Benutzerleitfaden Zivver Chrome Erweiterung für Gmail

Kontext

Mithilfe von Zivver können Sie datenschutzrelevante Informationen sicher mit Kollegen und externen Empfängern austauschen. Wenn Sie eine Zivver-Nachricht gesichert versenden, können nur berechtigte Empfänger diese Nachricht einsehen. Zivver steht Ihnen für sicheres Mailen über eine WebApp, einen Office Plugin für Microsoft Outlook und OWA, als mobile App sowie als Chrome Erweiterung für Gmail zur Verfügung.

Dieser Leitfaden gibt Hinweise zur Installation der Zivver Erweiterung für den Chrome Web Browser (Beta) und erläutert, wie Sie diese zum gesicherten Austausch von Dateien und Zivver-Nachrichten direkt über Ihren Gmail-Account nutzen können.

Note
Um die Zivver Chrome Erweiterung nutzen zu können, muss ihr Account einer Google Workspace Organisation zugeordnet sein. Für persönliche Google-Accounts steht die Zivver Chrome Erweiterung nicht zur Verfügung.

Allgemeines

Dieser Leitfaden soll vor allem als Nachschlagewerk dienen. Sie müssen ihn nicht von Anfang bis Ende durchlesen, um Zivver nutzen zu können. Jedes Kapitel beinhaltet alle erforderlichen Hinweise, um für sich stehen zu können. Sie erhalten jeweils eine Schritt-für-Schritt Anleitung für Ihr Vorgehen.

Rückfragen?

Wenden Sie sich an den IT-Support oder das Helpdesk in Ihrer Organisation. Ihre internen Zivver-Administratoren können Ihnen am besten weiterhelfen.

Leitfaden

Installation

Sie benötigen zum sicheren Mailen über Ihren Gmail-Account sowohl die Zivver Chrome Erweiterung als auch einen Zivver-Account.

Note
Wenn Zivver innerhalb Ihrer Organisation zur geschäftlichen Kommunikation genutzt wird, wurde höchstwahrscheinlich bereits ein Zivver-Account für Sie eingerichtet. Wenn nicht, folgen Sie den Hinweisen zum Einrichten eines kostenlosen Zivver-Accounts.

Zivver Erweiterung im Google Chrome Web Store herunterladen

  1. Folgen Sie dem Link zur Zivver Erweiterung für Gmail im Chrome Web Store.

  2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    Es öffnet sich ein Fenster mit Hinweisen zu den erforderlichen Berechtigungen.

  3. Klicken Sie auf Erweiterung hinzufügen.
    Die Erweiterung wird installiert. Es öffnet sich ein Hilfeprogramm, mit weiteren Informationen zur Installation. Falls Ihr Account mit anderen Chrome-Geräten verknüpft ist, werden Sie eventuell gefragt, ob Sie die Zivver Erweiterung auch dort installieren möchten.

  4. Loggen Sie sich mit Ihrem Zivver-Account ein, um die Erweiterung zu aktivieren.
    Für den Login gibt es zwei Optionen, abhängig von Ihren Organisationseinstellungen: Sie werden entweder an den SSO-Service Ihrer Organisation weitergeleitet und melden sich mit den Anmeldedaten für Ihren Arbeitsplatz an, oder Sie werden aufgefordert, Ihr Passwort und den zweiten Faktor für Ihren Zivver-Account Login einzugeben. Beide Optionen werden unten an genauer beschrieben.

Login mit Ihren SSO-Anmeldedaten

Die Art des erforderlichen Logins ist von den Einstellungen abhängig, welche durch die Zivver-Administratoren in Ihrer Organisation festgelegt wurden. Wurde der Single Sign-On (SSO) gewählt, werden Sie automatisch zur Login-Seite Ihrer Organisation weitergeleitet. Geben Sie hier die Anmeldedaten für Ihren Arbeitsplatz in der Organisation ein, um sich anzumelden.

Login mit Ihrem Zivver-Account

Wurde für den Login in Ihrer Organisation die Anmeldung mit Ihrem Zivver-Account eingerichtet, muss dieser bereits aktiviert sein, damit Sie sich anmelden können. Falls Ihre E-Mail-Adresse noch nicht für Zivver aktiviert sein sollte, klicken Sie auf den Hinweis Aktivieren Sie Ihre E-Mail-Adresse.

