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Manuali utente e documentazione di riferimento
Zivver Outlook Web Access Add-in - manuale utente
Zivver Outlook Web Access Add-in: manuale utente
Introduzione: ti diamo il benvenuto in Zivver!
Con Zivver puoi condividere informazioni sensibili in modo sicuro con colleghi, clienti, pazienti e altri destinatari. Se puoi inviare un messaggio in modo sicuro, solo tu e i destinatari potete leggere il messaggio. Puoi inviare un’e-mail in modo sicuro dal browser web, su un tablet, un cellulare o da Outlook. Questo manuale utente si concentra sull’uso di Zivver Add-in per Outlook Web Access (OWA) per Office 365.
In questa guida utente scoprirai:
Come accedere a Zivver Add-in per OWA.
Come inviare messaggi sicuri.
Come aprire un messaggio sicuro.
Come proteggere i tuoi messaggi con metodi di verifica aggiuntivi.
Come revocare un messaggio inviato per errore.
Introduzione
Questa guida è un puro riferimento. Non devi leggerla dall’inizio alla fine per poter inviare e-mail in modo sicuro con Zivver. Ciascun capitolo è a sé stante. Questa guida è stata scritta per l’utilizzo di Zivver nel servizio di posta elettronica Microsoft Office 365 Outlook.
Maggiori informazioni e video di istruzioni
Questo manuale non tratta tutti gli argomenti. Controlla il sito web dell’assistenza Zivver https://docs.zivver.com per maggiori dettagli.
Domande?
Contatta l’assistenza della tua organizzazione.
Hai ancora dei problemi? Invia un’e-mail a support@zivver.com. Il personale di assistenza di Zivver sarà felice di aiutarti.
Accesso
Innanzitutto, accedi al tuo account Zivver per inviare e leggere messaggi sicuri. Puoi accedere utilizzando il riquadro laterale di Zivver OWA Add-in.
Segui i passaggi riportati di seguito per accedere:
Fai clic su New (Nuovo) per creare un nuovo messaggio.
Fai clic su Altro more_vert in basso a destra nel riquadro del messaggio. Si apre un nuovo menu
Nel menu che si è aperto, fai clic sul logo Zivver Si apre il pannello laterale.
Fai clic sul pulsante blu Accedi. Si apre il seguente messaggio: A new window opened in Send Secure with Zivver (Si è aperta una nuova finestra in E-mail protetta con Zivver).
Fai clic su Consenti. Si aprirà una nuova finestra con la pagina di accesso di Zivver.
Hai a disposizione tre diversi metodi per accedere, in base alle impostazioni scelte dalla tua organizzazione.
*Accedi al tuo account Zivver. *L’accesso a Zivver con le credenziali del luogo di lavoro non è abilitato? Accedi con il tuo indirizzo e-mail e la password.
*Accedi con le credenziali del luogo di lavoro. *Tu e i tuoi colleghi in Zivver effettuate l’accesso con le credenziali del luogo di lavoro? Dopo aver inserito l’indirizzo e-mail, verrai automaticamente reindirizzato alla pagina di accesso della tua organizzazione. Accedi qui con le credenziali del luogo di lavoro.
*Accesso automatico con le credenziali del luogo di lavoro. *Se l’organizzazione utilizza l’accesso automatico con le credenziali del luogo di lavoro, dopo aver fatto clic sull’indirizzo e-mail accederai automaticamente.
Dopo aver effettuato l’accesso, torni automaticamente a OWA. Ora hai effettuato l’accesso e puoi inviare e leggere i messaggi in modo sicuro.
Aggiungere l’icona Zivver alla finestra alla finestra di composizione del messaggio
Utilizza l’icona Impostazioni in Outlook sul web per aggiungere l’icona Zivver alla parte inferiore della finestra di composizione del messaggio, così potrai aprire il menu Zivver con un clic.
In Outlook sul web, seleziona l’icona Impostazioni.
Nella parte inferiore dell’elenco delle impostazioni, seleziona l’opzione per visualizzare tutte le impostazioni di Outlook.
Seleziona Mail (Posta) > Customize actions (Personalizza azioni).
Vai alla barra degli strumenti, quindi seleziona l’icona Zivver.
Salva, quindi chiudi le impostazioni.
Aggiungere l’icona Zivver alla finestra di lettura del messaggio
Utilizza l’icona delle impostazioni in Outlook sul web per aggiungere l’icona Zivver alla parte superiore della finestra di lettura del messaggio
In Outlook sul web, seleziona l’icona delle impostazioni.
Nella parte inferiore dell’elenco delle impostazioni, seleziona l’opzione per visualizzare tutte le impostazioni di Outlook.
Seleziona Mail (Posta) > Customize actions (Personalizza azioni).
Vai alla superficie del messaggio, quindi seleziona l’icona Zivver.
