Introductie

Deze handleiding beschrijft hoe MailStore Server samenwerkt met de Zivver Office Plugin voor Outlook. Bekijk hoe je verzonden en ontvangen Zivver-berichten archiveert.

MailStore Server is een archiveringsoplossing om berichten centraal te archiveren. Berichten worden daarbij vanaf de mailserver gearchiveerd (en niet vanuit de cliënt). MailStore Server draait op een Windows- of op een Windows Server-omgeving en ondersteunt veel verschillende soorten mailservers.

Gebruik als beheerder de MailStore Client om in te stellen welke mailboxen gearchiveerd worden en wanneer (bijv. ieder uur of iedere nacht). Bekijk het archief direct in Outlook via de MailStore plug-in of gebruik de MailStore Web Access om in de browser het archief te bekijken. Berichten kunnen via beide cliënten niet alleen bekeken, maar ook gedownload of hersteld worden.

Een verzonden Zivver-bericht archiveren

Archiveer met MailStore Server verzonden Zivver-berichten. Standaard archiveert MailStore automatisch de map Verzonden Items. Zodra je een Zivver-bericht verstuurt, zal MailStore bij de eerstvolgende run het Zivver-bericht archiveren. In het archief is de inhoud van het Zivver-bericht dan echter niet direct leesbaar. Je ziet voor het verzonden Zivver-bericht namelijk het notificatiebericht terug, omdat het bericht zelf versleuteld is. Bekijk in de volgende sectie hoe je een gearchiveerd bericht leest.

Een Zivver-bericht vanuit het archief lezen

MailStore biedt twee cliënten om het archief te bekijken; de MailStore plug-in voor Outlook en de MailStore Web Access in je browser. Afhankelijk van welke cliënt je gebruikt, lees je het gearchiveerde, versleutelde Zivver-bericht als volgt:

1. Met de MailStore plug-in lees je in Outlook het Zivver-bericht direct vanuit het archief. Selecteer een bericht en klik op de knop Open Message in de MailStore plug-in om het te openen. De Zivver Office Plugin ontsleutelt het bericht zodat je het bericht direct kan lezen en veilig kan reageren.
2. Vanuit de MailStore Web Access download je het bericht eerst als MSG om het daarna met Outlook te openen en te lezen. De Zivver Office Plugin ontsleuteld het bericht zodat je het bericht direct kan lezen en veilig kan reageren.

Een andere mogelijkheid is om de instelling Verzonden Zivver-berichten automatisch onversleuteld opslaan te gebruiken, zodat de Office Plugin het notificatiebericht vervangt door het onversleutelde en dus leesbare bericht. Dit gebeurt op de achtergrond tijdens het verzenden. MailStore archiveert bij de eerstvolgende run dan het onversleutelde, leesbare, verzonden Zivver-bericht. Een verzonden Zivver-bericht is hierna direct leesbaar in het archief.

Onversleuteld opslaan activeren

De Zivver-instelling Verzonden Zivver-berichten automatisch onversleuteld opslaan zorgt ervoor dat een verzonden Zivver-bericht leesbaar opgeslagen wordt in Outlook. Je kan deze instelling voor jouw persoonlijke account activeren in Outlook of als beheerder centraal instellen via het beheerdersdashboard.

Onversleuteld opslaan activeren in de Office plug-in

Volg onderstaande stappen op om in Outlook onversleuteld opslaan voor jouw persoonlijke account te activeren.

1. Open Outlook.
2. Ga in het lint naar de Zivver-tab.
3. Klik op Instellingen settings .
4. Schakel de optie Verzonden Zivver-berichten automatisch onversleuteld opslaan in.
5. Klik op Sluiten.

Verzonden Zivver-berichten worden vanaf nu automatisch onversleuteld opgeslagen.

Onversleuteld opslaan centraal activeren als beheerder

Volg onderstaande stappen op om als beheerder centraal de instelling Verzonden Zivver-berichten automatisch onversleuteld opslaan te activeren via het beheerdersdashboard.

1. Log als beheerder in op https://app.zivver.com.
2. Ga naar Organisatie-instellingen tune .
3. Ga naar Plug-in-instellingen.
4. Schakel de optie Verzonden Zivver-berichten automatisch onversleuteld opslaan in.
5. Optioneel: activeer de optie Gedwongen om te voorkomen dat een gebruiker deze optie in Outlook uit kan zetten.

Verzonden Zivver-berichten worden bij gebruikers vanaf nu automatisch onversleuteld opgeslagen.

