Introduzione

Questo manuale è pensato come riferimento. Non è necessario leggerlo dall’inizio alla fine per poter inviare email in sicurezza con Zivver. Ogni capitolo è indipendente. Questa guida è scritta per l’utilizzo di Zivver con la versione web di Microsoft Office 365 Outlook.

Ulteriori informazioni e video tutorial

Questo manuale non copre tutti gli argomenti. Visita il sito di supporto di Zivver https://docs.zivver.com per maggiori dettagli.

Domande?

Contatta il supporto della tua organizzazione.

Hai ancora bisogno di aiuto? Invia un’email a support@zivver.com. Il team di supporto di Zivver sarà lieto di aiutarti.

Benvenuto in Zivver!

Benvenuto in questa guida per l’add-in Zivver per Outlook Online (OWA)! Questa guida ti mostrerà come inviare informazioni sensibili in modo sicuro, direttamente dal tuo ambiente Outlook web di fiducia.

La sfida per i professionisti della posta elettronica

Nel tuo lavoro, prima o poi ti troverai a dover inviare dati sensibili tramite e-mail. Che si tratti di contratti, documenti medici, informazioni personali o anche dettagli sui tuoi colleghi, è fondamentale farlo nel modo più sicuro possibile. Gli errori nell’invio possono essere costosi o far sì che non rispetti più le normative sulla protezione dei dati. Ma per fortuna c’è una buona notizia: la sicurezza non deve essere complicata!

Come Zivver ti aiuta

Devi poter inviare e-mail sicure senza essere un esperto di cybersecurity. Zivver rende tutto questo possibile e facile! Il software funziona come una guardia affidabile in background, controllando le tue e-mail per informazioni sensibili e applicando la giusta sicurezza. Tu ti concentri semplicemente sul messaggio, mentre Zivver si occupa della protezione. E se desideri avere un po’ più di controllo? Con un clic hai accesso a tutte le impostazioni per inviare e-mail sicure con Zivver.

Come funziona Zivver in Outlook Online?

Accesso

1. Clicca sul pulsante mail Nuova e-mail.
2. Se non sei ancora loggato, Zivver effettuerà l’accesso automaticamente.
3. Vedrai una finestra pop-up che scomparirà appena l’accesso sarà completato.
4. Rimarrai loggato per i prossimi 30 giorni, durante i quali Zivver garantirà la sicurezza delle tue e-mail.

Se non vieni loggato automaticamente su Zivver, segui i passaggi seguenti per effettuare l’accesso manualmente a Zivver:

1. Clicca sul pulsante mail Nuova e-mail.
2. Seleziona la scheda Messaggio.

3. Clicca sull’icona di Zivver.
   

   Icona Zivver non visibile?
   Potrebbe essere che l’icona di Zivver non sia visibile. In tal caso, clicca sull’icona grid_view Migliora Outlook con app. Qui troverai Zivver.

4. Clicca sul pulsante ACCEDI.

5. A seconda delle impostazioni della tua organizzazione, ora verrai loggato automaticamente con i dati del tuo posto di lavoro, oppure dovrai inserire il tuo nome utente e la tua password Zivver.

Inviare e-mail sicure

1. Inizia a comporre una nuova e-mail come faresti normalmente.
2. Se la tua e-mail contiene informazioni sensibili, la tecnologia intelligente di Zivver lo riconoscerà. A seconda delle impostazioni della tua organizzazione, Mail Sicuro verrà attivato automaticamente o vedrai una notifica che segnala che contenuti sensibili sono stati trovati nel messaggio.

3. Vuoi inviare un’e-mail sicura anche se Zivver non la attiva automaticamente? Nessun problema! Clicca semplicemente sull’icona di Zivver nella tua barra dei menu sotto la scheda Messaggio per attivare manualmente l’opzione Mail Sicuro.

   Icona Zivver non visibile?
   Potrebbe essere che l’icona di Zivver non sia visibile. In tal caso, clicca sull’icona grid_view Migliora Outlook con app. Qui troverai Zivver.

Extra sicuro con il controllo dei destinatari

Vuoi essere sicuro che solo il destinatario previsto apra la tua e-mail? Usa il controllo dei destinatari. A seconda delle impostazioni della tua organizzazione, puoi scegliere tra tre metodi: SMS, un codice di accesso concordato in anticipo o e-mail di verifica.

