Envoi sécurisé aux destinataires externes

Intro

Ce document explique comment envoyer un message en toute sécurité à une personne située hors de votre organisation. Une méthode de vérification est nécessaire car le destinataire externe n’a probablement pas de compte Zivver. Le contrôle des destinataires est une sécurité supplémentaire pour le message Zivver sous la forme d’un code SMS ou d’un code d’accès. Il vous suffit de suivre la méthode de vérification une fois pour une adresse e-mail. Zivver se souvient et rétablit les destinataires vérifiés.

Envoi sécurisé aux destinataires externes

La procédure ci-dessous suppose que vous avez créé un nouveau brouillon d’e-mail Outlook et ajouté un ou plusieurs destinataires.

1. Ouvrez un nouvel e-mail dans Outlook

2. Cliquez sur le commutateur

3. dans la barre d’outils Zivver grisée pour activer l’envoi sécurisé. La barre d’outils devient bleue pour indiquer que l’envoi sécurisé est activé.

4. Cliquez sur Vérification du destinataire how_to_reg. Une fenêtre s’ouvre pour les méthodes de vérification des destinataires.

5. Cliquez sur le menu situé à côté d’un destinataire.

6. Choisissez les méthodes de vérification du destinataire selon vos besoins :

   1. Compte Zivver – Si le destinataire possède un compte Zivver, cette méthode est automatiquement choisie. Le destinataire peut lire le message immédiatement. Cette option n’est pas disponible lors de l’envoi d’e-mails à de nouveaux destinataires.

   2. SMS vers un nouveau numéro – Choisissez cette méthode si vous connaissez le numéro de téléphone mobile du destinataire. Le destinataire recevra un code par SMS et devra l’insérer dans un formulaire pour ouvrir le message.

   3. SMS à – Choisissez cette méthode si vous souhaitez que Zivver envoie un nouveau code par SMS au numéro de téléphone déjà connu d’un destinataire. Le destinataire recevra un code par SMS et devra le saisir dans un formulaire pour ouvrir le message.

   4. Configurer le code d’accès de l’organisation – Choisissez cette méthode si vous souhaitez obtenir un code d’accès utilisable par tous les expéditeurs au sein de votre organisation (ou domaine) lors de la communication avec un destinataire spécifique. Lorsque le destinataire recevra le message Zivver, le code lui sera demandé.

   5. Code d’accès de l’organisation – Choisissez cette méthode si vous souhaitez que vos destinataires puissent réutiliser un code d’accès existant que votre organisation a configuré pour eux. Lorsque le destinataire recevra le message Zivver, le code lui sera demandé.

   6. Code d’accès – Choisissez cette méthode si vous ne disposez pas du numéro de téléphone portable du destinataire, mais que vous disposez d’un autre moyen de contacter le destinataire, autre que l’e-mail. Choisissez un code et communiquez ce code au destinataire. Lorsque le destinataire recevra le message Zivver, le code lui sera demandé. N’envoyez pas le code par e-mail, car cela rendrait la messagerie non sécurisée.

   7. Code d’accès – Choisissez cette méthode si vous souhaitez que le destinataire puisse réutiliser un code d’accès que vous lui avez déjà envoyé par d’autres moyens. Lorsque le destinataire recevra le message Zivver, le code lui sera demandé.

   8. E-mail de vérification – Choisissez cette option uniquement si vous ne pouvez utiliser aucune des options ci-dessus. Zivver enverra un code d’accès par e-mail. En savoir plus sur les méthodes de vérification.

7. Facultatif : Choisissez la langue de notification :

   1. Cliquez sur l’icône des destinataires people. Une carte de message intitulée Destinataires sélectionnés apparaît

   2. Choisissez une langue pour l’e-mail de notification dans le menu déroulant situé à côté de la Langue de notification.

8. Cliquez sur OK. Vous pouvez désormais envoyer l’e-mail en toute sécurité, même à des destinataires extérieurs à votre organisation.