Zivver WebApp - Nutzerleitfaden

Kontext

Mithilfe von Zivver können Sie datenschutzrelevante Informationen sicher mit Kollegen, Kunden, Patienten und anderen Empfängern austauschen. Wenn Sie eine Zivver-Nachricht gesichert versenden, können nur der/die gewünschte Empfänger diese Nachricht einsehen.

Sicheres Mailen funktioniert per Web Browser, auf dem Tablet, Handy oder über Outlook. Dieser Leitfaden erklärt die Zivver WebApp.

Folgende Themen werden abgedeckt:

  • Wie Sie sich bei Zivver einloggen.
  • Wie Sie gesicherte Nachrichten versenden.
  • Wie Sie eine Empfängerverifizierung einrichten.
  • Wie Sie Zivver-Nachrichten zurückziehen können.
  • Wie Sie den Zugang zu einer Zivver-Nachricht wiederherstellen.

Login

Um eine E-Mail sicher zu versenden, loggen Sie sich online in Ihrer sicheren Zivver Mailbox ein. Verwenden Sie dafür einen Browser wie Internet Explorer oder Google Chrome.

  1. Öffnen Sie die Zivver WebApp.
  2. Geben Sie Ihre Zivver E-Mail-Adresse ein.
  3. Geben Sie Ihr Zivver-Passwort ein.
  4. Geben Sie Ihren zweiten Faktor zur Authentifizierung (2FA) ein.
Falls Sie den zweiten Authentifizierungsfaktor nicht jedes Mal eingeben möchten, wählen Sie die Option Gerät als vertrauenswürdig speichern um 2FA beim nächsten Log-in zu überspringen..

Sie sind nun bei Zivver eingeloggt und können Nachrichten sicher lesen und empfangen.

Falls Sie Zivver geschäftlich nutzen, können Sie sich auch mit den Zugangsdaten für Ihren Arbeitsplatz bei Zivver anmelden. Nach Eingabe Ihrer Zivver E-Mail-Adresse werden Sie zum Login für Ihre Organisation weitergeleitet.

Benutzerverifizierung (2FA)

Ihr Zivver-Account wird mit einem zusätzlichen Verifizierungsverfahren gesichert, das heißt Sie verwenden beim Login einen Code als sogenannten zweiten Faktor. Sie erhalten diesen Code per SMS oder in einer Authenticator-App. Das Verfahren für Ihre zusätzliche Verifizierung können Sie (nur) über die Zivver WebApp einrichten.

Es stehen drei Optionen für die Benutzerverifizierung zur Auswahl: Zusätzliches Verifizierungsverfahren per SMS einrichten
Zusätzliches Verifizierungsverfahrens per Google Chrome Authenticator einrichten
Zusätzliches Verifizierungsverfahren per Authenticator-App einrichten

Zivver-Nachrichten versenden

Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihren Zivver-Account eingeloggt sind, um gesicherte Nachrichten zu versenden.

  1. Klicken Sie auf das create Symbol um einen neuen Nachrichtenaustausch zu beginnen.
  2. Geben Sie die gewünschten Empfänger an.
    Falls Sie zum ersten Mal eine Zivver-Nachricht an eine E-Mail-Adresse unter den angegebenen Empfängern verschicken, werden Sie aufgefordert, ein Verfahren zur Empfängerverifizierung auszuwählen.
  3. Richten Sie ein Verfahren zur Empfängerverifizierung ein und versenden Sie die Nachricht.
    Das Einrichten einer Empfängerverifizierung stellt sicher, dass ausschließlich der gewünschte Empfänger Zugriff auf Ihre Zivver-Nachricht erhält.
    Erfahren Sie mehr über die unterschiedlichen Verifizierungsverfahren.

Sicherheitshinweise

Zivver verwendet Sicherheitshinweise, um Sie zu informieren, wenn eine der aktivierten Organisationsregeln greift. Welche Organisationsregeln aktiv sind, hängt von den Einstellungen Ihrer Organisation ab. Falls Ihre Nachricht oder Anhänge datenschutzrelevante Informationen beinhalten, kann der Zivver-Balken mit einem entsprechenden Warnhinweis erscheinen oder seine Farbe ändern.

Zivver unterscheidet bei den Organisationsregeln zwischen drei Risikostufen für Sicherheitshinweise:
Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Risikostufen.

Die Organisationsregeln sind nur relevant, wenn Sie Zivver geschäftlich nutzen.

Rückruf-Funktionen

Sie können eine Zivver-Nachricht jederzeit zurückziehen. Nach dem Nachrichtenrückruf können die (ausgewählten) Empfänger nicht mehr auf Ihre Zivver-Nachricht und deren Anhänge zugreifen. Folgende Optionen stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

  • Sie können eine Nachricht entweder für einzelne Empfänger oder für alle Beteiligten (Sie als Absender mit inbegriffen) zurückziehen.

  • Der Nachrichtenrückruf kann mit sofortiger Wirkung erfolgen oder für einen späteren Zeitpunkt geplant werden.

Weitere Informationen zu den Rückruf-Funktionen von Zivver erhalten Sie unter Rückruf von Nachrichten.

Für das Zurückziehen einer Zivver-Nachricht kann es verschiedene Gründe geben:

  • Fehler korrigieren: Sie ziehen einer fehlerhaft verschickte Nachricht zurück, um ein Datenleck zu verhindern;

  • Vorgaben einhalten: Sie ziehen Nachrichten aufgrund von gesetzlichen oder unternehmensinternen Vorgaben nach einem bestimmten Zeitraum zurück.