• L’SMS è il metodo più sicuro e facile, ma richiede il numero di telefono del destinatario.
• Il codice di accesso è anche sicuro, ma è necessario condividerlo in anticipo con il destinatario.
• L’e-mail di verifica offre un modo rapido per aggiungere uno strato di sicurezza extra senza passaggi aggiuntivi, ma è meno sicuro rispetto a SMS e codice di accesso.

Segui questi passaggi per impostare il controllo dei destinatari.

1. Clicca sull’icona Zivver nella barra dei menu sotto la scheda Messaggio.

   Icona Zivver non visibile?
   Potrebbe essere che l’icona di Zivver non sia visibile. In tal caso, clicca sull’icona grid_view Migliora Outlook con app. Qui troverai Zivver.

2. Clicca su Controllo destinatari.

3. Scegli il metodo desiderato.

4. Inserisci eventuali dati necessari per il metodo scelto (ad esempio, un numero di cellulare se hai scelto SMS).

Leggere e-mail sicure

Le e-mail sicure vengono salvate in modo sicuro sul server speciale di Zivver, quindi non è possibile visualizzarle direttamente in Outlook. Segui i passaggi seguenti per visualizzare un’e-mail sicura.

1. Apri il messaggio sicuro ricevuto.
2. Clicca su more_horiz Altre azioni.

3. Clicca sull’icona di Zivver.

   Icona Zivver non visibile?
   Potrebbe essere che l’icona di Zivver non sia visibile. In tal caso, clicca sull’icona grid_view App. Qui troverai l’icona di Zivver.

Conferma di lettura e Ritiro del Messaggio

Vuoi sapere se la tua e-mail sicura è stata letta? Segui i passaggi seguenti per scoprirlo.

1. Vai alla cartella send Elementi inviati.
2. Apri il messaggio inviato.

3. Clicca in alto a destra sull’icona di Zivver.
   Il pannello laterale di Zivver si aprirà ora a destra dello schermo.

   Icona Zivver non visibile?
   Potrebbe essere che l’icona di Zivver non sia visibile. In tal caso, clicca sull’icona grid_view App.
   Se anche quest’icona non è visibile, clicca prima sui tre puntini more_horiz.

4. Clicca su mail/drafts Ricevuta di lettura.

C’è stato un problema nell’invio dell’e-mail sicura? Nessun problema! Segui i passaggi seguenti per ritirare il messaggio.

1. Vai alla cartella send Elementi inviati.
2. Apri il messaggio inviato.

3. Clicca in alto a destra sull’icona di Zivver.
   Il pannello laterale di Zivver si aprirà ora a destra dello schermo.

   Icona Zivver non visibile?
   Potrebbe essere che l’icona di Zivver non sia visibile. In tal caso, clicca sull’icona grid_view App.
   Se anche quest’icona non è visibile, clicca prima sui tre puntini more_horiz.

4. Clicca sui tre puntini more_vert.

5. Clicca su history Revoca l’accesso.

   Opzione non visibile?
   Se è già stata impostata una data di scadenza (ad esempio, da una configurazione aziendale), vedrai un messaggio nella barra blu sopra il messaggio:
   L’accesso sarà revocato per i destinatari il <giorno della settimana> <data>, <ora>.
   In questo caso, usa il pulsante Modifica impostazioni per modificare o annullare la data di scadenza.

6. Imposta per chi deve essere revocato l’accesso al messaggio:

   • Revoca per i destinatari: L’accesso verrà revocato solo per i destinatari. Il mittente manterrà l’accesso e potrà ripristinarlo.
   • Revoca per tutti: L’accesso verrà revocato per tutti, incluso il mittente. Il mittente non avrà più accesso al messaggio e non potrà ripristinarlo.

7. Imposta quando desideri ritirare il messaggio:

   • Ritirare ora: Il messaggio sarà ritirato non appena clicchi su Ritirare.
   • Ritirare dopo: Qui puoi impostare dopo quanto tempo il messaggio verrà ritirato. Puoi impostare il periodo in ore, giorni o settimane.

8. Controlla il riassunto che indica per chi e quando il messaggio sarà ritirato.

9. Clicca su Ritirare.
   A seconda delle scelte effettuate, ora non avrai più accesso al messaggio, vedrai che l’accesso è stato revocato per i destinatari, oppure vedrai quando l’accesso sarà ritirato e per chi.