Extension Chrome Zivver pour Gmail – Manuel d’utilisation

Introduction

Avec Zivver, vous pouvez partager facilement et en toute sécurité des informations confidentielles avec des collègues, des clients, des patients et d’autres destinataires. Si vous envoyez un message en toute sécurité, seuls vous et le(s) destinataire(s) pouvez lire ce message.

Vous pouvez envoyer des e-mails en toute sécurité depuis votre compte de messagerie Gmail dans le navigateur Web Chrome. Ce guide de l’utilisateur se concentre sur l’utilisation de l’extension Zivver Chrome pour Gmail.

Guide de lecture

Ce manuel est conçu comme une référence. Vous n’avez pas besoin de le lire entièrement pour pouvoir envoyer des e-mails en toute sécurité. Chaque chapitre est indépendant. Dans chaque section, nous vous proposons des étapes rapides et faciles à suivre pour démarrer avec l’extension Zivver Chrome pour Gmail et ce qu’il vous faut pour suivre les étapes.

Des questions ?

Contactez le service d’assistance de votre organisation, il pourra mieux vous aider.

Installation

Pour envoyer des e-mails en toute sécurité depuis votre compte Gmail, vous avez besoin de l’extension Zivver Chrome pour Gmail et d’un compte Zivver.

Installation depuis Google Chrome Web Store

1. Accédez à la page de l’extension Zivver Chrome Extension for Gmail Chrome Web Store page

2. Cliquez sur Ajouter à Chrome Une fenêtre d’autorisations apparaît

3. Cliquez sur Ajouter une extension L’extension est installée. Une fenêtre apparaît pour expliquer comment démarrer l’extension. Une option permettant d’installer l’extension sur d’autres appareils Chrome peut également être proposée, à condition que d’autres soient connectés à votre compte.

4. Connectez-vous à Zivver pour démarrer l’extension Vous pouvez vous connecter de deux manières différentes en fonction des paramètres de votre organisation. À savoir, soit vous serez redirigé vers le service SSO utilisé par votre organisation et devrez saisir les informations d’identification relatives à votre lieu de travail, soit vous devrez saisir votre mot de passe Zivver.

Se connecter avec les informations sur le lieu de travail

Selon les paramètres choisis par l’administrateur Zivver de votre organisation, vous pouvez être automatiquement redirigé vers une page de connexion de votre organisation. Saisissez les informations de connexion de votre lieu de travail sur cette page pour vous connecter.

Se connecter avec l’adresse e-mail et le mot de passe Zivver

Votre adresse e-mail n’est pas encore activée pour Zivver ? Cliquez sur le lien Activer votre adresse e-mail et saisissez votre mot de passe Zivver pour vous connecter.

Pour rester connecté, cochez la case Se souvenir de mes informations pendant 30 jours. Vous serez désormais connecté à cet appareil pendant 30 jours.

Avez-vous déjà configuré une méthode de connexion supplémentaire ? Complétez-la sur l’écran suivant.

Vous êtes désormais connecté à Zivver dans Gmail et prêt à lire et envoyer des messages sécurisés. Si vous ne voyez pas de barre Zivver lorsque vous créez un nouveau message, vous devrez peut-être d’abord actualiser la page. Contactez l’administrateur Zivver de l’organisation si vous rencontrez des problèmes de connexion.

Envoyer un message en toute sécurité

Vous devez être connecté à Zivver via Gmail :

1. Cliquez sur Composer dans Gmail. Une fenêtre d’éditeur de message apparaît

2. Rédigez un message comme d’habitude : ajoutez des destinataires, saisissez un objet et un message.

3. Basculez le commutateur d’envoi sécurisé pour activer l’envoi sécurisé.

4. Facultatif : Cliquez sur Ajouter des pièces jointes dans la barre de rédaction inférieure pour ajouter une pièce jointe (jusqu’à 5 To).

5. Basculez l’envoi sécurisé sur ACTIVÉ. Si vous envoyez un message Zivver à un destinataire pour la première fois, il vous sera demandé de définir une méthode de vérification.

Notifications de sécurité

Votre organisation a établi diverses règles pour s’assurer que les informations sensibles sont toujours envoyées avec Zivver. Zivver utilise des notifications de sécurité pour vous informer lorsqu’une règle spécifique est activée.

Lire les accusés

Vous pouvez afficher une confirmation de lecture pour chaque message envoyé. Ainsi, vous savez qui a lu votre message et qui ne l’a pas lu. Vous trouverez cette confirmation de lecture sous la forme d’une petite icône d’enveloppe dans le coin inférieur droit d’un message Zivver envoyé. Cliquez sur l’enveloppe ou maintenez le pointeur de la souris sur l’icône de l’enveloppe pour voir qui a lu le message et qui ne l’a pas lu.

