Eine Zivver-Nachricht zurückziehen (Revoke)

Kontext

Es kann unter Umständen wichtig sein, eine bereits versandte Nachricht oder Datei wieder zurückzuziehen, also für die Empfänger ad hoc oder geplant wieder unzugänglich zu machen.
Dieser Kurzleitfaden beschreibt, wie Sie vorgehen können, um eine Zivver-Nachricht nach dem Versenden zurückzuziehen, die Zugangsrechte für (einen Teil der) Empfänger zeitlich zu befristen und die jeweiligen Einstellungen bei Bedarf anzupassen.

Wenn Sie eine Zivver-Nachricht zurückrufen, wird diese aus den Posteingängen der Empfänger entfernt.
Das gilt auch für die Empfänger in CC und BCC.

Die Funktionen zum Nachrichtenrückruf kann verschiedene Funktionen erfüllen:
* Fehler korrigieren: Wurde eine Nachricht etwa an einen falschen Empfänger versandt, können diesem die Zugangsrechte entzogen werden.
* Gesetzliche Vorgaben erfüllen: Die europäische DSGVO und diverse Richtlinien machen es erforderlich zu verhindern, dass bestimmte Nachrichteninhalte oder Anhänge für unbestimmte Zeit gespeichert werden.

Beachten Sie beim Rückruf einer Zivver-Nachricht, dass sich die verfügbaren Optionen darin unterscheiden, ob Sie selbst auch nach dem Nachrichtenrückruf weiter Zugang zu der Nachricht behalten oder nicht. Davon ist abhängig, ob Sie als Absender den Zugang zur Nachricht für Empfänger nach dem Nachrichtenrückruf bei Bedarf wiederherstellen können oder nicht.
Wenn Sie eine Zivver-Nachricht mit der Option für ALLE BETEILIGTEN zurückrufen, wird diese auch für Sie als Absender (nach dem angegebenen Zeitraum oder direkt) unzugänglich! Sie kann dann unter keinen Umständen mehr wiederhergestellt werden, auch durch Zivver nicht.

Vorgehen beim Nachrichtenrückruf: Festlegen eines Zeitraums, nach dem die Zugangsrechte entzogen werden

Voraussetzungen: Das Zivver Zivver Office Plugin ist installiert und sicheres Mailen ist aktiviert. 1. Klicken Sie in der Outlook Menüleiste auf Neue Nachricht.
Es öffnet sich ein neues Fenster mit Ihrem Nachrichtenentwurf. 2. Erstellen Sie Ihre Nachricht und geben Sie wie gewohnt die Empfänger und eventuelle Anhänge an. 3. Klicken Sie auf das history-Symbol für Zugriff entziehen.
Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Optionen zum Entziehen der Zugangsrechte. 4. Klicken Sie auf das toggle_off -Symbol mit dem Kippschalter.
5. Klicken Sie auf EMPFÄNGER, falls Sie möchten, dass die Nachricht für die Empfänger unzugänglich wird.
ODER Klicken Sie auf ALLE, falls Sie möchten, dass die Nachricht sowohl für die Empfänger als auch für Sie selbst unzugänglich wird.

Wenn Sie ALLE auswählen, wird die Nachricht nach dem angegebenen Zeitraum bzw. per direkt vollständig und unwiderruflich gelöscht.
Nachrichten, die mit dieser Rückruf-Funktion gelöscht wurden, können unter keinen Umständen wiederhergestellt werden.
  1. Klicken Sie auf SPÄTER, falls Sie die Nachricht nach einem bestimmten Zeitraum zurückziehen möchten. ODER Klicken Sie auf JETZT, falls Sie die Nachricht sofort zurückrufen wollen.
    Falls Sie auf JETZT klicken, wird eine Nachricht angezeigt, dass die Nachricht sofort zurückgerufen wird.
  2. Legen Sie über die Dropdown-Auswahl den gewünschten Zeitraum ein, nach dem die Nachricht geplant zurückgezogen werden soll. Als Standard ist meist eine Frist von 30 Tagen voreingestellt, dies kann sich aber je nach den spezifischen Vorgaben Ihrer Organisation unterscheiden. Zivver zeigt Ihnen das eingerichtete Ablaufdatum Ihrer Nachricht an, dass sich aus dem angegebenen Zeitraum ergibt.
  3. Klicken Sie auf SPEICHERN
    Es öffnet sich ein Fenster zur Bestätigung der Eingaben.
  4. Klicken Sie auf BESTÄTIGEN.
    Sie gelangen zurück zu Ihrem Nachrichtenentwurf. Das history-Symbol für Zugriff entziehen wird jetzt mit einem blauen Häkchen angezeigt. Verharren Sie mit Ihrer Maus über dem Symbol, um sich den Zeitpunkt anzeigen zu lassen, zu dem die Nachricht zurückgerufen wird.
  5. Klicken Sie auf Senden.
    Ihre Nachricht wird mit Zivver gesichert versandt und nach Ablauf des angegebenen Zeitraums zurückgerufen.
Ihren Empfängern wird in einem Banner über der erhaltenen Zivver-Nachricht der Zeitraum angezeigt, nach dem die Nachricht zurückgerufen wird.