  1. Geben Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort für Ihren Zivver-Account ein, um sich einzuloggen. TIP: Um angemeldet zu bleiben, setzen Sie einen Haken bei der Option Anmeldedaten für 30 Tage speichern. Ein erneuter Login ist dann auf diesem Endgerät erst wieder nach 30 Tagen erforderlich.

  2. Falls Sie bereits ein 2FA-Verfahren zum Absichern Ihres Logins eingerichtet haben, geben Sie im nächsten Schritt den zweiten Faktor ein, um die Anmeldung abzuschließen.
    Sie sind jetzt mit Ihrem Zivver-Account für Gmail angemeldet und können gesicherte Nachrichten direkt über die Chrome Erweiterung versenden.

  3. Sollte Ihnen beim Erstellen einer neuen E-Mail die Zivver-Funktionsleiste noch nicht angezeigt werden, aktualisieren Sie zunächst noch die Browser-Seite.

Note
Bei Problemen oder Fragen zum Login, wenden Sie sich an den Zivver-Administrator in Ihrer Organisation.

Gesicherte Nachrichten über Gmail versenden

Voraussetzungen: * Die Zivver Erweiterung für Chrome wurde installiert. * Sie sind mit Zivver bei Gmail angemeldet.

Vorgehen:

  1. Klicken Sie in Gmail auf Schreiben um einen neuen E-Mail Entwurf zu erstellen.
    Es öffnet sich ein separates Fenster zum Verfassen der Nachricht.

  2. Verfassen Sie wie gewohnt Ihre Nachricht, geben Sie einen Betreff und den oder die Empfänger an.

  3. Stellen Sie den Kippschalter auf Gesichert versenden, um die E-Mail als gesicherte Zivver-Nachricht zu versenden.

  4. Falls Sie zum ersten Mal eine Zivver-Nachricht an einen angegebenen Empfänger versenden, werden Sie aufgefordert, ein Verfahren zur Empfängerverifizierung einzurichten.
    Folgen Sie den angezeigten Schritten, um die Handynummer oder einen Zugangscode für den Empfänger einzurichten bzw. voreingestellte Angaben auszuwählen.

  5. Wenn Ihre Nachricht vollständig ist, klicken Sie auf Senden.

Optional: Anhänge gesichert versenden

  1. Klicken Sie im Nachrichtenentwurf auf das Büroklammer-Symbol für Dateien anhängen in der Optionsleiste am unteren Rand, um Ihrer Nachricht Anhänge hinzuzufügen. TIP: Sie können Zivver zum gesicherten Transfer von Dateien oder ganze Dateiordnern von bis zu 5TB per Nachricht nutzen.

  2. Stellen Sie den Kippschalter auf Gesichert versenden, um die Anhänge mit Zivver gesichert zu versenden.

  3. Falls Sie zum ersten Mal eine Zivver-Nachricht an einen angegebenen Empfänger versenden, werden Sie aufgefordert, ein Verfahren zur Empfängerverifizierung einzurichten.
    Folgen Sie den angezeigten Schritten, um die Handynummer oder einen Zugangscode für den Empfänger einzurichten bzw. voreingestellte Angaben auszuwählen.

  4. Wenn Ihre Nachricht und Anhänge vollständig sind, klicken Sie auf Senden.

Sicherheitshinweise

Zivver verwendet Sicherheitshinweise, um Sie zu informieren, wenn eine der von Ihrem Arbeitgeber aktivierten Organisationsregeln greift. Welche Organisationsregeln aktiv sind, hängt von den Einstellungen Ihrer Organisation ab. Wenn in Ihrer Nachricht oder den Anhängen datenschutzrelevante Informationen enthalten sind, kann der Zivver-Balken mit einem entsprechenden Warnhinweis erscheinen oder seine Farbe ändern. Öffnen Sie die Sicherheitshinweise für weitere Informationen zu den möglichen Risiken und Optionen zum (un)gesicherten Versenden Ihrer Nachricht.

Lesestatus-Anzeige

Sie können den Lesestatus für jede mit Zivver versandte Nachricht oder Datei für jeden Empfänger einsehen. So wissen Sie im Zweifelsfall, wer Ihre Nachricht geöffnet hat und wer nicht. Sie finden die Lesestatus-Anzeige über das kleine Umschlag-Symbol, welches in der rechten unteren Ecke Ihrer mit Gmail versandten Zivver-Nachrichten angezeigt wird. Verharren Sie mit der Maus über dem Umschlag-Symbol oder klicken Sie es an, um einzusehen, wer Ihre Nachricht oder Anhänge geöffnet hat.

