Glossar mit Begriffserklärungen

Kontext

Diese Wortliste definiert und/oder erklärt zentrale Begriffe, die in den Zivver Produkten und unserem Help Center verwendet werden.

Für Zivver-Administratoren ist ein Teil der englischen Begriffe hier als Verweis auf die deutsche Entsprechung mit aufgelistet. Eine vollständige Liste finden Sie im English Glossary.

Glossar

2FA

Abkürzung für Zwei-Faktor Authentisierung, auch bezeichnet als Zwei-Faktor Authentifikation. 2FA bezeichnet Verfahren zum Login sowie bei der Empfängerverifizierung, die einen zusätzlichen Schutz vor dem Zugriff durch unberechtigte Dritte bieten. Für den Absender gilt das Account-Passwort als erster Faktor, für Empfänger einer Zivver-Nachricht der Zugang zur E-Mail Benachrichtigung. Als zweiter Faktor kann ein SMS-Code aufs Handy abgerufen, ein Code per Authenticator App generiert oder als Zugangscode mit Empfängern abgestimmt werden.

account delegation

Siehe: Zugriffsrechte verleihen

Administrator-Account

Ein Zivver-Account, dem Administratorrechte zugeteilt wurden.

adopted user

Siehe: Zugeordneter Acccount

Alias

Eine E-Mail-Adresse, die erhaltene Zivver-Nachrichten direkt an einen anderen, primären Account weiterleitet. Zivver-Nachrichten können nur von der primären E-Mail-Adresse verschickt werden, nicht über einen Alias.

Anmeldedaten am Arbeitsplatz

Benutzername und Passwort, mit denen sich Mitarbeiter innerhalb einer Organisation einloggen. Mit der Integration eines Single Sign-On können diese Anmeldedaten auch direkt für den Zivver-Login dienen.

Anmeldedaten für Zivver

Benutzername und Passwort zum Login von Benutzern in einen Zivver-Account, soweit sich diese von den Anmeldedaten am Arbeitsplatz unterscheiden.

Backup-Code

Code von einer Liste, welche Sie beim Einrichten des zweiten Faktors für Ihren Account-Login erhalten. Sie können einen Backup-Code als Ersatz für den zweiten Faktor verwenden, um Zugang zu Ihrem Zivver-Account zu erhalten, wenn Sie einmal den Zugriff auf das eingerichtete 2FA-Verfahren verlieren. Speichern Sie die Liste mit den Backup-Codes daher immer so ab, dass Sie diese bei Bedarf leicht wiederfinden können.

Benutzer-Account

Ein Zivver-Account, der nicht über Administratorrechte verfügt. Zu den Benutzer-Accounts zählen zugeordnete Accounts und kostenlose Accounts sowie Gastzugänge.

Benutzerdefiniertes Design

Auf Wunsch können die Zivver E-Mail Benachrichtigung, die gesicherte Gastumgebung für Empfänger und eventuelle Conversation Starter für Organisationen, die Zivver geschäftlich nutzen, in deren eigenen Firmendesign gestaltet werden. Mit dem eigenen Logo und durch Verwendung der Corporate Design Farben lassen sich Zivver-Nachrichten einer Organisation als Absender leichter zuordnen.

Benutzerverifizierung

Das 2FA-Verfahren beim Login in einen Zivver-Account. Die Benutzerverifizierung kann im Rahmen des Single Sign-On (SSO) am Arbeitsplatz erfolgen, oder per SMS-Code bzw. Authenticator App.

business rules

Siehe: Organisationsregeln

Catch-all Account

Eine E-Mail-Adresse, welche standardmäßig als Empfänger für den Nachrichteneingang über einen Zivver Conversation Starter hinterlegt ist, soweit der Absender keinen spezifischen Empfänger angibt. Meist bietet sich dafür der Einsatz eines geteilten Accounts an.

claimed domain

Siehe: Zugeordnete Domain

conversation

Siehe: Nachrichtenaustausch

Conversation Starter

Ein Zivver Conversation Starter bietet Absendern ohne einen eigenen Zivver-Account über ein Web-Widget Zugang zur Zivver WebApp, um eine gesicherte Nachricht an Empfänger innerhalb einer Organisation zu erstellen. Der Conversation Starter kann als Link auf der Webseite einer Organisation oder in der E-Mail Signatur integriert werden. Er kann so eingerichtet werden, dass ein bestimmter Zivver-Account als Empfänger festgelegt ist (personalisierter Conversation Starter), oder dem Absender ermöglichen, selbst einen bestimmten Empfänger innerhalb der Organisation anzugeben (offener Conversation Starter).

delegate account

Siehe: Zugangsberechtigter

delegated account

Siehe: Delegierter Account

Delegierter Account

Ein Benutzer-Account, zu dem anderen Benutzern Zugriffsrechte verliehen wurden.

