Zivver Outlook Web Access Add-in – Manuel d’utilisation

Introduction – Bienvenue sur Zivver !

Avec Zivver, partagez vos informations sensibles sécurisées avec vos collègues, clients, patients, relations et autres destinataires. Si vous pouvez envoyer un message en toute sécurité, seuls vous et le(s) destinataire(s) êtes en mesure de lire le message. Vous pouvez envoyer un e-mail en toute sécurité depuis votre navigateur Web, sur une tablette ou un téléphone mobile ou depuis Outlook. Ce manuel d’utilisation se concentre sur l’utilisation de l’add-in Zivver pour Outlook Web Access (OWA) pour Office 365.

Dans ce guide de l’utilisateur, vous apprendrez notamment :

• Comment vous connecter à l’add-in Zivver pour OWA.

• Comment envoyer des messages sécurisés.

• Comment ouvrir un message sécurisé.

• Comment protéger vos messages avec des méthodes de vérification supplémentaires.

• Comment retirer un message envoyé par erreur.

Introduction

Ce guide est conçu comme un guide de référence. Vous n’avez pas besoin de le lire entièrement pour pouvoir envoyer des e-mails en toute sécurité avec Zivver. Chaque chapitre est indépendant. Ce guide a été rédigé pour l’utilisation de Zivver dans le service de messagerie Outlook de Microsoft Office 365.

Plus d’informations et de vidéos pédagogiques

Ce manuel ne couvre pas tous les sujets. Veuillez consulter le site Web d’assistance de Zivver https://docs.zivver.com si vous voulez en savoir plus.

Des questions ?

Veuillez contacter le service d’assistance de votre organisation.

Toujours rien ? Envoyez un e-mail à support@zivver.com. L’équipe d’assistance de Zivver se fera un plaisir de vous aider.

Connexion

Connectez-vous d’abord à votre compte Zivver pour envoyer et lire des messages sécurisés. Vous pouvez vous connecter à l’aide du volet latéral de l’add-in Zivver OWA.

Suivez les étapes ci-dessous pour vous connecter :

1. Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau message.

2. Cliquez sur plus more_vert , en bas à droite du volet de message. Un nouveau menu s’ouvre

3. Cliquez sur le logo Zivver, dans le menu qui s’est ouvert Le volet latéral s’ouvre.

4. Cliquez sur le bouton bleu Se connecter. Le message suivant s’affiche : une nouvelle fenêtre s’est ouverte dans Envoyer en toute sécurité avec Zivver.

5. Cliquez sur Autoriser. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira avec la page de connexion Zivver.

6. L’une des trois méthodes de connexion différentes peut être utilisée, selon les paramètres choisis par votre organisation.

   • *Connectez-vous avec votre compte Zivver. *La connexion Zivver avec vos informations d’identification professionnelles n’est pas activée ? Veuillez vous connecter avec votre adresse e-mail et votre mot de passe.

   • *Connectez-vous avec vos identifiants professionnels. *Vous et vos collègues de Zivver vous connectez-vous avec vos informations d’identification professionnelles ? Après avoir saisi votre adresse e-mail, vous serez automatiquement dirigé vers la page de connexion de votre organisation. Connectez-vous ici avec vos identifiants professionnels.

   • *Connexion automatique avec vos informations d’identification professionnelles. *Vous êtes automatiquement connecté(e) après avoir saisi votre adresse e-mail, si votre organisation utilise la connexion automatique avec vos informations d’identification professionnelles.

7. Une fois connecté(e), vous revenez automatiquement à l’OWA. Vous êtes désormais connecté(e) et prêt(e) à envoyer et lire des messages en toute sécurité.

Ajoutez l’icône Zivver à votre fenêtre de rédaction de message

Utilisez l’icône Paramètres dans Outlook sur le Web pour ajouter l’icône Zivver au bas de la fenêtre de rédaction de votre message, afin d’accéder au menu Zivver en un clic.

1. Dans Outlook sur le Web, sélectionnez l’icône Paramètres.

2. En bas de la liste des Paramètres, sélectionnez Afficher tous les paramètres Outlook.

3. Sélectionnez Courrier > Personnaliser les actions.

4. Accédez à la barre d’outils, puis sélectionnez l’icône Zivver.

5. Sélectionnez Enregistrer, puis fermez les Paramètres.

Ajoutez l’icône Zivver à votre fenêtre de lecture de message

Utilisez l’icône Paramètres dans Outlook sur le Web pour ajouter l’icône Zivver en haut de votre fenêtre de lecture de message

1. Dans Outlook sur le Web, sélectionnez l’icône Paramètres.

2. En bas de la liste des Paramètres, sélectionnez Afficher tous les paramètres Outlook.

3. Sélectionnez Courrier > Personnaliser les actions.

4. Accédez à Message Surface, puis sélectionnez l’icône Zivver.

5. Sélectionnez Enregistrer, puis fermez les Paramètres.

Aide pour sécuriser le compte

Pour la sécurité de vos messages sécurisés, il est important que vous configuriez l’authentification à deux facteurs (2FA) pour votre compte. Il s’agit d’une méthode d’identification supplémentaire lors de la connexion, qui consiste en l’envoi d’un code par SMS ou par le biais d’une application d’authentification renseignée. Vous pouvez activer l’authentification à deux facteurs via le lien suivant : authentification à deux facteurs.