  • Ein grauer, verschlossener Umschlag zeigt an, dass keiner der Empfänger Ihre Nachricht geöffnet hat.

  • Ein grauer, geöffneter Umschlag zeigt an, dass ein Teil der Empfänger Ihre Nachricht geöffnet hat.

  • Ein blauer, geöffneter Umschlag zeigt an, dass alle Empfänger Ihre Nachricht geöffnet haben.

  • Die Zahl neben dem Umschlag gibt an, von wie vielen Empfängern die Nachricht geöffnet wurde.

Um Einzusehen, ob und durch welche Empfänger ein Anhang geöffnet wurde, klicken Sie auf das runde i-Symbol für Informationen neben dem Dateinamen.

Nachrichtenrückruf

Eine Zivver-Nachricht kann auch nach dem Versenden jederzeit noch zurückgezogen werden. Dies ist entweder für die Empfänger möglich oder für alle Beteiligten (also inklusive Ihnen als Absender). Der Nachrichtenrückruf kann an einem festgelegten Termin geplant erfolgen oder bei Bedarf sofort vorgenommen werden.

Der Nachrichtenrückruf dient damit zwei wichtigen Sicherheitsfunktionen: - Dem Korrigieren von Fehlern, wenn zum Beispiel aus Versehen ein irrtümlicher Empfänger oder Anhang ausgewählt wurde (Datenleck vermeiden oder begrenzen); - Der Einhaltung von Organisationsrichtlinien zur Speicherdauer von Nachrichten oder Dateien mit datenschutzrelevanten Inhalten (Mailbox Retention Compliance);

Wählen Sie dabei wie im Folgenden beschrieben aus, ob der Zugang zu einer Zivver-Nachrichten für die Empfänger entzogen oder eine Nachricht vollständig gelöscht werden soll und ob dies sofort oder nach einem festgelegten Zeitraum erfolgen soll.

Geplanten Nachrichtenrückruf einrichten

  1. Klicken Sie auf das graue Uhren-Symbol für den Nachrichtenrückruf history in der Optionsleiste am unteren Rand Ihres Nachrichtenentwurfs, direkt links neben dem Zivver-Logo.

  2. Aktivieren Sie die Option über den Kippschalter toggle_off .
    Es öffnet sich ein neues Fenster mit dem Titel Nachrichtenzugang entziehen.

  3. Wählen Sie aus, für wen der Nachrichtenrückruf erfolgen soll. Klicken Sie auf EMPFÄNGER, falls Sie möchten, dass die Nachricht für die Empfänger unzugänglich wird.
    ODER
    Klicken Sie auf ALLE, falls Sie möchten, dass die Nachricht sowohl für die Empfänger als auch für Sie selbst unzugänglich wird.
    WARNING: Wenn Sie ALLE auswählen, wird die Nachricht nach dem angegebenen Zeitraum bzw. per direkt vollständig und unwiderruflich gelöscht. Nachrichten, die mit dieser Rückruf-Funktion gelöscht wurden, können unter keinen Umständen wiederhergestellt werden!

  4. Wählen Sie aus, wann der Nachrichtenrückruf erfolgen soll.
    Klicken Sie auf SPÄTER, falls Sie die Nachricht nach einem bestimmten Zeitraum zurückziehen möchten.
    ODER
    Klicken Sie auf JETZT, wenn die Nachricht sofort zurückgerufen werden soll.

  5. Legen Sie den gewünschten Zeitraum fest, nach dem der Nachrichtenrückruf erfolgen soll. Als Standard ist meist eine Frist von 30 Tagen voreingestellt, dies kann sich aber je nach den spezifischen Vorgaben Ihrer Organisation unterscheiden.
    Der angezeigte Termin für den Nachrichtenrückruf ändert sich entsprechend der vor Ihnen gemachten Angaben.

