Introduction

Ce manuel est destiné à servir de référence. Vous n’êtes pas obligé de le lire dans son intégralité pour pouvoir envoyer des e-mails en toute sécurité avec Zivver. Chaque chapitre peut être consulté indépendamment. Ce guide a été rédigé pour l’utilisation de Zivver avec la version web d’Outlook de Microsoft Office 365.

Plus d’informations et vidéos explicatives

Ce manuel ne couvre pas tous les sujets. Consultez le site de support Zivver https://docs.zivver.com pour plus d’informations.

Des questions ?

Contactez le service d’assistance de votre organisation.

Si vous avez toujours besoin d’aide, envoyez un e-mail à support@zivver.com. L’équipe de support de Zivver se fera un plaisir de vous aider.

Bienvenue sur Zivver !

Bienvenue dans ce guide pour l’extension Zivver pour Outlook Online (OWA) ! Ce guide vous montre comment envoyer des informations sensibles en toute sécurité, directement depuis votre environnement Outlook Web familier.

Le défi pour les professionnels de l’email

Dans votre travail, vous serez inévitablement amené à traiter des données sensibles que vous devrez envoyer par email. Que ce soit des contrats, des dossiers médicaux, des informations personnelles ou même des détails sur vos collègues – vous devez envoyer ces informations de la manière la plus sécurisée possible. Les erreurs d’envoi peuvent être coûteuses ou vous faire perdre la conformité aux réglementations sur la protection des données. Heureusement, il y a aussi de bonnes nouvelles : la sécurité n’a pas à être compliquée !

Comment Zivver vous aide

Vous devez pouvoir envoyer des emails sécurisés sans être un expert en cybersécurité. Zivver rend cela possible et facile ! Le logiciel fonctionne comme un gardien fiable en arrière-plan, vérifie vos emails pour détecter des informations sensibles et applique la sécurité appropriée. Vous vous concentrez simplement sur le message, et Zivver s’occupe de la sécurité. Et si vous voulez un peu plus de contrôle ? En un clic, vous avez accès à tous les paramètres pour envoyer des emails sécurisés avec Zivver.

Comment fonctionne Zivver dans Outlook Online ?

Connexion

1. Cliquez sur le bouton mail Nouveau message.
2. Si vous n’êtes pas encore connecté, Zivver vous connectera automatiquement.
3. Vous verrez une fenêtre pop-up qui disparaîtra une fois la connexion terminée.
4. Vous resterez connecté pendant les 30 prochains jours, et Zivver continuera à assurer la sécurité de vos emails.

Si vous ne vous connectez pas automatiquement à Zivver, suivez les étapes ci-dessous pour vous connecter manuellement :

1. Cliquez sur le bouton mail Nouveau message.
2. Sélectionnez l’onglet Message.

3. Cliquez sur l’icône Zivver.
   

   Icône Zivver non visible ?
   Il se peut que l’icône Zivver ne soit pas visible. Dans ce cas, cliquez sur l’icône grid_view Améliorer Outlook avec des applications. Vous y trouverez ensuite Zivver.

4. Cliquez sur le bouton SE CONNECTER.

5. En fonction des paramètres de votre organisation, vous serez automatiquement connecté avec vos identifiants professionnels, ou vous devrez entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe Zivver.

Envoyer des e-mails sécurisés

1. Commencez à rédiger un nouveau message comme vous le feriez normalement.
2. Si votre e-mail contient des informations sensibles, la technologie intelligente de Zivver le reconnaîtra. En fonction des paramètres de votre organisation, Envoyer en toute sécurité sera activé automatiquement, ou vous recevrez une notification indiquant que des informations sensibles ont été détectées dans le message.

3. Vous souhaitez envoyer un e-mail sécurisé même si Zivver ne l’active pas automatiquement ? Pas de problème ! Cliquez simplement sur l’icône Zivver dans votre barre de menu sous l’onglet Message pour activer manuellement l’option Envoyer en toute sécurité.

   Icône Zivver non visible ?
   Il se peut que l’icône Zivver ne soit pas visible. Dans ce cas, cliquez sur l’icône grid_view Améliorer Outlook avec des applications. Vous y trouverez ensuite Zivver.

Encore plus de sécurité avec le contrôle des destinataires

Vous souhaitez vous assurer que seul le destinataire prévu ouvre votre e-mail ? Utilisez le contrôle des destinataires. En fonction des paramètres de votre organisation, vous pouvez choisir parmi trois méthodes : SMS, un code d’accès préalablement convenu ou un e-mail de vérification.

