Aan de slag met Zivver voor eerste lijn zorgverleners van Sleutelnet
Welkom bij Zivver!
In een organisatie voor eerstelijnszorgverlening werk je dagelijks met gevoelige informatie van en over patiënten. Als je deze informatie via e-mail wilt delen met anderen, heb je een oplossing nodig om dit veilig te doen. Zivver helpt je om gevoelige informatie beveiligd te verzenden en datalekken te voorkomen. Met bijvoorbeeld onze Outlook-integratie stuur je eenvoudig beveiligde e-mails vanuit je eigen Outlook-omgeving. Daarbij heb je altijd de zekerheid dat alleen de bedoelde ontvanger de informatie kan openen.
In deze handleiding begeleiden we je stap voor stap om snel en efficiënt aan de slag te gaan met veilig mailen. We behandelen de volgende punten:
- Wat kan je met Zivver?
- Stel je organisatie in
- Zivver installeren in Outlook
- Optimale instellingen
- Training en communicatie
Leeswijzer
Elk hoofdstuk vertelt je stap voor stap wat je moet doen om Zivver goed in te richten.
Wat kan je met Zivver
Tijdsduur: 2-7 minuten
Moeilijkheidsgraad: Makkelijk
Met Zivver kun je (privacy)gevoelige informatie op een veilige manier te delen met externe partijen. Zo voorkom je dat gevoelige gegevens van en over patiënten in verkeerde handen terechtkomen en dat hierdoor een datalek ontstaat.
Zivver gebruik je vanuit je vertrouwde Outlook-omgeving. Met een eenvoudig schuifknopje kun je veilig mailen aan of uit zetten. Maak je geen gebruik van Outlook, dan kun je Zivver gebruiken in onze beveiligde omgeving op https://app.zivver.com.
Als je een bericht met Zivver stuurt, versleutelt Zivver het bericht en de eventuele bijlagen. Dit zorgt ervoor dat alleen de verzender en de ontvanger(s) de inhoud van het bericht kunnen openen. Door het bericht extra te beveiligen met ontvangerscontrole (met SMS of een afgesproken toegangscode), weet je ook zeker dat alleen de juiste ontvanger het bericht kan openen.
Zivver attendeert je bovendien op mogelijk gevoelige informatie in je mail of bijlage. Je weet dan dat je extra maatregelen moet nemen om het bericht goed te beveiligen.
Stel je organisatie in
Tijdsduur: 45 minuten
Moeilijkheidsgraad: Makkelijk
In dit hoofdstuk zet je in een aantal eenvoudige stappen jouw organisatie op.
- Zivver heeft jouw zakelijk e-mailadres account opgewaardeerd naar een zakelijk account. Je krijgt een e-mail als dit voltooid is. Daarna kun je verder met de volgende stappen.
- Log (opnieuw) in op https://app.zivver.com. Klik vervolgens linksonder op de
Organisatie-instellingen. - Open
Gebruikersbeheer in het menu en selecteer Accounts. Klik op om een collega uit te nodigen voor Zivver. Deze collega ontvangt een e-mail om een eigen Zivver-account aan te maken. Gebruik Nodig er nog een uit voor je andere collega’s. Meer informatie vind je in Collega’s uitnodigen zonder SSO. - Wijs een van je collega’s aan als tweede beheerder. Volg de stappen in Een tweede beheerder aanstellen.
- Ga naar
Algemeen > Organisatieaccount. Stel hier een logo in en pas indien nodig de naam van de organisatie aan. Ga naar Organisatie-account voor een uitleg. - Ga naar
Ontvangerservaring > Notificatie e-mails en configureer de teksten voor het notificatiebericht en de introductie-e-mail. Volg de stappen in E-mailmeldingen. - Ga naar
Beleid > Bedrijfsregels en schakel de bedrijfsregels in. Deze helpen je te herkennen wanneer je met gevoelige informatie te maken hebt. Volg de stappen in Bedrijfsregels. - Optioneel: Als je Outlook gebruikt, schakel dan de plugin-instellingen in. Volg de stappen in Plugin-instellingen.