E-Mail Benachrichtigung

Um datenschutzrelevante Nachrichten und Dateien vor unberechtigten Zugriffen zu schützen, werden diese von Zivver verschlüsselt übertragen. Für Empfänger ohne einen eigenen Zivver-Account können die Inhalte und Anhänge einer Zivver-Nachricht erst nach erfolgter Empfängerverifizierung unverschlüsselt angezeigt werden. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, mit Angabe des Absenders und Betreffs der erhaltenen Zivver-Nachricht. Über einen Link in dieser E-Mail Benachrichtigung gelangt der Empfänger in die gesicherte Gastumgebung der Zivver WebApp. Nach erfolgter Verifizierung kann der Empfänger die Zivver-Nachricht dort unverschlüsselt lesen und beantworten.

E-Mail Verifizierung

Abruf eines Verifizierungscodes per separater E-Mail als Ersatz für eine Empfängerverifizierung mit 2FA, wenn diese für bestimmte Empfänger nicht möglich ist. Der Empfänger gibt den Code aus der Verifizierungsmail anstelle des zweiten Faktors ein, um eine mit Zivver versandte Nachricht oder Datei unverschlüsselt abzurufen.

Einladungsmail

Eine E-Mail, über die Benutzer auf Einladung des Zivver-Administrators einen zugeordneten Account einrichten oder die Zuordnung ihres Accounts zu einer Zivver-Organisation annehmen können.

Empfänger

Als Adressat(en) einer Zivver-Nachricht angegebene Person(en) bzw. E-Mail Kontakte.

Empfängerverifizierung

Ein Verfahren zum Absichern von Nachrichten und Dateien gegen den Zugriff durch unberechtigte Dritte. Empfänger müssen Zugang zu der E-Mail Benachrichtigung von Zivver sowie zu einem durch den Absender eingerichteten zweiten Faktor haben, um die Inhalte und Anhänge einer Zivver-Nachricht unverschlüsselt abzurufen.

Externe Empfänger

Empfänger mit E-Mail-Adressen, die nicht zu einer der Zivver-Organisation des Absenders zugeordneten Domain gehören.

functional account

Siehe: Geteilter Account

Gastumgebung

Der gesicherte Bereich der Zivver WebApp, in dem Empfänger mit einem Gastzugang erhaltene Zivver-Nachrichten unverschlüsselt abrufen, lesen und beantworten können.

Gastzugang

Ein kostenloser und begrenzter Zugang zur Zivver WebApp, der das Abrufen und Beantworten von Zivver-Nachrichten für Gastempfänger möglich macht, auch wenn diese sich keinen persönlichen Zivver-Account einrichten.

Geteilte Kontaktliste

Eine Liste mit Kontakten, auf die mehrere Benutzer innerhalb einer Zivver-Organisation zugreifen können. Benutzer können Zugang zu einer geteilten Kontaktliste anfragen.

Geteilter Account

Ein Zivver-Account, auf den mehrere Benutzer zugreifen können. Ein geteilter Account wird häufig für sogenannte funktionale Inbox eingesetzt, wie z.B. info@organisation.de.

Geteilter Zugangscode

Siehe: Organisationsweiter Zugangscode

guest account

Siehe: Gastzugang

Hinterlegte 2FA-Verfahren

Bereits erfasste Angaben zur Empfängerverifizierung für Kontakte, die durch verschiedene Absender innerhalb der Organisation als zweiter Faktor (wieder)verwendet werden können.

Interne Empfänger

Empfänger mit E-Mail-Adressen, die zu einer der Zivver-Organisation des Absenders zugeordneten Domain gehören.

Kontakte Organisation

Kontakte, die in geteilten Kontaktlisten einer Zivver-Organisation erfasst und damit mehreren Benutzern zugänglich sind.

Kostenloser Account

Ein Zivver-Account, der kostenlos zur privaten Nutzung eingerichtet wurde. Kostenlose Accounts sind keiner Zivver-Organisation oder durch diese beanspruchten Domain zugeordnet und werden nicht durch einen Zivver-Administrator verwaltet.

managed account

Siehe: Zugeordneter Account

Nachrichtenaustausch

Ein Verlauf von Zivver-Nachrichten, welche zwischen der gleichen Gruppe von Absendern und Empfängern zu einem Betreff ausgetauscht werden.

normal account

Siehe: Benutzer-Account

Offener Conversation Starter

Ein Zivver Conversation Starter über den jeder, auch ohne einen eigenen Zivver-Account, schon beim Erstkontakt mit Ihrer Organisation eine Nachricht oder Datei mit Zivver gesichert an einen vom Absender selbst angegebenen Empfänger innerhalb Ihrer Organisation senden kann. Ist dem Absender kein spezifischer Kontakt in Ihrer Organisation bekannt, kann als Standard-Empfänger für den Conversation Starter ein Catch-all Account hinterlegt werden.