• Une enveloppe grise fermée signifie que le message n’a pas encore été lu par les destinataires.

• Une enveloppe grise ouverte signifie que le message a été lu, mais pas encore par tous les destinataires.

• Une enveloppe bleue ouverte signifie que le message a été lu par tous les destinataires.

• Le nombre situé à côté de l’enveloppe indique combien de destinataires ont lu le message.

Révocation des messages

Les messages Zivver peuvent être révoqués à tout moment après leur envoi, soit pour chaque participant (y compris l’expéditeur), soit pour les destinataires uniquement. La révocation des messages peut être planifiée pour se produire après une période définie, ou immédiatement. La révocation est conçue pour remplir deux fonctions principales : – permettre le retrait d’un message qui a été envoyé par erreur – permettre d’assurer des situations dans lesquelles les lois ou la politique de l’organisation exigent que les copies des messages ne soient pas conservées indéfiniment. Vous pouvez révoquer les messages envoyés ou définir l’expiration des messages, avant ou après l’envoi.

Définir la révocation pour les nouveaux messages

1. Cliquez sur l’icône de révocation history en bas du volet de l’éditeur de messages

2. Cliquez sur le bouton toggle_off Une nouvelle fenêtre intitulée Révoquer l’accès au message apparaît

3. Cliquez sur DESTINATAIRES si vous souhaitez que le message soit inaccessible dans les boîtes de réception des destinataires. OU Cliquez sur TOUS si vous souhaitez que le message soit inaccessible dans les boîtes de réception des destinataires et de la vôtre.

1. Cliquez sur PLUS TARD si vous souhaitez que le message soit révoqué plus tard OU Cliquez sur MAINTENANT si vous souhaitez que le message soit immédiatement révoqué.

2. Définissez une période à l’aide de la zone de saisie et du sélecteur déroulant. Votre organisation peut avoir défini une période par défaut, ou non. La date de révocation programmée du message qui s’affiche change, conformément à la période que vous choisissez.

3. Appuyez sur PARAMÉTRER Une fenêtre contextuelle de confirmation apparaît

4. Appuyez sur OK pour confirmer vos choix. *Si vous avez choisi de révoquer le message PLUS TARD, une bannière bleu clair s’affiche au-dessus de l’en-tête du message pour indiquer la période de révocation Si vous avez choisi de révoquer le message MAINTENANT, une bannière grisée s’affiche au-dessus de l’en-tête du message pour indiquer que l’accès au message a été révoqué.

Modifier les paramètres de révocation des messages envoyés

1. Accédez à votre dossier Messages envoyés dans Gmail

2. Recherchez et cliquez sur le message que vous souhaitez révoquer ou modifiez les paramètres de révocation pour les messages Zivver qui contiennent la chaîne [Ce message est crypté avec Zivver] dans la ligne d’objet

3. Cliquez sur MODIFIER LES PARAMÈTRES dans le coin supérieur droit du volet des messages.

4. Effectuez les modifications nécessaires

5. Cliquez sur Paramétrer

Vérification du destinataire

Zivver tente de vérifier l’identité des destinataires en vérifiant que le destinataire est en possession d’un secret pré-partagé (généralement un code d’accès) envoyé par d’autres moyens que l’e-mail. Veuillez consulter Méthodes de vérification pour plus de détails.

Paramètres personnels

Cliquez sur Paramètres personnels dans le menu de l’extension pour modifier les paramètres de Zivver. Veuillez vous référer au manuel d’utilisation de la Zivver WebApp pour obtenir davantage d’informations sur les différents paramètres.

Règles de gestion

L’extension Zivver Chrome pour Gmail surveille la fenêtre de l’éditeur de messages Gmail et peut générer des avertissements lorsque vous ajoutez des informations potentiellement sensibles à un message ou que vous déclenchez une autre règle de gestion de Zivver. Certaines violations de règles de gestion peuvent empêcher l’envoi de messages via Zivver ; si tel est le cas, le bouton ENVOYER de l’éditeur est grisé jusqu’à ce que les problèmes soient résolus.

Pour résoudre ce problème :

1. Cliquez sur le bouton Problèmes warningdans le coin supérieur droit de la fenêtre de l’éditeur de message. Une fenêtre intitulée Problèmes de sécurité apparaît, répertoriant les problèmes liés à votre message et les actions possibles.

2. Cliquez sur Ignorer pour indiquer à Zivver d’ignorer un problème particulier.

3. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre de notification des problèmes de sécurité et revenir à l’éditeur.

4. Modifiez ou supprimez tous les éléments de votre message qui déclenchent des avertissements.

Commentaires

Cliquez sur le bouton d’aide : [help-circle] dans le volet de l’éditeur de message pour laisser un commentaire, consultez la documentation ou remplissez un bref questionnaire sur votre expérience Zivver.

Mis à jour le 2022-03-02