Zivver Office Plugin - Nutzerleitfaden

Kontext

Mithilfe von Zivver können Sie datenschutzrelevante Informationen sicher mit Kollegen, Kunden, Patienten und anderen Empfängern austauschen. Wenn Sie eine Zivver-Nachricht gesichert versenden, können nur der/die gewünschte Empfänger diese Nachricht einsehen.

Sicheres Mailen funktioniert per Web Browser, auf dem Tablet, Handy oder über Outlook. Dieser Leitfaden erklärt das Zivver Office Plugin für Outlook (Versionen 2010, 2013 oder 2016). Folgende Themen werden abgedeckt:

  • Wie Sie sich in Outlook für Zivver anmelden
  • Wie Sie mit Outlook Zivver-Nachrichten sicher austauschen können
  • Die Sicherheitshinweise mit verschiedenen Risikostufen
  • Wie Sie eine Zivver-Nachricht zurückziehen können
  • Wie Sie den Zugriff auf eine Zivver-Nachricht wiederherstellen können

Allgemeines
Dieser Leitfaden soll vor allem als Nachschlagewerk dienen. Sie müssen ihn nicht von Anfang bis Ende durchlesen, um mit Zivver sicher Mailen zu können. Jedes Kapitel beinhaltet alle erforderlichen Hinweise, um für sich stehen zu können. Sie erhalten jeweils eine Schritt für Schritt Anleitung für Ihr Vorgehen.

Rückfragen?
Wenden Sie sich an den IT-Support in Ihrer Organisation. Ihre internen Zivver-Administratoren können Ihnen am besten weiterhelfen.

Nutzerleitfaden

Anmelden in Outlook

Wenn Sie E-Mails direkt aus Outlook sicher versenden möchten, benötigen Sie das Zivver Office Plugin. Installieren Sie es entweder selbst oder bitten Sie Ihre IT-Abteilung bzw. Ihren Systemadministrator um Unterstützung.

Voraussetzungen:

  • Sie haben einen Zivver Account.
  • Das Zivver Office Plugin ist auf Ihrem Computer installiert.
  • Outlook ist geöffnet.

Vorgehen:

  1. Klicken Sie auf die Zivver-Menüleiste (Tab) am oberen Rand des Outlookfensters.
  2. Klicken Sie auf Accounts verwalten account_circle.
  3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.

    Es gibt drei verschiedene Optionen zum Anmelden, abhängig von den Einstellungen Ihrer Organisation.
  4. Die drei Optionen zum Anmelden (Login):

    1. Sie melden sich automatisch mit den Zugangsdaten für Ihren Arbeitsplatz an.
      Falls Ihre Organisation ein automatisches Anmelden mit den Zugangsdaten am Arbeitsplatz unterstützt (den sogenannten SSO), meldet Sie ein Klick auf Ihre E-Mail-Adresse automatisch an.
    2. Sie melden sich manuell mit den Zugangsdaten für Ihren Arbeitsplatz an.
      Falls Sie auf eine Login-Seite Ihrer Organisation weitergeleitet werden, geben Sie dort die Zugangsdaten wie für Ihren Arbeitsplatz ein.
    3. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Zivver Passwort an.
      Falls Ihnen die E-Mail-Adresse für Ihren Zivver-Account noch nicht angezeigt wird, dann klicken Sie auf den Link Aktivieren Sie Ihre E-Mail-Adresse add_circle. Geben Sie dann Ihr Zivver Passwort ein, um sich anzumelden.
      Falls Sie sich nicht jedes Mal aufs Neue anmelden wollen, dann setzen Sie ein Häckchen bei Meine Zugangsdaten für 30 Tage speichern. Dann bleibt Ihre Anmeldung auf dem aktuell genutzten Endgerät für die nächsten 30 Tage gültig.

Wenn Sie bereits ein zusätzliches Verifizierungsverfahren eingerichtet haben, können Sie dieses im nächsten Schritt vervollständigen.

Sie sind nun bei Outlook mit Zivver angemeldet und bereit, Nachrichten sicher zu empfangen und zu versenden. Falls Probleme beim Login auftreten, wenden Sie sich bitte an den Zivver-Administrator in Ihrer Organisation.

Benutzerverifizierung (2FA)

Schützen Sie Ihren Account mit einem zusätzlichen Faktor zur Authentifizierung. Sie erhalten dann für Ihren Login einen sogenannten zweiten Faktor, d.h. einen jeweils einmalig gültigen Code per SMS oder über eine Authenticator-App.

Ein zusätzliches Verifizierungsverfahren können Sie nur in der Zivver WebApp einrichten.