Organisationsregeln

Für die geschäftliche Nutzung von Zivver stehen verschiedene Organisationsregeln zur Verfügung, anhand derer Nachrichtenentwürfe und Anhänge automatisch auf mögliche Datenschutzrisiken überprüft werden können. Mit Warnhinweisen hilft Zivver dem Absender dabei, auf Basis der Organisationsregeln menschliche Fehler noch vor dem Versenden von E-Mails und Dateien zu verhindern und das Risiko von Datenschutzverletzungen in der digitalen Kommunikation einzugrenzen.

Organisationsweiter Zugangscode

Ein für Empfänger festgelegter Zugangscode, der über eine geteilte Kontaktliste auch durch andere Absender innerhalb der Organisation (wieder)verwendet werden kann. Empfänger können so für alle Zivver-Nachrichten von dieser Organisation immer den gleichen Zugangscode verwenden. Wer den Zugangscode für einen Empfänger nicht selbst festgelegt hat, kann in der Kontaktliste nachsehen, welcher Zugangscode als hinterlegtes 2FA-Verfahren erfasst wurde.

organization account

Siehe: Zugeordneter Account

Personalisierter Conversation Starter

Ein Zivver Conversation Starter über den jeder, auch ohne einen eigenen Zivver-Account, schon beim Erstkontakt mit Ihrer Organisation eine Nachricht oder Datei mit Zivver gesichert an einen bestimmten, mit dem Conversation Starter verknüpften Account innerhalb Ihrer Organisation senden kann.

Persönliche Kontakte

Durch einen Benutzer angelegte Kontakte, die für andere Benutzer innerhalb einer Zivver-Organisation nicht zugänglich sind.

Persönlicher Account

Ein Benutzer-Account, der kostenlos zur privaten Nutzung von Zivver oder zu Testzwecken eingerichtet wurde. Siehe auch: Kostenloser Account

Persönlicher Zugangscode

Ein für Empfänger festgelegter Zugangscode, der nur durch den Absender (wieder)verwendet werden kann, der den Zugangscode in seiner persönlichen Kontaktliste erfasst hat. Im Gegensatz zum organisationsweiten Zugangscode kann dieser nicht auch durch andere Mitarbeiter innerhalb der Zivver-Organisation für die gesicherte Kommunikation mit dem Empfänger mit verwendet werden.

Primärer Account

Werden mehrere E-Mail-Adressen als Aliasse verwendet, können Zivver-Nachrichten nur über eine, als primären Account festgelegte, E-Mail-Adresse versandt werden.

rogue account

Siehe: Unzugeordneter Account

Single Sign-On

Abgekürzt als SSO. Verfahren zur Benutzerverifizierung, bei dem der Login für Zivver über die Anmeldedaten am Arbeitsplatz erfolgt.

SMS-Code

Eine Option für die 2FA zur Empfängerverifizierung, bei der Absender die Handynummer der Empfänger erfassen. Zum Öffnen einer Zivver-Nachricht ruft der Empfänger einen Code per SMS an diese Handynummer ab und gibt ihn als zweiten Faktor ein. So sind datenschutzrelevante Inhalte und Anhänge vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Die Empfängerverifizierung per SMS-Code eignet sich besonders dann als 2FA-Option, wenn eine Nachricht an Einzelpersonen versandt wird und die Handynummer des Empfängers bekannt ist oder abgefragt werden kann. Einmal erfasst, kann die Handynummer auch für zukünftige Zivver-Nachrichten an den Empfänger verwendet werden. Empfänger können den Absender darauf hinweisen, wenn eine erfasste Handynummer nicht (mehr) korrekt ist. Der Absender kann diese in der Zivver-Kontaktliste entsprechend aktualisieren. Verfügen Empfänger selbst über einen Zivver-Account, ersetzt der gesicherte Login den zweiten Faktor beim Abruf von Zivver-Nachrichten.

unmanaged account

Siehe: Unzugeordneter Account

Unzugeordneter Account

Ein Benutzer-Account mit einer Ihrer Zivver-Organisation zugeordneten Domain, welcher der Organisation noch nicht zugeordnet wurde.