Een ontvangen Zivver-bericht archiveren

Ontvangen Zivver-berichten worden automatisch door MailStore gearchiveerd bij de eerstvolgende run. In het archief is de inhoud van het Zivver-bericht dan echter niet direct leesbaar. Je ziet voor het bericht namelijk het notificatiebericht terug, omdat het bericht zelf versleuteld is.

Lees in de volgende secties meer informatie over de mogelijkheden om Zivver-berichten leesbaar in het archief te plaatsen.

Onversleuteld opslaan activeren

Ontvangen Zivver-berichten worden bij de eerstvolgende run gearchiveerd. Gebruik de instelling Ontvangen Zivver-berichten automatisch onversleuteld opslaan zodat de Office Plugin het notificatiebericht vervangt door het leesbare bericht. Dit gebeurt op de achtergrond zodra je het bericht bekijkt. Afhankelijk van of het bericht op het moment van archiveren is gelezen of niet wordt het bericht leesbaar of niet leesbaar gearchiveerd.

Nadat je de instelling onversleuteld opslaan activeert, zijn berichten als volgt gearchiveerd:

• Een ontvangen Zivver-bericht wordt leesbaar gearchiveerd, als het bericht is bekeken voordat het is gearchiveerd.
• Een ontvangen Zivver-bericht wordt onleesbaar gearchiveerd, als het bericht wordt gearchiveerd voordat het is gelezen.

Lees verderop in dit hoofdstuk hoe je Ontvangen Zivver-berichten automatisch onversleuteld opslaan activeert.

Alleen gelezen berichten archiveren

Om te voorkomen dat ontvangen Zivver-berichten onleesbaar worden gearchiveerd, laat MailStore Server alleen gelezen berichten archiveren. Gebruik de instelling Ontvangen Zivver-berichten automatisch onversleuteld opslaan zodat de Office Plugin het notificatiebericht vervangt door het leesbare bericht. Dit gebeurt op de achtergrond zodra je het bericht bekijkt. Doordat alleen gelezen Zivver-berichten worden gearchiveerd, voorkom je dat een bericht onleesbaar wordt gearchiveerd.

Lees in de volgende sectie hoe je MailStore Server alleen gelezen berichten laat archiveren. Lees verderop in dit hoofdstuk hoe je Ontvangen Zivver-berichten automatisch onversleuteld opslaan activeert.

Profiel aanpassen om alleen gelezen berichten te archiveren

Volg onderstaande stappen op om een profiel aan te passen, zodat alleen gelezen berichten worden geachiveerd.

1. Open MailStore Client en log in.
2. Ga naar Archive E-mail.
3. Selecteer een profiel.
4. Klik op Properties.
5. Klik op Next.
6. Schakel de optie Also archive unread messages uit.
7. Klik op Next.
8. Klik op Finish.

Onversleuteld opslaan activeren

De instelling Ontvangen Zivver-berichten automatisch onversleuteld opslaan zorgt ervoor dat een Zivver-bericht leesbaar opgeslagen wordt in Outlook, zodra je het bericht bekijkt. Je kan deze instelling voor jouw persoonlijke account activeren in Outlook of als beheerder centraal via het beheerdersdashboard.

Onversleuteld opslaan activeren in de Office plug-in

Volg onderstaande stappen op om in Outlook onversleuteld opslaan voor jouw persoonlijke account te activeren.

1. Open Outlook.
2. Ga in het lint naar de Zivver-tab.
3. Klik op Instellingen settings .
4. Schakel de optie Ontvangen Zivver-berichten automatisch onversleuteld opslaan in.
5. Klik op Sluiten.
6. Ontvangen Zivver-berichten worden nu automatisch onversleuteld opgeslagen, zodra het bericht wordt bekeken.

Onversleuteld opslaan centraal activeren als beheerder

Volg onderstaande stappen op om als beheerder centraal de instelling onversleuteld opslaan te activeren via het beheerdersdashboard.

1. Log als beheerder in op https://app.zivver.com.
2. Ga naar Organisatie-instellingen tune .
3. Ga naar Plug-in-instellingen.
4. Schakel de optie Ontvangen Zivver-berichten automatisch onversleuteld opslaan in.
5. Optioneel: activeer de optie Gedwongen om te voorkomen dat een gebruiker deze optie in Outlook uit kan zetten.

Ontvangen Zivver-berichten worden bij gebruikers nu automatisch onversleuteld opgeslagen, zodra het bericht wordt bekeken.