Salva, quindi chiudi le impostazioni.
Contribuire a proteggere l’account
Per la sicurezza dei tuoi messaggi è importante che configuri l’autenticazione a due fattori (2FA) per il tuo account. Si tratta di un metodo di identificazione supplementare all’accesso che prevede l’inserimento di un codice fornito da un SMS o da un’app di autenticazione. Puoi attivare l’autenticazione a due fattori tramite il link seguente: autenticazione a due fattori.
I messaggi ricevuti sul tuo account Zivver possono essere aperti soltanto dopo aver aggiunto un altro metodo di accesso. Pertanto, è importante configurarlo.
Inviare messaggi in modo sicuro
Assicurati di aver effettuato l’accesso con il tuo account Zivver per inviare un messaggio sicuro. Per inviare un messaggio sicuro, segui i passaggi di seguito:
Fai clic su New (Nuovo) per creare un nuovo messaggio.
Componi il messaggio come di consueto:
Aggiungi i destinatari.
Inserisci un oggetto.
Scrivi il messaggio.
Fai clic sull’icona Zivver sopra o sotto il messaggio bozza. Il pannello laterale Zivver si apre sul lato destro dello schermo.
Attiva E-mail protetta. Se non attivi personalmente E-mail protetta, Zivver potrebbe mostrarti un avviso quando invii il messaggio, perché il messaggio potrebbe contenere informazioni sensibili.
Fai clic su Verifica del destinatario. Si apre una nuova schermata con l’elenco di tutti i destinatari.
Scegli i metodi di verifica del destinatario come necessario:
Account Zivver: se il destinatario ha un account Zivver, questo metodo viene automaticamente selezionato. Il destinatario può immediatamente leggere il messaggio. Questa opzione non è disponibile quando si inviano e-mail a nuovi destinatari.
SMS a nuovo numero: scegli questo metodo se conosci il numero di cellulare del destinatario. Il destinatario riceverà un codice via SMS e dovrà inserirlo in un modulo per aprire il messaggio.
SMS a: scegli questo metodo se desideri che Zivver invii un nuovo codice via SMS al numero di telefono del destinatario già noto. Il destinatario riceverà un codice via SMS e dovrà inserirlo in un modulo per aprire il messaggio.
Imposta codice di accesso dell’organizzazione: scegli questo metodo se desideri avere un codice di accesso utilizzabile da tutti i mittenti nell’organizzazione (o dominio) durante la comunicazione con un destinatario specifico. Quando il destinatario riceve il messaggio Zivver, gli verrà chiesto il codice.
Codice di accesso dell’organizzazione: scegli questo metodo se desideri che i destinatari possano riutilizzare un codice di accesso esistente precedentemente impostato dall’organizzazione. Quando il destinatario riceve il messaggio Zivver, gli verrà chiesto il codice.
Codice di accesso: scegli questo metodo se non hai il numero di cellulare del destinatario ma hai altri modi per contattare il destinatario, diversi dall’e-mail. Scegli un codice e comunicalo al destinatario. Quando il destinatario riceve il messaggio Zivver, gli verrà chiesto il codice. Non inviare il codice via SMS perché il messaggio diventerebbe non sicuro.
Codice di accesso: scegli questo metodo se desideri che il destinatario possa riutilizzare un codice di accesso che gli hai già inviato con altri mezzi. Quando il destinatario riceve il messaggio Zivver, gli verrà chiesto il codice.
E-mail di verifica: scegli questa opzione se non puoi utilizzare i metodi descritti sopra. Zivver invierà un codice di accesso via e-mail. Scopri di più sui metodi di verifica. Facoltativo: scegli una lingua per l’e-mail di notifica dal menu a discesa sotto Lingua delle notifiche.
Fai clic su Applica.
Fai clic su Allegati protetti per aggiungere un allegato fino a 5 TB. Non utilizzare mai l’opzione OWA standard per la condivisione come link OneDrive. Questa opzione non è supportata da Zivver.
Fai clic su Safety notifications (Notifiche di sicurezza). Il pannello laterale mostra tutti i problemi di sicurezza non risolti.
Risolvi i problemi di sicurezza presenti.
Molti problemi di sicurezza hanno un’opzione per la risoluzione automatica.
Fai clic su Invia per inviare il messaggio. Si apre un riquadro Zivver. Se necessario, segui le istruzioni. Ora il messaggio Zivver verrà inviato.
Avvisi di sicurezza
Zivver utilizza gli avvisi di sicurezza per informarti quando viene attivata una regola particolare. Le regole attive dipendono dalle impostazioni scelte dalla tua organizzazione.
Possono essere generati avvisi di sicurezza di tre diversi livelli. Le azioni da eseguire dipendono dal livello.