Vorgehen zum Aufheben eines für den Nachrichtenrückruf eingerichteten Alaufdatums nach dem Versenden

  1. Öffnen Sie Ihren Gesendet-Ordner und klicken Sie auf die Nachricht, für die Sie die Rückruf-Einstellungen aufheben möchten.
    Ihre Nachricht wird rechts im Fenster angezeigt. Ein hellblaues Banner über der Kopfzeile der Nachricht zeigt Ihnen den eingerichteten Ablauftermin an.
  2. Klicken Sie im Nachrichtenbereich auf EINSTELLUNGEN BEARBEITEN
    Ein neues Fenster mit dem Titel *Zugriff entziehen** öffnet sich.
  3. Klicken Sie links oben auf das toggle_off -Symbol mit dem Kippschalter.
    _Das toggleoff Kippschalter Symbol wird ausgegraut und ein Textfenster zu den Rückruf-Optionen öffnet sich.
  4. Klicken Sie auf SPEICHERN
    Es öffnet sich ein Fenster zur Bestätigung der Eingaben.
  5. Klicken Sie auf BESTÄTIGEN.
    Sie gelangen zurück zu Ihrer versandten Zivver-Nachricht. Das hellblaue Banner zum Ablauftermin wird nicht länger über der Nachricht angezeigt. Die Zugangsrechte zu Ihrer Nachricht sind nicht mehr zeitlich befristet.

Vorgehen zum Anpassen der Einstellungen für den Nachrichtenrückruf nach dem Versenden einer Zivver-Nachricht

  1. Öffnen Sie Ihren Gesendet-Ordner und klicken Sie auf die Nachricht, für die Sie die Rückruf-Einstellungen anpassen möchten.
    Ihre Nachricht wird rechts im Fenster angezeigt. Ein hellblaues Banner über der Kopfzeile der Nachricht zeigt Ihnen den eingerichteten Ablauftermin an.
  2. Klicken Sie im Nachrichtenbereich auf EINSTELLUNGEN BEARBEITEN
    Ein neues Fenster mit dem Titel *Zugriff entziehen** öffnet sich.
  3. Geben Sie über die Dropdown-Auswahl einen neuen Zeitraum bis zum Rückruf der Nachricht ein. Als Standard ist meist eine Frist von 30 Tagen voreingestellt, dies kann sich aber je nach den spezifischen Vorgaben Ihrer Organisation unterscheiden. Zivver zeigt Ihnen das eingerichtete Ablaufdatum Ihrer Nachricht an, dass sich aus dem angegebenen Zeitraum ergibt.
    ODER
    Klicken Sie auf JETZT, falls Sie die Nachricht sofort zurückziehen möchten.
    Wenn Sie auf JETZT klicken, wird Ihnen ein Warnhinweis angezeigt, dass die Nachricht sofort zurückgezogen wird.
  4. Klicken Sie auf SPEICHERN
    Es öffnet sich ein Fenster zur Bestätigung der Eingaben.
  5. Klicken Sie auf BESTÄTIGEN
    Sie gelangen zurück zu Ihrer versandten Zivver-Nachricht.

