Aan de slag met Zivver voor eerste lijn zorgverleners van Sleutelnet
Welkom bij Zivver!
In een organisatie voor eerstelijnszorgverlening werk je dagelijks met gevoelige informatie van en over patiënten. Als je deze informatie via e-mail wilt delen met anderen, heb je een oplossing nodig om dit veilig te doen. Zivver helpt je om gevoelige informatie beveiligd te verzenden en datalekken te voorkomen. Met bijvoorbeeld onze Outlook-integratie stuur je eenvoudig beveiligde e-mails vanuit je eigen Outlook-omgeving. Daarbij heb je altijd de zekerheid dat alleen de bedoelde ontvanger de informatie kan openen.
In deze handleiding begeleiden we je stap voor stap om snel en efficiënt aan de slag te gaan met veilig mailen. We behandelen de volgende punten:
- Wat kan je met Zivver?
- Stel je organisatie in
- Zivver installeren in Outlook
- Optimale instellingen
- Training en communicatie
Leeswijzer
Elk hoofdstuk vertelt je stap voor stap wat je moet doen om Zivver goed in te richten. Bij veel stappen linken we ook naar praktische video’s, die precies laten zien wat je moet doen.
Wat kan je met Zivver
Tijdsduur: 2-7 minuten
Moeilijkheidsgraad: Makkelijk
Met Zivver kun je (privacy)gevoelige informatie op een veilige manier te delen met externe partijen. Zo voorkom je dat gevoelige gegevens van en over patiënten in verkeerde handen terechtkomen en dat hierdoor een datalek ontstaat.
Zivver gebruik je vanuit je vertrouwde Outlook-omgeving. Met een eenvoudig schuifknopje kun je veilig mailen aan of uit zetten. Maak je geen gebruik van Outlook, dan kun je Zivver gebruiken in onze beveiligde omgeving op https://app.zivver.com.
Als je een bericht met Zivver stuurt, versleutelt Zivver het bericht en de eventuele bijlagen. Dit zorgt ervoor dat alleen de verzender en de ontvanger(s) de inhoud van het bericht kunnen openen. Door het bericht extra te beveiligen met ontvangerscontrole (met SMS of een afgesproken toegangscode), weet je ook zeker dat alleen de juiste ontvanger het bericht kan openen.
Zivver attendeert je bovendien op mogelijk gevoelige informatie in je mail of bijlage. Je weet dan dat je extra maatregelen moet nemen om het bericht goed te beveiligen.
Bekijk hier de video voor een uitleg over Zivver.
Stel je organisatie in
Tijdsduur: 45 minuten
Moeilijkheidsgraad: Makkelijk
In dit hoofdstuk zet je in een aantal eenvoudige stappen jouw organisatie op.
- Zivver heeft jouw zakelijk e-mailadres account opgewaardeerd naar een zakelijk account. Je krijgt een e-mail als dit voltooid is. Daarna kun je verder met de volgende stappen.
- Log (opnieuw) in op https://app.zivver.com. Klik vervolgens
linksonder op het icoon voor de organisatie-instellingen:
. - Klik in het menu op Accounts en klik op Uitnodigen om een collega uit te nodigen voor Zivver. Deze collega ontvangt een e-mail om zelf ook een Zivver-account aan te maken. Herhaal deze stap voor je andere collega’s. Meer informatie vind je hier of bekijk de video hier (4:19-4:54).
- Stel één van je collega’s aan als tweede beheerder. Volg de stappen hier of bekijk de video hier (5:10-5:49).
- Ga naar Organisatie-account. Stel hier een logo in en pas zo nodig de organisatienaam aan. Klik hier voor een uitleg of bekijk de video hier (2:08-2:31).
- Ga naar Notificatiebericht en stel de teksten voor het notificatiebericht en de introductiemail in. Volg de stappen hier of bekijk de video hier (5:07-6:19).
- Ga naar Bedrijfsregels en schakel de bedrijfsregels in. Deze helpen je om te weten wanneer je te maken hebt met gevoelige informatie. Volg de stappen hier of bekijk de video hier (20:48-22:33).
- Optioneel als je gebruik maakt van Outlook: schakel de plug-in instellingen in. Volg de stappen hier of bekijk de video hier (25:47-28:11).