Zivver-Nachrichten zurückziehen

Um Empfängern die Zugriffsrechte für eine bereits versandte Zivver-Nachricht zu entziehen, folgen Sie die diesen Schritten:

  1. Wählen Sie die ZIVER-Nachricht aus, die Sie zurückziehen möchten.
  2. Klicken Sie auf das Symbol für Optionen more_vert rechts oben in der Ecke der Nachrichtenanzeige.
  3. Klicken Sie auf remove_circle Zugriff entziehen
    Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Rückruf-Optionen.
  4. Aktivieren Sie den Wechselschalter
    Ihnen werden die Optionen zum Entziehen der Zugriffsrechte angezeigt.
  5. Klicken Sie auf Empfänger, wenn Sie die Nachricht (nur) aus der Inbox der Empfänger zurückziehen möchten.
    ODER
    Klicken Sie auf Alle, wenn Sie die Zivver-Nachricht sowohl für die Empfänger als auch aus Ihrer eigenen Inbox zurückziehen möchten.

    Wenn Sie Alle auswählen, wird die Zivver-Nachricht vollständig gelöscht, sobald der im folgenden Schritt festgelegte Zeitraum verstrichen ist. Danach ist es ist nicht mehr möglich, den Zugang zur Nachrichten wiederherzustellen, wenn Sie auf diese Art entfernt wurden (auch nicht für Sie als Absender oder für Zivver)!
  6. Klicken Sie auf SPÄTER, wenn die Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt zurückgerufen werden soll.
    ODER
    Klicken Sie auf JETZT falls Sie die Nachricht direkt zurückrufen möchten.

  7. Wählen Sie für die Option SPÄTER den Zeitraum bis zum Zurückrufen der Nachricht aus, indem Sie eine Zahl in das Eingabefenster einfügen und aus dem Dropdown-Menü die Zeiteinheit auswählen. Es ist möglich, dass Ihre Organisation hier einen Zeitraum als Standard voreingestellt hat.
    Zivver zeigt Ihnen den genauen Zeitpunkt für das Zurückziehen der Nachricht an, der sich aus der von Ihnen gemachten Eingabe ergibt.

  8. Klicken Sie Festlegen.
    Ein Bestätigungsfenster erscheint.

  9. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OKAY

Falls Sie ausgewählt haben, Ihre Nachricht SPÄTER zurückzuziehen, wird eine hellblaue Leiste mit dem Zeitraum bis zum Rückruf der Zivver-Nachricht am oberen Rand Ihrer Nachricht angezeigt

Falls Sie ausgewählt haben, Ihre Nachricht JETZT zurückzuziehen, informiert Sie eine ausgegraute Leiste am oberen Rand Ihrer Zivver-Nachricht darüber, dass diese zurückgezogen wurde.

Wenn Sie eine Zivver-Nachricht zurückrufen, wird sie aus der Inbox aller Empfänger entfernt, inclusive der Empfänger in CC und BCC.

Zugriffsrechte wiederherstellen

Bei manchen Rückruf-Optionen können Sie den Zugang zu einer Zivver-Nachricht für die Empfänger wiederherstellen, nachdem die Zugriffsrechte entzogen wurden:

  1. Wählen Sie die Zivver-Nachricht aus, für die Sie den Zugriff wiederherstellen möchten.
    Wenn eine Zivver-Nachricht zurückgezogen wurde oder der Rückruf geplant ist, wird der entsprechende Status am oberen Rand der Nachricht angezeigt.
  2. Klicken Sie auf das Symbol für Optionen more_vert rechts oben in der Ecke der Nachrichtenanzeige und dann auf remove_circle Zugriff wiederherstellen.
    ODER
    Klicken Sie auf EINSTELLUNGEN BEARBEITEN in der Leiste mit den Zugriffsrechten am oberen Rand der Nachricht.
    Es öffnet sich ein neues Fenster mit den aktuellen Einstellungen zu den Zugriffsrechten.
  3. Klicken Sie auf den Wechselschalter
    Es öffnet sich ein Fenster mit den Optionen für die Zugriffsrechte. Der Wechselschalter oben links sollte jetzt ausgegraut sein.
  4. Klicken Sie FESTLEGEN.
    Ihnen wird der Hinweis Geplantes Ablaufdatum wurde aufgehoben angezeigt. Die Nachricht wird nicht länger zurückgezogen.

Der Zugang zur Nachricht wurde wiederhergestellt. Die Empfänger haben wieder oder weiter Zugriff auf Ihre Zivver-Nachricht und deren Anhänge.

Lesestatus-Anzeige

Sie können den Lesestatus für jede mit Zivver versandte Nachricht und jeden Empfänger einsehen. So wissen Sie im Zweifelsfall, wer Ihre Nachricht geöffnet hat und wer nicht. Sie finden die Lesestatus-Anzeige über das kleine Umschlag-Symbol, welches in der rechten unteren Ecke Ihrer versandten Zivver-Nachrichten angezeigt wird.

Es gibt drei Versionen dieses Symbols:

  • Ein grauer, verschlossener Umschlag email zeigt an, dass keiner der Empfänger Ihre Nachricht geöffnet hat.
  • Ein grauer, geöffneter Umschlag drafts zeigt an, dass ein Teil der Empfänger Ihre Nachricht geöffnet hat.
  • Ein blauer, geöffneter Umschlag drafts zeigt an, dass alle Empfänger Ihre Nachricht geöffnet haben.

Klicken Sie auf das Umschlag-Symbol um sich anzuzeigen zu lassen, welche Empfänger die Nachricht bereits geöffnet haben.  

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