Les messages que vous avez reçus sur votre compte Zivver ne peuvent être ouverts qu’après avoir ajouté une autre méthode de connexion. Il est donc important que vous définissiez cette méthode.

Envoyer un message en toute sécurité

Assurez-vous d’être connecté avec votre compte Zivver pour envoyer un message sécurisé. Pour envoyer un message sécurisé, suivez les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau message.

2. Rédigez un message comme d’habitude :

   • Ajouter des destinataires.

   • Entrez un objet.

   • Tapez un message.

3. Cliquez sur l’icône Zivver situé au-dessus ou en dessous du brouillon de message. Le volet latéral Zivver s’ouvre sur le côté droit de votre écran.

4. Activez la messagerie sécurisée. Si vous n’activez pas vous-même l’envoi sécurisé, Zivver peut générer un avertissement lors de l’envoi du message, car votre message peut contenir des informations sensibles.

5. Cliquez sur Vérification du destinataire. Un nouvel écran s’ouvre listant tous les destinataires.

6. Choisissez les méthodes de vérification du destinataire selon vos besoins :

   • Compte Zivver – Si le destinataire possède un compte Zivver, cette méthode est automatiquement choisie. Le destinataire peut lire le message immédiatement. Cette option n’est pas disponible lors de l’envoi d’e-mails à de nouveaux destinataires.

   • SMS vers un nouveau numéro – Choisissez cette méthode si vous connaissez le numéro de téléphone mobile du destinataire. Le destinataire recevra un code par SMS et devra l’insérer dans un formulaire pour ouvrir le message.

   • SMS à – Choisissez cette méthode si vous souhaitez que Zivver envoie un nouveau code par SMS au numéro de téléphone déjà connu d’un destinataire. Le destinataire recevra un code par SMS et devra le saisir dans un formulaire pour ouvrir le message.

   • Configurer le code d’accès de l’organisation – Choisissez cette méthode si vous souhaitez obtenir un code d’accès utilisable par tous les expéditeurs au sein de votre organisation (ou domaine) lors de la communication avec un destinataire spécifique. Lorsque le destinataire recevra le message Zivver, le code lui sera demandé.

   • Code d’accès de l’organisation – Choisissez cette méthode si vous souhaitez que vos destinataires puissent réutiliser un code d’accès existant que votre organisation a configuré pour eux. Lorsque le destinataire recevra le message Zivver, le code lui sera demandé.

   • Code d’accès – Choisissez cette méthode si vous ne disposez pas du numéro de téléphone portable du destinataire, mais que vous disposez d’un autre moyen de contacter le destinataire, autre que l’e-mail. Choisissez un code et communiquez ce code au destinataire. Lorsque le destinataire recevra le message Zivver, le code lui sera demandé. N’envoyez pas le code par e-mail, car cela rendrait la messagerie non sécurisée.

   • Code d’accès – Choisissez cette méthode si vous souhaitez que le destinataire puisse réutiliser un code d’accès que vous lui avez déjà envoyé par d’autres moyens. Lorsque le destinataire recevra le message Zivver, le code lui sera demandé.

   • E-mail de vérification – choisissez cette option uniquement si vous ne pouvez utiliser aucune des options ci-dessus. Zivver enverra un code d’accès par e-mail. En savoir plus sur les méthodes de vérification. Facultatif : Choisissez une langue pour l’e-mail de notification dans la liste déroulante situé sous la Langue de notification.

7. Cliquez sur Appliquer.

8. Cliquez sur Pièces jointes sécurisées pour ajouter une pièce jointe jusqu’à 5 To. n’utilisez jamais le partage d’option OWA standard comme lien OneDrive. Cette option n’est pas prise en charge par Zivver.

9. Cliquez sur Notifications de sécurité. Le volet latéral affiche tous les problèmes de sécurité non résolus.

10. Résolvez les problèmes de sécurité en suspens. > De nombreux problèmes de sécurité sont accompagnés d’une option de résolution automatique.

11. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le message. Un volet Zivver apparaît. Suivez les instructions. Votre message Zivver sera envoyé.

Alertes de sécurité

Zivver utilise des alertes de sécurité pour vous informer lorsqu’une règle particulière est activée. Les règles actives dépendent des paramètres choisis par votre organisation.

Trois niveaux différents d’alertes de sécurité peuvent être émis. L’action que vous devez effectuer dépend du niveau.