Zivver installeren in Outlook
Tijdsduur: 30 minuten
Moeilijkheidsgraad: Gemiddeld
In dit hoofdstuk ga je aan de slag met het installeren van de Zivver Office plug-in voor Outlook. Sla dit hoofdstuk over als je geen gebruik maakt van Outlook. Je kunt Zivver alleen gebruiken in de Windows-versie van Outlook. Gebruik je Outlook op een Mac, sla dan dit hoofdstuk over.
Download de plug-in hier, open het bestand en volg de stappen installeer die op jouw computer. Kom je er niet uit? Volg de stappen hier.
Log in met jouw Zivver-account in de plug-in. Volg de stappen hier of bekijk de video hier (1:56-4:21).
Test de plug-in. Werkt de plug-in naar behoren? Kun je goed veilige berichten sturen? Test alle functionaliteiten die bijvoorbeeld ook in de video hier (vanaf 4:21) worden getoond.
Als Zivver goed werkt in jouw eigen Outlook, installeer dan de plug-in bij de werkplekken van jouw collega’s. Volg stap 1 t/m 4 opnieuw. Vraag je collega’s om ook in te loggen met hun accounts, zodat zij ook vanuit hun Outlook veilig kunnen mailen.
Verwijder de Voltage plug-in zodra je de Zivver Office plug-in succesvol hebt geïnstalleerd op alle werkplekken. Doorloop de volgende stappen op elke werkplek:
- Klik met de rechtermuisknop op Start.
- Klik op Apps en onderdelen.
- Klik in de lijst op Voltage.
- Klik op Verwijderen.
- Klik nogmaals op Verwijderen.
- Doorloop de vervolgstappen.
Optimale instellingen
Tijdsduur: 45 minuten
Moeilijkheidsgraad: Gemiddeld
In dit hoofdstuk gaan we optionele aanvullingen instellen die ervoor zorgen dat jouw organisatie zo optimaal mogelijk gebruik kan maken van Zivver.
- Stel functionele accounts in. Functionele accounts zijn gedeelde mailboxen, zoals bijvoorbeeld info@organisatienaam.nl. Volg de stappen hier of bekijk de video hier (8:23-9:35).
- Verleen jouw collega’s toegang tot het functioneel account. Volg de stappen hier.
- Stel in dat de afzender getoond wordt bij mailen uit functionele accounts. Volg de stappen hier.
- Zet de gewenste verificatiemethoden aan of uit. Volg de stappen hier.
Heb je een eigen domeinnaam die je voor e-mail gebruikt? Een e-maildomein is het deel van het e-mailadres dat achter de @ staat, bijvoorbeeld info@organisatienaam.nl. Je domeinnaam wordt meestal beheerd door je IT-leverancier, of je kunt deze zelf (laten) beheren bij een hostingpartij. Betrek daarom jouw IT-leverancier bij onderstaande stappen. - Claim het domein als je jouw eigen domein hebt. Volg de stappen hier of bekijk de video hier.
- Zorg dat berichten namens jouw domein verzonden worden door SPF, DKIM en een verificatierecord in te stellen. Klik hier voor een uitleg.
- Is jouw domein geclaimd? Stel dan een conversatiestarter in. Volg de stappen hier.
Training en communicatie
Tijdsduur: 60 minuten
Moeilijkheidsgraad: Gemiddeld
In dit hoofdstuk train je jouw collega’s in het gebruik van Zivver en verzorg je de externe communicatie.
Leid je collega’s op
Je hebt de mogelijkheid om zelf jouw collega’s een training te geven. Gebruik onderstaande video’s als inspiratie over wat je kunt uitleggen en hoe. Of deel de video’s met je collega’s:
Spreek met je collega’s af wat je veilig gaat mailen en leg dit vast in een document. Leg vast wat voor soort informatie met Zivver verzonden moet worden. Bekijk de video hier voor een voorbeeld (tot 10:04).
Externe communicatie
In dit hoofdstuk verzorg je de externe communicatie vanuit jouw organisatie over Zivver.
- Vermeld op de website dat jullie gebruik maken van Zivver voor het communiceren van privacygevoelige informatie. Gebruik de volgende communicatieformats als voorbeeld.
- Leg vast wat de assistenten kunnen communiceren naar patiënten en cliënten. Welke vragen kunnen zij verwachten over de Zivver-berichten.
- Neem Zivver zo mogelijk op in de standaard externe communicatiemiddelen zoals een nieuwe informatiegids of de jaarlijkse mail naar patiënten en cliënten.