Hinweise zum Einrichten eines zusätzlichen Verifizierungsverfahrens per SMS-Code
Hinweise zum Einrichten einer Authenticator-App als Google Chrome Erweiterung

Mit Outlook sichere Nachrichten versenden

Sicheres Mailen ist für Sie mit dem Zivver Office Plugin nun einfach und direkt aus Outlook möglich.

Voraussetzungen:

  • Sie müssen in Outlook bei Zivver angemeldet sein.

Vorgehen:

  1. Klicken Sie in Outlook auf Neue Nachricht mail_outline.
  2. Erstellen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt: Fügen Sie Empfänger hinzu. Geben Sie einen Betreff an. Schreiben Sie den Nachrichtext.
  3. Um sicheres Mailen zu aktivieren, klicken Sie auf den Button am oberen Rand Ihrer Nachricht, direkt neben dem Zivver Logo.
  4. Klicken Sie auf Anhänge hinzufügen attach_file in der Zivver-Menüleiste, um Anhänge (bis zu 5TB) gesichert hinzuzufügen.
  5. Klicken Sie auf Senden send
    Ein neues Fenster öffnet sich, weil Zivver Ihre Nachricht auf datenschutzrelevante Inhalte und Sicherheitsrisiken prüft. Falls eine Nachricht datenschutzrelevante Inhalte enthält und Sie Zivver nicht aktiviert haben, erhalten Sie einen Sicherheitshinweis der Sie auffordert, die Nachricht mit Zivver zu versenden.
  6. Falls Sie zum ersten Mal eine Zivver-Nachricht an eine E-Mail-Adresse unter den angegebenen Empfängern verschicken, werden Sie aufgefordert, ein Verfahren zur Empfängerverifizierung auszuwählen. Richten Sie ein Verifizierungverfahren für Empfänger ein (2FA) und verschicken Sie die Nachricht gesichert. Das Einrichten einer Empfängerverifizierung stellt sicher, dass ausschließlich der gewünschte Empfänger Zugriff auf Ihre Zivver-Nachricht erhält. Erfahren Sie mehr über die unterschiedlichen Verifizierungsmethoden.
  7. Warten Sie einen Moment, während die Nachricht gesichert versandt wird.

Sicherheitshinweise

Zivver verwendet Sicherheitshinweise, um Sie zu informieren, wenn eine der aktivierten Organisationsregeln greift. Welche Organisationsregeln aktiv sind, hängt von den Einstellungen Ihrer Organisation ab. Falls Ihre Nachricht oder Anhänge datenschutzrelevante Informationen beinhalten, kann der Zivver-Balken mit einem entsprechenden Warnhinweis erscheinen oder seine Farbe ändern.

Zivver unterscheidet bei den Organisationsregeln zwischen drei Risikostufen für Sicherheitshinweise: Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Risikostufen.

Eine Zivver-Nachricht zurückziehen

Falls Sie eine Zivver-Nachricht aus Versehen, an einen ungewollten Empfänger, und/oder mit einem falschen Anhang versandt haben, können Sie eine Zivver-Nachricht jederzeit noch zurückziehen. Dadurch verlieren alle Empfänger mit direkter Wirkung den Zugriff auf Ihre Zivver-Nachricht und deren Anhänge.

Weitere Informationen zur Rückruf-Funktion von Zivver erhalten Sie unter Rückruf von Nachrichten.

Lesestatus-Anzeige

Sie können den Lesestatus für jede mit Zivver versandte Nachricht und jeden Empfänger einsehen. So wissen Sie im Zweifelsfall, wer Ihre Nachricht geöffnet hat und wer nicht. Sie finden die Lesestatus-Anzeige über das kleine Umschlag-Symbol, welches in der rechten oberen Ecke Ihrer versandten Zivver-Nachrichten angezeigt wird. Verharren Sie mit der Maus über dem Umschlag-Symbol, um zu sehen, wer die Nachricht gelesen hat.

  • Ein grauer, verschlossener Umschlag email zeigt an, dass keiner der Empfänger Ihre Nachricht geöffnet hat.
  • Ein grauer, geöffneter Umschlag drafts zeigt an, dass ein Teil der Empfänger Ihre Nachricht geöffnet hat.
  • Ein blauer, geöffneter Umschlag drafts zeigt an, dass alle Empfänger Ihre Nachricht geöffnet haben.

Die Zahl neben dem Umschlag-Symbol gibt an, wie viele Empfänger die Nachricht geöffnet haben. Klicken Sie auf das Umschlag-Symbol um sich anzuzeigen zu lassen, welche Empfänger die Nachricht bereits geöffnet haben.

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