• Risque faible Les notifications de sécurité à faible risque sont simplement informatives. Le message s’affichera en bleu. Vous pouvez envoyer votre message après avoir cliqué sur Ignorer. Exemple d’avertissement de sécurité à faible risque :

Contenu prévu ? Vous avez mentionné une pièce jointe mais aucun fichier n’a été joint.

• Risque moyen Les alertes de sécurité présentant un risque moyen nécessitent une certaine action. Le message s’affichera en orange. Si vous ne prenez aucune mesure pour envoyer le message, le message s’affichera à nouveau dans le volet Zivver avec l’action proposée. Un exemple de message comportant un risque moyen et l’action proposée :

Contenu sensible trouvé : SSN dans le message. Ignorer

• Risque élevé Les alertes de sécurité à haut risque vous empêcheront d’envoyer un message. Le message s’affichera en rouge. Vous ne pourrez envoyer le message qu’après avoir supprimé la cause de l’alerte. Un exemple de message à haut risque :

La ligne d’objet contient probablement un numéro de sécurité sociale néerlandais ; cet élément sera affiché dans le message de notification. Veuillez supprimer le numéro de sécurité sociale néerlandais de la ligne d’objet.

Ouvrir un message Zivver

Grâce à l’add-in Zivver, vous pouvez lire les messages immédiatement.

Suivez les étapes ci-dessous pour ouvrir un message sécurisé :

1. Sélectionnez le message Zivver reçu.

2. Cliquez sur le logo Zivver, juste au-dessus et à droite de la publication. Le panneau latéral de Zivver est désormais ouvert. Dans le volet latéral, vous pouvez facilement télécharger les pièces jointes et lire le message sécurisé.

Si votre message a été protégé par l’expéditeur avec une méthode de vérification, telle qu’un code d’accès, vous ne pouvez toujours pas lire le message et une erreur s’affiche. Cette fonctionnalité est encore en cours de développement. Veuillez nous excuser pour le désagrément. Cliquez sur le bouton ouvrir dans l’application Zivver pour lire le message.

Répondre à un message sécurisé

Suivez les étapes ci-dessous pour répondre à un message sécurisé :

1. Sélectionnez le message auquel vous souhaitez répondre.

2. Cliquez sur Répondre. Le volet de réponse s’ouvre maintenant. Le message de notification est ajouté à la réponse. Cet élément dépend des paramètres d’OWA.

3. Si nécessaire, supprimez le message de notification de la réponse.

4. Cliquez maintenant sur le logo Zivver dans le coin inférieur droit du message. Ouvrez le volet latéral de Zivver.

5. Rédigez votre commentaire.

6. Si des problèmes de sécurité ont été détectés, cliquez sur Problèmes de sécurité pour les résoudre.

7. Facultatif, cliquez sur Pièces jointes sécurisées pour ajouter une pièce jointe.

8. Cliquez sur Envoyer

9. Parcourez l’écran Zivver.

10. Attendez un moment jusqu’à ce que le message soit envoyé via Zivver.

Rappel de message

Vous avez accidentellement envoyé un message au mauvais destinataire ? Vous avez ajouté une mauvaise pièce jointe ? Dans ce cas, vous pouvez facilement révoquer le message afin que le message et ses pièces jointes ne soient plus accessibles aux destinataires.

Pour retirer un message, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez le message que vous souhaitez révoquer.

2. Cliquez sur le logo Zivver, juste au-dessus et à droite du message, pour ouvrir le volet latéral.

3. Cliquez sur la flèche vers le bas keyboard_arrow_down pour ouvrir le menu.

4. Choisissez Révoquer le message Vous avez révoqué le message avec succès. Le message (et les pièces jointes) ne sont plus lisibles pour le destinataire.

Accès pour récupérer un message

Après avoir révoqué un message, vous pourrez restaurer son accès. Cette action est utile si vous avez, par exemple, révoqué un mauvais message par erreur dans une longue conversation.

Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour restaurer l’accès à un message révoqué. 1. Ouvrez le message dans vos éléments envoyés.

2. Ouvrez le volet latéral Zivver en cliquant sur l’icône Zivver.

3. Cliquez sur la flèche située derrière votre nom et votre adresse e-mail.

4. Cliquez sur Accéder à la récupération.

Le message peut désormais être lu par le(s) destinataire(s).

Lire l’accusé

Tout message que vous envoyez inclut automatiquement une confirmation de lecture. Elle vous permet de voir facilement les destinataires qui ont lu votre message et ceux qui ne l’ont pas encore fait. La confirmation de lecture se trouve sous la forme d’une petite enveloppe an bas de vos messages envoyés. Le nombre à côté de l’enveloppe indique combien de destinataires ont lu le message. Passez le pointeur de la souris sur l’enveloppe mail_outline pour voir qui a lu le message.

Mis à jour le 2022-03-02