Introductie

We zijn blij om onze Zivver OWA add-in v6 te lanceren! Met automatisch inloggen, een betere gebruikerservaringen en verbeterde verzendsnelheid zet deze versie een grote stap vooruit in het optimaliseren van de veilig mailen ervaring in Outlook Online.

Opwaarderen naar versie 6 van de Zivver OWA add-in is eenvoudig, maar niet automatisch. Dit document beschrijft de stappen die nodig zijn voor deze upgrade.

Beperkingen Microsoft Exchange Online add-in beheer

• Het kan tot 24 uur duren voordat nieuwe add-ins worden geïnstalleerd en zichtbaar zijn voor alle gebruikers in Outlook Online
• Het kan tot 24 uur duren voordat bestaande add-ins worden verwijderd voor alle gebruikers in Outlook Online
• Het kan tot 72 uur duren voordat bestaande add-ins een update krijgen, zoals het wisselen van de deployment type, of het in- of uitschakelen van add-ins voor gebruikers in Outlook Online
• Het kan tot 4 uur duren voordat een add-in wordt getoond wanneer een gebruiker zelf een add-in sideloadt vanwege caching in Outlook Online

Risico’s en mitigerende maatregelen

Risico #1

• Gebruiker heeft een oude versie én versie 6 van de Zivver OWA add-in tegelijkertijd actief

Wanneer een gebruiker beide versies van de Zivver OWA add-in heeft kan het zo zijn dat de gebruiker geen normale mail en geen veilige mail kan verzenden vanuit Outlook Online. Dit is het grootste risico voor de gebruikers.

Mitigerende maatregelen

• Verander de Deployment Method van de oude Zivver OWA add-in minimaal 72 uur voor het updaten op Optioneel. Gebruikers kunnen indien nodig de oude versie uitschakelen. Dit duurt maximaal 4 uur, zie Beperkingen Microsoft Exchange Online add-in beheer
  • Bereid instructies voor hoe gebruikers eenvoudig de oude add-in versie kunnen uitschakelen, indien dit voorkomt.
    • Zorg dat de servicedesk deze instructies paraat heeft
    • Zorg dat de gebruikers deze instructies zelfstandig kunnen vinden op intranet of in hun mail
• Bereid instructies voor hoe gebruikers een alternatief kunnen gebruiken om (veilig) te kunnen mailen via Outlook Desktop client en/of de Zivver Web Applicatie.
  • Zorg dat de servicedesk deze instructies paraat heeft
  • Zorg dat de gebruikers deze instructies zelfstandig kunnen vinden op intranet of in hun mail

Risico #2

• Bij een gebruiker is de oude versie al verwijderd, maar is versie 6 nog niet actief

Mitigerende maatregelen

• Bereid instructies voor hoe gebruikers eenvoudig de add-in v6 kunnen sideloaden. Het kan tot 4 uur duren voordat een add-in wordt getoond wanneer een gebruiker zelf een add-in sideloadt vanwege caching in Outlook Online, zie ook Beperkingen Microsoft Exchange Online add-in beheer.
• Bereid instructies voor hoe gebruikers een alternatief kunnen gebruiken om (veilig) te kunnen mailen via Outlook Desktop client en/of de Zivver Web Applicatie.
  • Zorg dat de servicedesk deze instructies paraat heeft
  • Zorg dat de gebruikers deze instructies zelfstandig kunnen vinden op intranet of in hun mail

Voorbereiding communicatie

De voorbereiding bestaat uit het opstellen van communicatie richting gebruikers, zie ook Risico’s en mitigerende maatregelen. Zivver kan helpen om dergelijke communicatie op te stellen.

De voorbereiding is onafhankelijk van welke variant wordt gekozen om gebruikers te updaten naar v6. De voorbereidingen kunnen direct worden getroffen, zolang ze maar afgerond zijn voordat gebruikers de update ontvangen. Het is essentieel dat medewerkers op de hoogte zijn van de verandering. De minimale communicatie moet bestaan uit:

• Een notificatie per mail/intranet/Sharepoint dat er een grote update gaat plaatsvinden van de Zivver applicatie in Outlook Online (outlook.office.com)

Aanbevolen communicatie kan bestaan uit:

• Instructies hoe gebruikers de oude add-in kunnen uitschakelen
• Instructies hoe gebruikers de add-in v6 kunnen sideloaden
• Instructies hoe gebruikers gebruik kunnen maken van de Outlook Desktop client
• Instructies hoe gebruikers gebruik kunnen maken van de Zivver Web App (app.zivver.com)

Deze communicatie moet beschikbaar zijn voor de aanwezige servicedeskmedewerkers en vindbaar zijn voor gebruikers op bijvoorbeeld Intranet of in hun mail.