- > Rischio basso Le notifiche di sicurezza a basso rischio sono puramente informative. Il messaggio sarà mostrato in blu. Puoi inviare il tuo messaggio dopo aver fatto clic su Ignora. Ecco un esempio di un avviso di sicurezza a basso rischio:
Era previsto del contenuto? Hai citato un allegato ma non è stato aggiunto alcun file.
- > Rischio medio Gli avvisi di sicurezza a rischio medio richiedono una determinata azione. Il messaggio verrà mostrato in arancione. Se non esegui nessuna azione per inviare il messaggio, il messaggio verrà mostrato di nuovo nel riquadro Zivver con l’azione proposta. Ecco un esempio di un messaggio a rischio medio con l’azione proposta:
Contenuto sensibile trovato: codice di previdenza sociale nel messaggio. Ignora
- > Alto rischio Gli avvisi di sicurezza ad alto rischio ti impediranno di inviare un messaggio. Il messaggio verrà mostrato in rosso. Potrai inviare il messaggio solo dopo aver rimosso la causa dell’avviso. Ecco un esempio di messaggio ad alto rischio:
La riga dell’oggetto potrebbe contenere un codice di previdenza sociale olandese che sarà mostrato nel messaggio di notifica. Rimuovi il codice di previdenza sociale olandese dalla riga dell’oggetto.
Aprire un messaggio Zivver
Grazie a Zivver Add-in puoi leggere immediatamente i messaggi.
Segui i passaggi riportati di seguito per aprire un messaggio sicuro:
Seleziona il messaggio Zivver ricevuto.
Fai clic sul logo Zivver, nella parte superiore destra del messaggio. Il riquadro laterale di Zivver è ora aperto. Qui puoi facilmente scaricare gli allegati e leggere il messaggio sicuro.
Se il mittente ha protetto il messaggio con un metodo di verifica come un codice di accesso, non puoi ancora leggere il messaggio e viene mostrato un errore. Questa funzionalità è ancora in fase di sviluppo. Ci scusiamo per l’inconveniente. Fai clic sul pulsante Apri nell’app Zivver per leggere il messaggio.
Rispondere a un messaggio sicuro
Segui i passaggi riportati di seguito per rispondere a un messaggio sicuro:
Seleziona il messaggio al quale vuoi rispondere.
Fai clic su Answer (Rispondi). Si apre il riquadro di risposta. Il messaggio di notifica viene aggiunto alla risposta. Questo dipende dalle impostazioni di OWA.
Se necessario, rimuovi il messaggio di notifica dalla risposta.
Ora fai clic sul logo Zivver nell’angolo in basso a destra del messaggio. Apri il riquadro laterale di Zivver.
Scrivi il tuo commento.
Se sono stati riscontrati dei problemi di sicurezza, fai clic su Problemi di sicurezza per risolverli.
Puoi anche fare clic su Allegato protetto per aggiungere allegati.
Fai clic su Invia.
Procedi con la schermata Zivver.
Attendi l’invio del messaggio tramite Zivver.
Richiamo del messaggio
Per errore hai inviato un messaggio al destinatario errato? Compreso un allegato sbagliato? In questo caso puoi revocare facilmente il messaggio in modo che il messaggio e gli allegati non siano più accessibili ai destinatari.
Per revocare un messaggio, segui questi passaggi:
Seleziona il messaggio che desideri revocare.
Fai clic sul logo Zivver, nella parte superiore destra del messaggio, per aprire il riquadro laterale.
Fai clic sulla freccia giù keyboard_arrow_down per aprire il menu.
Seleziona Revoca il messaggio Hai correttamente revocato il messaggio. Il messaggio (e gli allegati) non saranno più leggibili da parte del destinatario.
Accesso per ripristinare un messaggio
Dopo aver revocato un messaggio potrai ripristinare l’accesso. Questa opzione è utile, ad esempio, se hai revocato il messaggio errato per errore in una lunga conversazione.
Segui i passaggi riportati di seguito per ripristinare l’accesso a un messaggio revocato.
- Apri il messaggio nella cartella dei messaggi inviati. 2. Apri il riquadro laterale di Zivver facendo clic sull’icona Zivver. 3. Fai clic sulla freccia dietro al nome e all’indirizzo e-mail. 4. Fai clic sull’opzione per ripristinare l’accesso.
Ora il messaggio può essere letto dai destinatari.
Conferma di lettura
Tutti i messaggi che invii includono automaticamente una conferma di lettura, quindi puoi facilmente vedere quali destinatari hanno letto il messaggio e quali non l’hanno ancora fatto. La conferma di lettura è disponibile sotto forma di una piccola busta nella parte inferiore dei messaggi inviati. Passa il puntatore del mouse sopra la busta mail_outline per vedere chi ha letto il messaggio.
Ultimo aggiornamento in data 02.03.2022