Verifizierungscode

Ein per E-Mail abgerufener, einmalig gültiger Code für die Zugangskontrolle per E-Mail Verifizierung. Diese Option sollte nur gewählt werden, wenn die Verwendung eines SMS-Codes oder Zugangscodes zur Empfängerverifizierung nicht möglich ist.

Vorab-E-Mail

Wenn ein Empfänger zum ersten Mal eine Zivver-Nachricht erhalten soll, kann der Administrator einer Zivver-Organisation es so einrichten, dass der neue Empfänger vorab eine gewöhnliche (ungesicherte) E-Mail erhält, die den Einsatz von Zivver zur verschlüsselten Kommunikation erklärt. Der Text dieser Vorstellungsmail kann durch die Organisation selbst angepasst werden.

Wiederherstellungscode

Ein mit dem Passwort für Ihren Zivver-Account verknüpfter Code zum Wiederherstellen des Zugangs zu versandten und empfangenen Zivver-Nachrichten, wenn sie Ihr Passwort ändern müssen. Dies ist erforderlich, weil Ihr Passwort einen wichtigen Bestandteil der Verschlüsselung von Zivver-Nachrichten darstellt. Sie erhalten Ihren Wiederherstellungscode per E-Mail von Zivver zugesandt, wenn Sie Ihr Passwort einrichten und dann jeweils einen neuen Code, wenn Sie Ihr Passwort ändern. Speichern Sie diesen immer so ab, dass Sie diesen bei Bedarf leicht wiederfinden können.

workplace credentials

Siehe: Anmeldedaten am Arbeitsplatz

Zivver credentials

Siehe: Anmeldedaten für Zivver

Zugangsberechtigter

Ein Benutzer-Account, dem für einen anderen Zivver-Account Zugriffsrechte verliehen wurden. Zugangsberechtigte können über den für sie freigegebenen Account Zivver-Nachrichten lesen, versenden und erhalten. Sie können aber nicht die Benutzereinstellungen oder das Passwort des delegierten Accounts verändern.

Zugangscode

Eine Option für die 2FA zur Empfängerverifizierung. Der Absender einer Zivver-Nachricht richtet einen Zugangscode für Empfänger ein, um datenschutzrelevante Inhalte und Anhänge vor unberechtigten Zugriffen zu sichern. Der Zugangscode wird dann telefonisch, persönlich oder per Post an den Empfänger kommuniziert. Aus Sicherheitsgründen sollte dies nicht per ungesicherter E-Mail erfolgen. Ein Zugangscode eignet sich besonders dann als 2FA-Option, wenn die Handynummer eines Empfängers nicht bekannt ist oder eine Nachricht von mehreren Empfängern abgerufen werden können sollte (z.B. bei Teams mit geteilten Accounts wie info@ oder kontakt@), so dass sich die Empfängerverifizierung nicht oder schlecht per SMS-Code an eine persönliche Handynummer binden lässt. Einmal eingerichtet, ist der Zugangscode auch für zukünftige Zivver-Nachrichten an einen Empfänger gültig. Absender können den eingerichteten Zugangscode in ihrer Kontaktliste einsehen, falls der Empfänger den Zugangscode vergessen haben sollte. Verfügen Empfänger selbst über einen Zivver-Account, ersetzt der gesicherte Login den zweiten Faktor beim Abruf von Zivver-Nachrichten.

Zugeordnete Domain

Eine Domain, die von einem Zivver-Administrator für eine Zivver-Organisation beansprucht wurde. Durch das Beanspruchen einer Domain wird diese der Zivver-Organisation zugeordnet.

Zugeordneter Account

Ein Benutzer-Account, der über seine Domain oder durch das Akzeptieren einer Einladungsmail einer Zivver-Organisation zugeordnete wurde. Unterscheidet sich durch die Zuordnung zu einer Organisation von einem persönlichen Zivver-Account und wird von einem Zivver-Administrator verwaltet.

Zugriffsrechte verleihen

Die Vergabe von Zugriffsrechten zu einem Zivver-Account über einen anderen Zivver-Account. Sie können als Account-Inhaber einen anderen Zivver-Account autorisieren, Nachrichten über Ihren Account zu lesen und zu versenden. Die Vergabe von Zugriffsrechten ist auch für geteilte Accounts möglich. Als Benutzer mit autorisiertem Zugang zu anderen Zivver-Accounts können Sie zwischen den Accounts wechseln, zu denen Sie berechtigten Zugang haben. Die Vergabe von Zugriffsrechten ist nur an Benutzer mit einem bestehenden Zivver-Account möglich.

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