Plugin Zivver Office – Manuel d’utilisation

Préface

Avec Zivver, vous pouvez partager des informations confidentielles en toute sécurité avec des collègues, des clients, des patients et d’autres destinataires. Si vous envoyez un message en toute sécurité, seuls vous et le(s) destinataire(s) pouvez lire ce message.

Vous pouvez envoyer des e-mails en toute sécurité depuis votre navigateur Web, sur une tablette, un téléphone portable ou depuis Outlook. Ce manuel d’utilisation se concentre sur l’utilisation du Zivver Office Plugin pour Microsoft Outlook. Dans ce manuel d’utilisation, vous apprendrez :

• Comment se connecter à Outlook avec Zivver

• Comment envoyer des e-mails depuis Outlook en toute sécurité

• Quels sont les trois niveaux de sécurité

• Comment révoquer un message

• Comment restaurer l’accès à un message

Guide de lecture

Ce manuel est conçu comme une référence. Vous n’êtes pas obligé de le lire entièrement pour pouvoir envoyer des e-mails en toute sécurité. Chaque chapitre est indépendant.

Des questions ?

Contactez le service d’assistance de votre organisation. Ils pourront vous aider davantage.

Manuel d’utilisation

Se connecter à Outlook

Veuillez consulter Se connecter à Outlook avec un compte Zivver.

Sécuriser un compte avec une méthode de connexion supplémentaire

Sécurisez votre compte avec un facteur d’authentification supplémentaire.

Vous recevrez un code de connexion par SMS ou sur une application d’authentification. Vous pouvez uniquement définir une méthode de connexion supplémentaire dans l’application Web Zivver pour le moment.

Découvrez comment configurer une méthode de connexion supplémentaire avec un code SMS (en Anglais)

Découvrez comment configurer une application d’authentification en tant qu’extension Google Chrome (en Anglais)

Envoyez des e-mails en toute sécurité depuis Outlook

La messagerie sécurisée est très simple à mettre en œuvre directement depuis Outlook, à l’aide de Zivver Office Plug-in.

Préparation :

• Vous devez être connecté(e) à Zivver via Outlook.

1. Dans Outlook, cliquez sur Nouvel e-mail mail_outline.

2. Configurez un message comme d’habitude. Ajoutez des destinataires. Entrez un sujet. Rédigez un message.

3. Cliquez sur le bouton toggle_off situé à côté du logo Zivver pour activer l’envoi sécurisé.

4. Cliquez sur ajouter des pièces jointes attach_file dans la barre de messagerie sécurisée pour ajouter une pièce jointe (jusqu’à 5 To).

5. Cliquez sur Envoyer send. Un nouvel écran s’ouvre car Zivver vérifie la présence de données sensibles en termes de confidentialité dans le message. Si le message contient des données confidentielles, vous recevrez une notification vous indiquant d’envoyer le message via Zivver.

6. Si vous envoyez un message Zivver à l’adresse e-mail de réception pour la première fois, il vous sera demandé d’entrer la méthode de vérification. Définissez le deuxième facteur d’authentification (en Anglais) et envoyez le message. La vérification garantit que seuls les bons destinataires ont accès à votre message. En savoir plus sur les différents niveaux de vérification (en Anglais)

7. Attendez un instant que le message soit envoyé.

Notifications de sécurité

Zivver utilise des notifications de sécurité pour vous informer lorsqu’une certaine règle est activée. Les règles actives dépendent des paramètres de votre organisation. Si votre message ou vos pièces jointes comporte(nt) des données sensibles, la barre de messagerie sécurisée peut automatiquement s’insérer et changer de couleur.

Zivver a trois niveaux différents pour les notifications de sécurité.

En savoir plus sur les différents niveaux d’avertissement (en Anglais).

Révoquer le message Zivver

Vous avez accidentellement envoyé un message à un mauvais destinataire ? Vous avez envoyé une mauvaise pièce jointe ? Vous pouvez révoquer le message Zivver. Le message et les pièces jointes deviennent immédiatement inaccessibles pour tous les destinataires.

Veuillez lire le sujet sur la Révocation de message (en Anglais) pour savoir comment procéder.

Lire l’accusé

Vous pouvez afficher une confirmation de lecture de chaque message envoyé. De cette façon, vous savez qui a lu votre message et qui ne l’a pas lu. Vous trouverez la confirmation de lecture sous la forme d’une petite icône d’enveloppe dans le coin inférieur droit de votre message Zivver envoyé. Maintenez votre souris sur l’icône de l’enveloppe pour voir qui a lu le message.

• Une enveloppe grise fermée mail signifie que le message n’a pas encore été lu par les destinataires.

• Une enveloppe grise ouverte drafts signifie que le message a été lu, mais pas encore par tous les destinataires.

• Une enveloppe bleue ouverte drafts signifie que le message a été lu par tous les destinataires.

Le nombre situé à côté de l’enveloppe indique combien de destinataires ont lu le message.

Cliquez sur l’enveloppe ou maintenez la souris sur l’icône de l’enveloppe pour voir qui a lu le message et qui ne l’a pas lu.