Wie Sie nachträglich einen Ablauftermin zum Rückruf einer bereits versandten Nachricht einrichten können

  1. Öffnen Sie Ihren Gesendet-Ordner und klicken Sie auf die Nachricht, für die Sie die Rückruf-Einstellungen nachträglich ergänzen möchten.
  2. Klicken Sie auf das more_vert Symbol für Weitere Optionen.
    Es öffnet sich ein neues Menü-Fenster.
  3. Klicken Sie auf das history-Symbol für Zugriff entziehen.
    Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Optionen zum Entziehen der Zugangsrechte.
  4. Klicken Sie auf das toggle_off -Symbol mit dem Kippschalter.
  5. Klicken Sie auf EMPFÄNGER, falls Sie möchten, dass die Nachricht für die Empfänger unzugänglich wird.
    ODER Klicken Sie auf ALLE, falls Sie möchten, dass die Nachricht sowohl für die Empfänger als auch für Sie selbst unzugänglich wird.
Wenn Sie ALLE auswählen, wird die Nachricht nach dem angegebenen Zeitraum bzw. per direkt vollständig und unwiderruflich gelöscht.
Nachrichten, die mit dieser Rückruf-Funktion gelöscht wurden, können unter keinen Umständen wiederhergestellt werden.
  1. Klicken Sie auf SPÄTER, falls Sie die Nachricht nach einem bestimmten Zeitraum zurückziehen möchten. ODER Klicken Sie auf JETZT, falls Sie die Nachricht sofort zurückrufen wollen.
    Falls Sie auf JETZT klicken, wird eine Nachricht angezeigt, dass die Nachricht sofort zurückgerufen wird.
  2. Legen Sie über die Dropdown-Auswahl den gewünschten Zeitraum ein, nach dem die Nachricht geplant zurückgezogen werden soll. Als Standard ist meist eine Frist von 30 Tagen voreingestellt, dies kann sich aber je nach den spezifischen Vorgaben Ihrer Organisation unterscheiden. Zivver zeigt Ihnen das eingerichtete Ablaufdatum Ihrer Nachricht an, dass sich aus dem angegebenen Zeitraum ergibt.
  3. Klicken Sie auf SPEICHERN.
    Es öffnet sich ein Fenster zur Bestätigung der Eingaben.
  4. Klicken Sie auf BESTÄTIGEN
    Sie gelangen zurück zu Ihrer versandten Zivver-Nachricht.
    Falls Sie den Rückruf der Nachricht für SPÄTER eingerichtet haben, zeigt ein hellblaues Banner über der Kopfzeile der Nachricht den eingerichteten Ablauftermin an.
    Falls Sie sich entschieden haben, Ihre Nachricht JETZT zurückzuziehen, wird in einem ausgegrauten Banner über der Kopfzeile der Nachricht angezeigt, dass die Nachricht zurückgezogen wurde.

Wann und wie Sie den Zugang zu einer zurückgezogenen Zivver-Nachricht wieder herstellen können

Wenn Sie beim Rückruf einer Nachricht die Option für ALLE ausgewählt haben, kann der Zugang zu der Nachricht nach dem Rückruf unter keinen Umständen wiederhergestellt werden, auch durch Zivver nicht.
  1. Öffnen Sie Ihren Gesendet-Ordner und klicken Sie auf die Nachricht, für die Sie die Zugangsrechte nach dem Nachrichtenrückruf wiederherstellen möchten.
    Ihre Nachricht wird rechts im Fenster angezeigt. Ein ausgegrautes Banner über der Kopfzeile der Nachricht zeigt an, dass die Nachricht zurückgezogen wurde.
  2. Klicken Sie im Nachrichtenbereich auf die Option ZUGANG WIEDERHERSTELLEN
    Es öffnet sich ein Fenster zur Bestätigung mit dem Hinweis, dass der Zugang zur Nachricht für die Empfänger wiederhergestellt wird.
  3. Klicken Sie auf BESTÄTIGEN
    Sie gelangen zurück zu Ihrer versandten Zivver-Nachricht. Das ausgegraute Banner über der Kopfzeile der Nachricht wird nicht länger angezeigt. Ihre Empfänger können die Nachricht jetzt wieder abrufen.

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