  6. Klicken Sie auf Zeitraum festlegen.
    Es öffnet sich ein Fenster zur Bestätigung der Einstellungen.

  7. Klicken Sie auf OKAY, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
    Falls Sie den Rückruf für SPÄTER festgelegt haben, erscheint eine blaue Leiste mit der Frist bis zum Rückruf am oberen Rand Ihrer Nachricht. Falls Sie den Rückruf für JETZT festgelegt haben, erscheint eine grau hinterlegte Leiste mit dem Hinweis, dass die Nachricht mit sofortiger Wirkung zurückgerufen wurde.
    NOTE: Wird eine Zivver-Nachricht zurückgerufen, verlieren auch Empfänger die im CC: oder BCC: angegeben wurden den Zugang zur Nachricht.

Einstellungen für Nachrichtenrückruf anpassen

  1. Öffnen Sie Ihren Gesendet-Ordner in Gmail.

  2. Klicken Sie auf die Nachricht, für die Sie die Rückruf-Einstellungen ändern möchten.
    Suchen Sie nach der Zeichenfolge Diese Nachricht wurde mit Zivver verschlüsselt, um mit Zivver versandte Nachrichten schneller zu finden.

  3. Klicken Sie am oberen Rand der Nachricht auf EINSTELLUNGEN ANPASSEN rechts oben in der Ecke des blau hinterlegten Banners zur Frist für den Rückruf.

  4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

  5. Klicken Sie auf Zeitraum festlegen.

Empfängerverifizierung

Um eine mit Zivver gesicherte Nachricht unverschlüsselt abzurufen, müssen sich Empfänger anhand einer sogenannten Zwei-Faktor Authentisierung (2FA) verifizieren. So wird sichergestellt, dass unberechtigte Dritte keinen Zugang zu den Inhalten einer Zivver-Nachricht und eventuellen Anhängen erhalten. Dabei gilt der Zugriff auf die E-Mail Benachrichtigung von Zivver als erster Faktor. Zusätzlich muss der Empfänger einen Zahlencode bzw. Zugangscode als sogenannten zweiten Faktor eingeben. Welcher Code als zweiter Faktor abgerufen oder abgestimmt wird, legen Sie als Absender der Zivver-Nachricht fest.

Weitere Informationen finden Sie in der Beschreibung der verschiedenen Optionen für Verfahren zur Empfängerverifizierung.

Persönliche Einstellungen

Öffnen Sie das Menü mit Optionen für die Chrome Erweiterung und wählen Sie dort Persönliche Einstellungen. Weitere Informationen zum Einrichten Ihres Accounts finden Sie im Benutzerleitfaden für die Zivver WebApp.

Organisationsregeln

Die Zivver Chrome Erweiterung für Gmail ermöglicht den Einsatz von Organisationsregeln, um Nachrichtenentwürfe sowie Anhänge automatisch auf mögliche Datenschutzrisiken zu prüfen. Wenn eine Organisationsregel greift, wird Ihnen je nach der eingerichteten Risikostufe ein Sicherheitshinweis mit entsprechenden Optionen angezeigt. Wenn die Datenschutzrichtlinien Ihrer Organisation es erfordern, müssen bei bestimmten Organisationsregeln zunächst die Risiken behoben werden, bevor Sie die Nachricht versenden können. In diesen Fällen wird der Button zum VERSENDEN Ihrer E-Mail ausgegraut, bis alle Sicherheitshinweise behoben wurden.

Vorgehen zum Beheben von Sicherheitshinweisen:

  1. Klicken Sie auf den Hinweis zu Sicherheitsrisiken warning im rechten oberen Eck des Nachrichtenentwurfs.
    Es öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen die möglichen Risikofaktoren und Ihre Handlungsoptionen angezeigt werden.

  2. Ändern oder entfernen Sie die Elemente im Nachrichtentext, Anhang oder Betreff sowie bei den Empfängerangaben, auf die sich die Sicherheitshinweise beziehen.

  3. Klicken Sie auf Verwerfen, damit Zivver ein spezifisches Problem ignoriert, wenn es kein Sicherheitsrisiko darstellt oder Sie dieses bewusst akzeptieren.

  4. Klicken Sie auf Okay, um das Hinweisfenster zu schließen und zum Nachrichtenentwurf zurückzukehren.

  5. Wenn Ihre Nachricht vollständig ist und alle Risiken behoben bzw. verworfen wurden, können Sie diese mit Zivver gesichert oder als ungesicherte E-Mail versenden.

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