E-Mails an externe Empfänger mit ZIVVER sichern

Kontext

Dieser Kurzleitfaden beschreibt, wie Sie mit ZIVVER gesicherte Nachrichten und Dateien an Empfänger außerhalb Ihrer Organisation versenden können. Wenn externe Empfänger selbst keinen ZIVVER-Account haben, wird dabei ein Verfahren zur Empfängerverifizierung verwendet. Somit wird sichergestellt, dass nur berechtigte Empfänger Ihre ZIVVER-Nachricht unverschlüsselt abrufen können. Um sich als berechtigt zu verifizieren, müssen Empfänger einen sogenannten zweiten Faktor eingeben, z.B. einen SMS-Code oder einen mit Ihnen abgestimmten Zugangscode.
Das Verifizierungsverfahren für einen Empfänger wird von Ihnen als Absender vorab festgelegt. Es ist dann an die E-Mail-Adresse des Empfängers gekoppelt und auch für zukünftig an diesen Emfpänger verschickte ZIVVER-Nachrichten gültig, bis Sie es ändern.

Vorgehen zum Versenden sicherer ZIVVER-Nachrichten an externe Empfänger

  1. Erstellen Sie wie gewohnt eine neue E-Mail in Outlook.
  2. Aktivieren Sie den Kippschalter in der ZIVVER-Funktionsleiste.
    Der ZIVVER-Funktionsleiste wird blau um anzuzeigen, dass sicheres Mailen mit ZIVVER aktiviert ist.
  3. Klicken Sie auf das how_to_reg Symbol für die Empfängerverifizierung
    Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Verfahren zur Empfängerverifizierung.
  4. Klicken Sie auf das Menü neben dem Empfänger.
  5. Wählen Sie das gewünschte Verfahren zur Empfängerverifizierung aus:
    • ZIVVER-Account - Wenn ein Empfänger selbt über einen ZIVVER-Account verfügt, wird dieses Verfahren als sicherste Option automatisch ausgewählt. Der Empfänger kann Ihre ZIVVER-Nachricht direkt abrufen.
      Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Sie zum ersten Mal eine ZIVVER-Nachricht an neue Empfänger versenden.
    • Code per SMS an neue Nummer - Wählen Sie dieses Verfahren, wenn Ihnen die Handynummer des Empfängers bekannt ist. Der Empfänger kann zum Öffnen Ihrer ZIVVER-Nachricht einen Zugangscode per SMS abrufen.
    • Code per SMS an - Wählen Sie diese Option, wenn die Handynummer eines Empfängers bereits erfasst wurde und (erneut) für die Empfängerverifizierung verwedent werden soll. Der Empfänger kann zum Öffnen Ihrer ZIVVER-Nachricht einen Zugangscode per SMS abrufen.
    • Organisationsweiten Zugangscode einrichten - Wenn Sie diese Verfahren auswählen, richten Sie einen Zugangscode für den Empfänger ein, der bei folgenden ZIVVER-Nachrichten an diesen Empfänger auch durch andere Absender innerhalb Ihrer ZIVVER-Organisation wiederverwendet werden kann. Der Empfänger wird zum Öffnen Ihrer ZIVVER-Nachricht aufgefordert, diesen Zugangscode einzugeben.
      Vergessen Sie nicht, den Zugangscode vorab und separat zur E-Mail an Ihren Empfänger zu kommunizieren (z.B. telefonisch oder per Brief).
    • Organisationsweiter Zugangscode - Wählen Sie diese Option, wenn ein Zugangscode für den Empfänger bereits eingerichtet wurde und dieser (erneut) für die Empfängerverifizierung verwendet werden soll. Der Empfänger wird zum Öffnen Ihrer ZIVVER-Nachricht aufgefordert, diesen Zugangscode einzugeben.
    • Zugangscode - Wählen Sie dieses Verfahren, wenn Ihnen die Handynummer des Empfängers nicht bekannt ist. Sie legen für diese Verfahren einen individuellen Zugangscode für den Empfänger fest. Der Zugangscode bleibt auch für Ihre folgenden ZIVVER-Nachrichten an diesen Empfänger gültig, bis Sie den Code oder das Verifizierungsverfahren ändern. Der Empfänger wird zum Öffnen Ihrer ZIVVER-Nachricht(en) aufgefordert, diesen Zugangscode einzugeben.
      Vergessen Sie nicht, den Zugangscode vorab und separat zur E-Mail an Ihren Empfänger zu kommunizieren (z.B. telefonisch oder per Brief).
    • Zugangscode - Wählen Sie diese Option, wenn ein Zugangscode für den Empfänger bereits eingerichtet wurde und dieser (erneut) für die Empfängerverifizierung verwendet werden soll. Der Empfänger wird zum Öffnen Ihrer ZIVVER-Nachricht aufgefordert, diesen Zugangscode einzugeben.
    • E-Mail Verifizierung - Wählen Sie dieses Verfahren nur, wenn es Ihnen nicht möglich ist, eine der oben genannten Optionen einzusetzen. Bei diesem Verfahren ruft der Empfänger den Zugangscode für Ihre ZIVVER-Nachricht über eine zusätzliche E-Mail ab. Zu beachten: Dieses Verfahren bietet nicht die gleiche Sicherheit wie ein “echter” zweiter Faktor in den oben aufgeführten Optionen.
      Weitere Informationen zu den Verifizierungsverfahren.
  6. Optional: Legen Sie die Sprache für Benachrichtigungen an den Empfänger fest:
    1. Klicken Sie auf das people Symbol für Empfänger.
      Es öffnet sich eine Fenster mit dem Titel Ausgewählte Empfänger.
    2. Wählen Sie über das Dropdown-Menü eine Sprache für die E-Mail Benachrichtigungen aus Sprache für Benachrichtigungen aus.
  7. Klicken Sie auf OKAY.
    Ihre E-Mail wird jetzt als sichere ZIVVER-Nachricht versandt, auch an Empfänger außerhalb Ihrer Organisation.

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