. Mobiele nummers en Gedeelde toegangscodes die worden ingevoerd door gebruikers worden automatisch toegevoegd aan de lijst Gedeelde ontvangerscontrole. Gebruikers binnen jouw organisatie maken automatisch gebruik van de verificatiemethodes in deze lijst. Het voordeel voor gebruikers is dat alle gebruikers automatisch gebruik kunnen maken van deze verificatiemethode. Daarmee hoeft elke gebruiker niet elke keer opnieuw een verificatiemethode in te voeren. Het voordeel voor ontvangers is dat zij telkens gebruik kunnen maken van dezelfde verificatiemethode.

Zivver kiest automatisch de meest veilige standaard verificatiemethode. Gebruikers kunnen de standaard verificatiemethode niet aanpassen. Alleen een beheerder kan dit aanpassen. Gebruikers kunnen wel kiezen om een andere verificatiemethode te gebruiken.

Je kan op twee verschillende manieren een standaard verificatiemethode instellen voor ontvangers. Handmatig en via een CSV-bestand.

Gedeelde ontvangerscontrole handmatig toevoegen

1. Klik op de toevoegen knop personadd .
   _Een nieuw scherm opent.
2. Vul de voornaam en achternaam in.
3. Vul het e-mailadres in.
4. Vul een mobiel telefoonnummer in.
   Kan je geen mobiel telefoonnummer gebruiken? Vul dan in de volgende stappen een Toegangscode in.
5. Vul een toegangscode in.
6. Vul eventueel een hint voor de toegangscode in.
   De hint wordt in het notificatiebericht toegevoegd voor de ontvanger.
   

Leer meer over het veiligheidsniveau van de SMS-code en Toegangscode

Gedeelde ontvangerscontrole per CSV-bestand importeren

1. Klik op de knop uploaden publish .
   Een nieuw scherm opent.
2. Download het voorbeeld bestand.
3. Vul het voorbeeld bestand met de juiste gegevens.
   In het bestand staat aangegeven hoe je de te importeren ontvangerscontrole moet opschrijven.
4. Klik op de knop uploaden publish .
   Een nieuw scherm opent.
5. Klik op de knop UPLOADEN.
   Zivver checkt het bestand en laat op het volgende scherm een preview zien.

Onder het tabblad REJECTED staan invoeren die niet kloppen. Je kan per invoer zien waar het mis is gegaan. Invoeren onder het tabblad REJECTED worden niet meegenomen met importeren.

Onder het tabblad ACCEPTED staan de invoeren die kloppen. Deze invoeren worden meegenomen met importeren.

Je kan de gedeelde ontvangerscontrole beheren.

Gedeelde ontvangerscontrole beheren

Pas een gedeelde ontvangerscontrole aan door rechts in je scherm op het Bewerken edit te klikken. Je kan de naam, het e-mailadres, de verificatiemethode en de waarde veranderen.

Verwijder een gedeelde ontvangerscontrole door rechts in je scherm op Verwijderen delete_forever te klikken. De gedeelde ontvangerscontrole is niet meer beschikbaar voor gebruikers.

Je kan in de gedeelde ontvangerscontrole zoeken.

Zoeken

Je kan een gedeelde ontvangerscontrole zoeken op e-mailadres en naam. Klik op Zoeken search rechtsboven in je scherm om te zoeken.

Verloopdatum berichten

Zivver-berichten kunnen na het verzenden worden ingetrokken, hetzij voor elke deelnemer (inclusief de afzender) of alleen voor ontvangers. Het intrekken van berichten kan onmiddelijk of worden gepland na een ingestelde periode. De verloopdatum van berichten is ontworpen om te voldoen aan twee belangrijke functies: - om foutief verzonden berichten in te trekken. - om te voldoen aan wetgeving of organisatiebeleid die vereisen dat kopieën van berichten niet voor onbepaalde tijd worden bewaard.

Verloopdatum berichten instellen

Als beheerder kan je een standaardperiode instellen voor de verloopdatum van berichten. Je kan berichten ontoegankelijk maken voor ontvangers (berichten intrekken voor Ontvangers), of ze volledig ontoegankelijk maken (intrekken voor Iedereen).

Om een bepaalde verloopdatum van berichten voor de hele organisatie in te stellen:

1. Ga naar de Verloopdatum berichten tabblad.
2. Klik op de schakelaar voor Verloopdatum voor nieuwe berichten automatisch instellen.
   De schakelaar wordt blauw.
3. Voer in na hoeveel uren, dagen of weken een bericht ingetrokken moet worden.
4. Kies of je berichten wilt intrekken voor Ontvangers of voor Iedereen.

Zelfs als er een verloopdatum van berichten voor de gehele organisatie is ingesteld, kan een gebruiker de standaard periode en de standaard actie op elk gewenst moment wijzigen.

Verificatie Methoden

Verificatie Methoden in de WebApp.

Het Organisatiebrede Verificatie Methoden paneel geeft de beheerders de mogelijkheid om te kiezen welke typen ontvangerscontrole kan worden gebruikt door de gebruikers binnen de organisatie en bepalen hoe deze worden gebruikt. Een uitleg van de verschillende opties lees je hieronder:

• Schakel verificatie met toegangscode in
  Zivver stuurt een notificatiebericht aan de ontvanger met een link naar het beveiligde webportaal. Jouw organisatie dient vooraf de persoonlijke toegangscode aan de ontvanger communiceren via een andere weg, zodat ze het bericht kunnen openen.
  • Sta persoonlijke toegangscode toe
    Als deze optie is ingeschakeld kunnen gebruikers in hun persoonlijke contactlijst toegangscodes aanmaken en gebruiken voor ontvangers.
  • Schakel verificatie met een organisatie toegangscode in
    Zivver stuurt een notificatiebericht aan de ontvanger met een link naar het beveiligde webportaal. De ontvanger opent dan het bericht met de toegangscode. De toegangscode is opgeslagen in de organisatie contactlijst en dient vooraf met de ontvanger te worden gecommuniceerd.
  • Sta het instellen van een organisatie toegangscode toe
    Wanneer deze optie is ingeschakeld kunnen gebruikers een andere toegangscode gebruiken voor contacten dan de toegangscode die is opgeslagen in de organisatie contactlijst.

• Schakel verificatie met SMS in
  Zivver stuurt een notificatiebericht naar de ontvanger met een link naar het beveiligde webportaal. De ontvanger krijgt een eenmalig wachtwoord via SMS dat ze kunnen gebruiken om het bericht te openen.

  • Sta persoonlijk SMS nummer toe
    Als deze optie aan staat kan de gebruiker SMS-verificatie voor de ontvanger instellen door middel van het telefoonnummer van de ontvanger in de persoonlijke contactlijst van de Zivver-gebruiker.
    

  Als **Sta persoonlijk SMS nummer toe** uit staat en **Schakel verificatie met SMS in** aan staat dienen gebruikers voor elke nieuwe conversatie een mobiel telefoonnummer in te vullen voor elke ontvanger, en dat mobiele telefoonnummer wordt niet opgeslagen in de persoonlijke contactlijst. Mobiele nummers worden alleen opgeslagen in de persoonlijke contactlijst van de gebruiker als **Sta persoonlijk SMS nummer toe** is ingeschakeld.