• Le SMS est la méthode la plus sûre et la plus simple, mais nécessite le numéro de téléphone du destinataire.
• Le code d’accès est également sûr, mais vous devez partager le code avec le destinataire à l’avance.
• L’e-mail de vérification est une méthode rapide pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire sans étapes supplémentaires, mais elle est moins sécurisée que le SMS et le code d’accès.

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer le contrôle des destinataires.

1. Cliquez sur l’icône Zivver dans votre barre de menu sous l’onglet Message.

   Icône Zivver non visible ?
   Il se peut que l’icône Zivver ne soit pas visible. Dans ce cas, cliquez sur l’icône grid_view Améliorer Outlook avec des applications. Vous y trouverez ensuite Zivver.

2. Cliquez sur Contrôle des destinataires.

3. Choisissez la méthode souhaitée.

4. Saisissez les informations nécessaires pour la méthode choisie (par exemple, un numéro de téléphone mobile si vous avez choisi le SMS).

Lire des e-mails sécurisés

Les e-mails sécurisés sont stockés de manière sécurisée sur le serveur spécial de Zivver, vous ne pouvez donc pas les consulter directement dans Outlook. Suivez les étapes ci-dessous pour consulter un e-mail sécurisé.

1. Ouvrez le message sécurisé reçu.
2. Cliquez sur more_horiz Plus d’actions.

3. Cliquez sur l’icône Zivver.

   Icône Zivver non visible ?
   Il se peut que l’icône Zivver ne soit pas visible. Dans ce cas, cliquez sur l’icône grid_view Applications. Vous y trouverez ensuite l’icône Zivver.

Accusé de réception et retrait de message

Vous voulez savoir si votre e-mail sécurisé a été lu ? Suivez les étapes ci-dessous pour le découvrir.

1. Allez dans send Éléments envoyés.
2. Ouvrez le message envoyé.

3. Cliquez sur l’icône Zivver en haut à droite.
   Le panneau latéral Zivver s’ouvre maintenant à droite de l’écran.

   Icône Zivver non visible ?
   Il se peut que l’icône Zivver ne soit pas visible. Dans ce cas, cliquez sur l’icône grid_view Applications.
   Si cette icône n’est toujours pas visible, cliquez d’abord sur les trois points more_horiz.

4. Cliquez sur mail/drafts Accusé de réception.

Si un problème est survenu lors de l’envoi de l’e-mail sécurisé, pas de souci ! Suivez les étapes ci-dessous pour retirer le message.

1. Allez dans send Éléments envoyés.
2. Ouvrez le message envoyé.

3. Cliquez sur l’icône Zivver en haut à droite.
   Le panneau latéral Zivver s’ouvre maintenant à droite de l’écran.

   Icône Zivver non visible ?
   Il se peut que l’icône Zivver ne soit pas visible. Dans ce cas, cliquez sur l’icône grid_view Applications.
   Si cette icône n’est toujours pas visible, cliquez d’abord sur les trois points more_horiz.

4. Cliquez sur les trois points more_vert.

5. Cliquez sur history Retirer l’accès.

   Option non visible ?
   Si une date d’expiration a déjà été définie (par exemple, par les paramètres de l’organisation), vous verrez le message suivant en haut du message dans une barre bleue :
   L’accès sera retiré aux destinataires le <jour_de_la_semaine> <date>, <heure>.
   Dans ce cas, utilisez le bouton Modifier les paramètres pour ajuster ou annuler la date d’expiration.

6. Définissez qui doit voir le retrait du message :

   • Retirer pour les destinataires : L’accès sera retiré uniquement pour les destinataires. L’expéditeur conservera l’accès et pourra le restaurer.
   • Retirer pour tout le monde : L’accès sera retiré pour tout le monde, y compris l’expéditeur. L’expéditeur ne pourra plus accéder au message et ne pourra pas restaurer l’accès.

7. Définissez quand vous souhaitez retirer le message :

   • Retirer immédiatement : Le message sera retiré dès que vous cliquerez sur Retirer.
   • Retirer après : Vous pouvez définir après combien de temps le message sera retiré. Vous pouvez choisir une période en heures, jours ou semaines.

8. Vérifiez le résumé qui indique pour qui et quand le message sera retiré.

9. Cliquez sur Retirer.
   Selon les choix effectués, vous n’aurez plus accès au message, ou vous verrez en haut du message que l’accès a été retiré aux destinataires, ou vous verrez en haut du message quand l’accès sera retiré et pour qui.