Process

Er zijn twee varianten voor het updaten naar versie 6:

1. Variant 1 - De oude versie van de Zivver OWA add-in wordt verwijderd voor alle gebruikers op dezelfde dag dat v6 wordt geïnstalleerd voor alle gebruikers. Dit is de aanbevolen optie.
2. Variant 2 - De oude versie van de Zivver OWA add-in wordt uitgeschakeld voor alle gebruikers op dezelfde dag dat v6 wordt geïnstalleerd voor alle gebruikres.

Updaten naar versie 6 - variant 1

Het voordeel van variant 1 is dat deze wijzigingen allebei volgens Microsoft een doorlooptijd van maximaal 24 uur hebben, zie ook Beperkingen Microsoft Exchange Online add-in beheer. Verder is een ander voordeel van variant 1 dat er minder kans is op Risico #1 en daarmee hopelijk minder gebruikgemaakt hoeft te worden van de mitigerende maatregelen. Het nadeel van variant 1 is dat het niet gefaseerd uitgevoerd kan worden.

1. Schrijf communicatie richting medewerkers
2. Plaats de communicatie op Intranet/Sharepoint
3. Communiceer met gebruikers dat de wijziging eraan komt
4. Zet de oude OWA versie op optioneel.
5. Installeer OWA v6 in Exchange Online voor alle gebruikers.
6. Verwijder de oude OWA versie uit Exchange Online voor alle gebruikers.
7. Deel de instructies met medewerkers
8. Gebruikers kunnen gebruik maken van OWA v6
   In het hoofdstuk Test de Zivver OWA add-in wordt uitgelegd hoe je als een gebruiker de Zivver OWA add-in kunt testen.

Updaten naar versie 6 - variant 2

Het voordeel van variant 2 is dat het gefaseerd uitgevoerd kan worden. Je kan tenslotte gebruikers uit de groep voor de oude versie halen en tegelijkertijd in de groep voor versie 6 zetten. Het nadeel is dat bij deze wijziging het 72 uur kan duren voordat de oude versie kan zijn verdwenen bij de gebruiker vanwege de Beperkingen Microsoft Exchange Online add-in beheer en dat verhoogt de kans op Risico #1.

1. Schrijf communicatie richting medewerkers
2. Plaats de communicatie op Intranet/Sharepoint
3. Communiceer met gebruikers dat de wijziging eraan komt
4. Zet de oude OWA versie op optioneel.
5. Installeer OWA v6 in Exchange Online voor alle gebruikers.
6. Verwijder de oude OWA versie uit Exchange Online voor alle gebruikers.
7. Deel de instructies met medewerkers
8. Gebruikers kunnen gebruik maken van OWA v6
   In het hoofdstuk Test de Zivver OWA add-in wordt uitgelegd hoe je als een gebruiker de Zivver OWA add-in kunt testen.

Zet de oude OWA versie op optioneel

In de afgelopen jaren heeft Microsoft de locatie van de invoegtoepassingen in het beheerpaneel verplaatst. De locatie waar de Zivver Add-in geïnstalleerd staat, bepaalt de volgende stappen om naar v6 van de Zivver OWA Add-in te upgraden. Controleer de locaties hieronder om te zien op welke van de volgende locaties de add-in staat geïnstalleerd:

• Nieuwste locatie
• Vorige locatie

Als je de oude installatie gevonden heb, volg dan onderstaande stappen om deze versie op optioneel te zetten:

1. Klik op de Zivver add-in.
2. Scroll naar beneden tot je de Implementatiemethode ziet.
3. Selecteer Optioneel.
4. Klik op Opslaan.
5. Wacht even terwijl de wijziging wordt doorgevoerd.
6. Klik op Sluiten.

Installeer Zivver OWA Add-in v6

Je kunt de Zivver OWA add-in installeren via het Microsoft 365 admin center. Volg de stappen hieronder.

Implementeer en configureer de Zivver OWA add-in via Microsoft 365 admin center

1. Log in op het Microsoft 365 admin center.
2. Klik op add Invoegtoepassing implementeren.
3. Klik op Volgende.
4. Kies Aangepaste apps uploaden onder Aangepaste invoegtoepassing implementeren.

5. Voer https://owa-v6.zivver.com/manifest.xml in als de URL van het OWA Add-in manifestbestand.
   

   Zorg ervoor dat je https:// opneemt, ook al staat dit al in de gebruikersinterface.

6. Klik op Uploaden.
   Een Invoegtoepassing configureren scherm wordt getoond.

7. Kies welke gebruikers de Zivver OWA add-in krijgen toegewezen:

   • Iedereen
     Alle gebruikers in jouw organisatie kunnen de add-in gebruiken. Kies “Iedereen” om de add-in uit te rollen naar jouw hele organisatie. Bijvoorbeeld bij het live gaan met Zivver.
   • Specifieke gebruikers/groepen
     Maak de add-in alleen beschikbaar voor specifieke gebruikers of groepen. Kies dit voor een pilot of wanneer alleen specifieke gebruikers OWA gebruiken.
   • Alleen ik
     Maakt de add-in alleen beschikbaar voor jouw ingelogde beheerdersaccount. Kies dit als je alleen zelf wilt testen.