Zivver installeren in Outlook
Tijdsduur: 30 minuten
Moeilijkheidsgraad: Gemiddeld
In dit hoofdstuk ga je aan de slag met het installeren van de Zivver Office plug-in voor Outlook. Sla dit hoofdstuk over als je geen gebruik maakt van Outlook. Je kunt Zivver alleen gebruiken in de Windows-versie van Outlook Classic. Gebruik je Outlook op een Mac, sla dan dit hoofdstuk over.
Download de plugin via Download de Zivver Office Plugin, open het bestand en volg de installatie-instructies op je computer. Hulp nodig? Volg de stappen in Installeer de Zivver Office Plugin.
Log in op de plugin met je Zivver-account. Volg de stappen in Inloggen bij de Zivver Office Plugin.
Test de plug-in. Werkt de plug-in naar behoren? Kun je goed veilige berichten sturen? Test alle functionaliteiten.
Als Zivver goed werkt in jouw eigen Outlook, installeer dan de plug-in bij de werkplekken van jouw collega’s. Volg stap 1 t/m 4 opnieuw. Vraag je collega’s om ook in te loggen met hun accounts, zodat zij ook vanuit hun Outlook veilig kunnen mailen.
Verwijder de Voltage plug-in zodra je de Zivver Office plug-in succesvol hebt geïnstalleerd op alle werkplekken. Doorloop de volgende stappen op elke werkplek:
- Klik met de rechtermuisknop op Start.
- Klik op Apps en onderdelen.
- Klik in de lijst op Voltage.
- Klik op Verwijderen.
- Klik nogmaals op Verwijderen.
- Doorloop de vervolgstappen.
Optimale instellingen
Tijdsduur: 45 minuten
Moeilijkheidsgraad: Gemiddeld
In dit hoofdstuk gaan we optionele aanvullingen instellen die ervoor zorgen dat jouw organisatie zo optimaal mogelijk gebruik kan maken van Zivver.
- Stel functionele accounts in. Functionele accounts zijn gedeelde mailboxes, zoals info@organisatienaam.com. Volg de stappen in Functionele accounts.
- Geef je collega’s toegang tot het functionele account. Volg de stappen in Toegang beheren tot functionele accounts.
- Stel in wie als afzender wordt weergegeven bij het verzenden van e-mails vanuit functionele accounts. Volg de stappen in Accountdelegatie configureren.
- Schakel de gewenste verificatiemethoden in of uit. Volg de stappen in Verificatiemethoden.
Heb je een eigen domeinnaam die je voor e-mail gebruikt? Een e-maildomein is het deel van het e-mailadres dat achter de @ staat, bijvoorbeeld info@organisatienaam.nl. Je domeinnaam wordt meestal beheerd door je IT-leverancier, of je kunt deze zelf (laten) beheren bij een hostingpartij. Betrek daarom jouw IT-leverancier bij onderstaande stappen.
- Claim het domein als je je eigen domein gebruikt. Volg de stappen in Een domein claimen.
- Zorg dat berichten namens je domein worden verzonden door SPF, DKIM en een verificatierecord te configureren. Zie DNS instellen voor Zivver voor een uitleg.
- Is je domein geclaimd? Stel dan een conversation starter in. Volg de stappen in Conversation starters instellen.
Training en communicatie
Tijdsduur: 60 minuten
Moeilijkheidsgraad: Gemiddeld
In dit hoofdstuk train je jouw collega’s in het gebruik van Zivver en verzorg je de externe communicatie.
Leid je collega’s op
Je hebt de mogelijkheid om zelf jouw collega’s een training te geven.
Spreek met je collega’s af wat je veilig gaat mailen en leg dit vast in een document. Leg vast wat voor soort informatie met Zivver verzonden moet worden.
Externe communicatie
In dit hoofdstuk verzorg je de externe communicatie vanuit jouw organisatie over Zivver.
- Vermeld op de website dat jullie gebruik maken van Zivver voor het communiceren van privacygevoelige informatie. Gebruik de volgende communicatieformats als voorbeeld.
- Leg vast wat de assistenten kunnen communiceren naar patiënten en cliënten. Welke vragen kunnen zij verwachten over de Zivver-berichten.
- Neem Zivver zo mogelijk op in de standaard externe communicatiemiddelen zoals een nieuwe informatiegids of de jaarlijkse mail naar patiënten en cliënten.