8. Kies hoe de add-in wordt geïmplementeerd naar gebruikers:

   • Vast (Standaard)
     Aanbevolen. De add-in is standaard ingeschakeld voor toegewezen gebruikers en ze kunnen de add-in niet uitschakelen.
   • Beschikbaar
     Niet aanbevolen. De add-in is standaard uitgeschakeld, maar toegewezen gebruikers kunnen de add-in installeren wanneer ze willen.
   • Optioneel
     De add-in is standaard ingeschakeld voor toegewezen gebruikers, maar ze kunnen de add-in uitschakelen wanneer ze willen.

9. Klik op Implementeren.

10. Lees de melding van Microsoft en klik op Volgende.

11. Klik op Sluiten.
    De Zivver OWA add-in is nu geïnstalleerd en geconfigureerd voor jouw Office 365-organisatie. Het kan tot 24 uur duren voordat de wijziging is doorgevoerd in Exchange Online. Zie Microsoft’s documentatie voor meer informatie.

12. Ga verder met de stappen voor de admin-toestemming

Geef admin-toestemming voor de vereiste Graph API-rechten

Zivver OWA add-in v6 heeft admin-toestemming van jouw organisatie nodig om naadloos samen te werken met de Graph API.

1. Bij het starten van de add-in (na succesvol inloggen op Zivver als je nog niet bent ingelogd), verschijnt er een dialoogvenster dat de vereiste toestemmingen van OWA V6 toont.

2. VERGEET NIET om het vakje aan te vinken dat zegt Toestemming geven namens jouw organisatie voordat je op de knop Accepteren klikt.

   Als je vergeet het vakje aan te vinken om Toestemming te geven namens jouw organisatie, krijg je geen tweede kans. Een andere admin moet opnieuw beginnen door de add-in vanuit zijn/haar mailbox te starten.
   Door toestemming te geven namens jouw organisatie, hoeven de gebruikers zich geen zorgen te maken over de toestemmingen en kunnen ze meteen Zivver gebruiken in hun OWA-omgeving.

3. Je bent klaar. Ga verder met de vereiste aanvullende instellingen

Aanvullende vereiste instellingen

Internet Explorer security zone

Alleen voor Windows-gebruikers.

Voeg de volgende locaties toe aan de Vertrouwde websites zone van Internet Explorer. Dit voorkomt een wit scherm tijdens het inloggen in de OWA add-in.

1. Open configuratiescherm.
2. Klik Netwerk en internet.
3. Klik Internetopties.
4. Klik het tabblad Beveiliging.
5. Klik Vertrouwde websites.
6. Klik de knop Websites.
7. Voeg onderstaande URL’s toe als vertrouwde websites:
   • Zivver OWA add-in: https://owa-v6.zivver.com/
   • Zivver WebApp: https://app.zivver.com
   • OWA: https://outlook.office.com
8. Klik sluiten.
9. Klik OK.

Verwijder de oude Zivver OWA add-in versie

1. Ga naar de nieuwste locatie of voorgaande locatie
2. Klik op Zivver.
3. Controleer goed of de geselecteerde add-in de oude versie is. Het versienummer begint met v4 of v5
4. Klik op Invoegtoepassing verwijderen.
5. Klik op Verwijderen.
6. Vernieuw de pagina.
7. Controleer of de oude Zivver OWA add-in inderdaad is verwijderd uit de lijst.

Test de Zivver OWA add-in

Ongeacht welke update variant er is gekozen, kunnen de gebruikers vanaf dag 5 gebruik maken van de Zivver OWA add-in v6. De stappen hieronder leggen uit hoe een gebruiker dit kan testen.

1. Login op Outlook Online.
2. Klik op mail_outline Nieuwe e-mail.
3. Wacht even (ongeveer 3 seconden) tot het gehele concept is ingeladen.

4. Klik op het Zivver icoon.

   Indien je het Zivver icoon niet ziet in de menubalk, klik dan op grid_view Outlook verbeteren met apps. en klik daar op het Zivver icoon.

5. Controleer linksonder in het Zivver zijpaneel het versienummer. Voor de Zivver OWA add-in v6 heeft deze de vorm 3.xxx.x.

6. Klik indien nodig op INLOGGEN.

7. Schakel het schuifje toggle_on Veilig Mailen in.

8. Voeg een ontvanger toe.

9. Geef het bericht een onderwerp.

10. Stel een bericht op.

11. Klik op Verzenden.

12. Contorleer of de ontvanger een Zivver bericht heeft ontvangen.